Quand on pense aux facteurs qui nuisent à la productivité au travail, l'acoustique n'est généralement pas la première chose qui vient à l'esprit. Pourtant, l'acoustique des salles de réunion joue un rôle crucial dans la qualité de la communication, notamment dans les environnements de travail hybrides où la visioconférence est utilisée. Bien que la pollution sonore soit difficile à résoudre, plusieurs solutions existent. Voici comment l'acoustique influence la qualité d'une réunion et comment les responsables des installations peuvent combiner traitements acoustiques et technologies pour optimiser l'expérience de visioconférence.
Comprendre dans quelle mesure l’acoustique affecte une vidéoconférence
Bien que l'acoustique soit invisible à l'œil nu, elle influence considérablement l'expérience des visioconférences , notamment dans un environnement de travail hybride mêlant présentiel et distanciel. Lorsque le bruit ambiant nuit à l'intelligibilité, les participants sont contraints soit d'interrompre constamment la conversation pour demander à quelqu'un de répéter, soit de subir en silence la réunion, parfois incompréhensible.
Dans le pire des cas, un environnement acoustique difficile peut donner aux participants le sentiment d'être déconnectés de la vie de l'entreprise, qu'ils soient au bureau ou en télétravail. Les personnes souffrant de troubles auditifs peuvent trouver particulièrement inconfortable de participer à des réunions en présentiel dans une mauvaise acoustique. Les collègues à distance peuvent également se sentir négligés s'ils ont plus de mal à suivre la conversation que leurs collègues présents au bureau. Même certains types de personnalité, comme les introvertis, peuvent avoir du mal à apporter leurs meilleures idées dans des espaces aussi bruyants.
Lorsqu'une équipe se réunit, il est attendu, sans que cela soit dit, que chacun se concentre sur le sujet abordé. Or, une mauvaise acoustique nuit souvent à la concentration, engendrant une fatigue mentale et un stress au travail inutiles, ainsi qu'une baisse de la productivité. Dans le cas de réunions importantes impliquant le conseil d'administration, des clients ou des partenaires externes, un environnement acoustique défavorable peut distraire les participants d'un ordre du jour crucial et nuire à l'image professionnelle et soignée de l'entreprise.
En prenant des mesures proactives visant à améliorer l’acoustique dans les espaces de réunion, les responsables des installations peuvent aider leur entreprise à organiser des rencontres de meilleure qualité et plus productives.
5 solutions pour améliorer l’acoustique dans une salle de réunion
Résoudre les problèmes acoustiques d'une salle de réunion est un processus long et complexe. Dans certains cas, notamment lorsque les employés sont fortement insatisfaits et que la direction hésite à réaménager l'espace ou à investir dans les solutions nécessaires, il peut être judicieux de faire appel à un consultant expérimenté pour réaliser un audit acoustique et formuler des recommandations spécifiques. Cela dit, les responsables des installations peuvent souvent améliorer considérablement l'acoustique d'une salle de réunion grâce à ces cinq solutions.
1. Mobilier rembourré
Bien que de nombreuses entreprises privilégient un mobilier épuré aux surfaces dures et planes, ce type de mobilier est une source majeure de pollution sonore dans les salles de réunion. Ces surfaces dures réfléchissent les ondes sonores, qui se propagent ensuite dans toute la pièce lorsque les participants parlent, manipulent des documents ou bougent sur leur chaise. L'effet cumulatif peut être bien plus important qu'on ne le pense lorsqu'on se trouve simplement dans la pièce inoccupée. C'est pourquoi il est conseillé d'opter pour un mobilier confortable, rembourré ou recouvert de tissu, qui absorbe une partie du son se propageant dans la pièce au lieu d'ajouter au brouhaha ambiant.
2. Tapis, rideaux et tentures
Tout comme pour les meubles rembourrés, vous pouvez placer des tapis, des rideaux et des voilages sur les surfaces dures telles que les sols, les fenêtres et les murs afin d'améliorer l'acoustique d'une salle de réunion. Les tapis, discrets, constituent une option intéressante pour les entreprises soucieuses de l'esthétique. Les rideaux et les voilages peuvent faire une grande différence si votre salle de réunion comporte de grandes fenêtres ou des panneaux de verre. Les modèles insonorisants sont spécialement conçus pour absorber le son, et les participants devront penser à les fermer pendant une visioconférence. L'ajout de télécommandes au panneau de commande de la salle de réunion permettra aux participants de les ajuster plus facilement en fonction des besoins pendant les réunions.
3. Panneaux ou baffles acoustiques
Vous pouvez également installer des panneaux acoustiques d'insonorisation qui s'intègrent harmonieusement à l'esthétique intérieure ou se fondent discrètement dans le décor des salles de réunion afin d'absorber les bruits ambiants. Il existe même des panneaux de porte acoustiques spécialisés qui remplissent la même fonction, réduisant ainsi la surface réfléchissante totale de la pièce. Des baffles acoustiques suspendus au plafond permettent de contrôler la propagation du son dans l'espace et de réduire considérablement les nuisances sonores. Enfin, diverses solutions d'éclairage acoustique esthétiques contribuent à atteindre le même objectif.
4. Plafonds suspendus
Bien que les faux plafonds présentent un compromis entre esthétique et acoustique, ils peuvent contribuer à atténuer certains facteurs générant du bruit et rendant la collaboration en espace de travail hybride inutilement difficile. Plus le plafond est haut, plus la surface totale de réverbération du son est importante. En installant un faux plafond avec des dalles acoustiques, vous pouvez réduire cette surface et minimiser les dissonances sonores dans vos salles de conférence. Si vous concevez une nouvelle salle de réunion ou si vous envisagez d'apporter des modifications importantes à une salle existante, pensez à utiliser des plaques de plâtre acoustiques pour les murs de votre espace de réunion.
5. Technologie de conférence
Les solutions de visioconférence que vous utilisez influencent la qualité acoustique de vos réunions. Il est donc judicieux d'examiner la technologie actuelle et de vérifier son adéquation à votre environnement de réunions hybrides. Par exemple, la barre de son Bose Professional Videobar VB1 intègre six microphones à directivité contrôlée qui se concentrent sur les voix et éliminent les bruits ambiants, ainsi qu'une égalisation automatique qui optimise le son pour tous les participants. Cette solution peut, par exemple, créer des zones d'exclusion qui se concentrent automatiquement sur les personnes qui parlent, grâce à une technologie de masquage sonore qui supprime les bruits ambiants tels que le froissement de papiers ou le déplacement de chaises. Elle peut même être configurée pour ignorer les bruits provenant d'une porte lorsque des personnes entrent dans la salle. Ces fonctions de réduction et de masquage sonore facilitent la participation à distance par visioconférence. Ainsi, même à distance, chacun se sent connecté, ce qui permet aux équipes de collaborer plus efficacement.
Améliorer l’acoustique pour une meilleure expérience de vidéoconférence
Bien que l'acoustique soit souvent négligée, elle joue un rôle bien plus important dans la collaboration au travail qu'on ne le pense. La pollution sonore peut rapidement compromettre une réunion productive, surtout dans un environnement de travail hybride, et engendrer des frustrations inutiles entre collègues. En améliorant l'acoustique des salles de réunion, les responsables des installations contribuent à l'efficacité des réunions et à la qualité des présentations destinées aux clients et partenaires.