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Cuando la mayoría de la gente piensa en los obstáculos que dificultan la productividad en el trabajo, la acústica no suele venir a la mente. Sin embargo, la acústica de las salas de reuniones desempeña un papel fundamental en la comprensión mutua, sobre todo en los lugares de trabajo híbridos que utilizan videoconferencias. Aunque la contaminación acústica es difícil de resolver, existen varias soluciones para hacerle frente. A continuación se explica cómo influye la acústica en la calidad de una reunión y cómo los responsables de las instalaciones pueden utilizar los tratamientos acústicos junto con la tecnología para crear mejores experiencias de videoconferencia.
Aunque la acústica no es visible a simple vista, influye profundamente en la experiencia de la videoconferencia, sobre todo en un entorno de trabajo híbrido que incluye a compañeros presenciales y remotos. Cuando la contaminación acústica dificulta que los compañeros se oigan unos a otros (baja inteligibilidad), deben interrumpir continuamente el flujo de la conversación para pedir a alguien que repita lo que se acaba de decir o sentarse en silencio frustrados mientras la reunión avanza, intermitentemente incomprensible para ellos.
En el peor de los casos, un entorno acústico difícil puede hacer que los participantes se sientan desconectados de la vida de la organización, tanto si están en la oficina como si trabajan desde casa. A las personas con problemas auditivos les puede resultar especialmente incómodo participar en reuniones en la oficina con mala acústica. Los compañeros que trabajan a distancia también pueden sentirse ignorados si les cuesta más seguir la conversación que a los que están en la oficina. Incluso ciertos tipos de personalidad, como los introvertidos, pueden tener dificultades para aportar sus mejores ideas en espacios tan ruidosos.
Cuando los equipos se reúnen para una reunión, la expectativa tácita es que todos se concentren en el asunto que se está tratando. Sin embargo, una acústica deficiente suele dificultar la concentración, lo que provoca una fatiga mental y un estrés laboral innecesarios y disminuye la productividad de la organización. En el caso de reuniones de alto nivel en las que participan el consejo de administración, clientes o socios externos, un entorno acústico difícil puede distraer a los participantes de una agenda de misión crítica y dificultar que la empresa se muestre profesional y pulida.
Los administradores de las instalaciones pueden ayudar a sus empresas a tener reuniones más productivas si toman medidas proactivas para mejorar la acústica de los espacios de las salas de reuniones.
El proceso de resolver los problemas acústicos de una sala de reuniones lleva tiempo y requiere un planteamiento a varios niveles. En algunos casos, especialmente en aquellos en los que existe una gran frustración entre los empleados pero la dirección no se decide a reorganizar el espacio o invertir en la solución necesaria, puede ser útil contratar a un consultor con experiencia para que realice un estudio formal del espacio y prepare recomendaciones específicas para la sala en cuestión. Dicho esto, los responsables de las instalaciones pueden contribuir en gran medida a mejorar la acústica de una sala de reuniones con estas cinco soluciones.
Aunque muchas empresas prefieren muebles elegantes con superficies duras y planas, esta es una de las principales causas de contaminación acústica en las salas de reuniones. Estas superficies duras reflejan las ondas sonoras, que luego reverberan por toda la sala cuando la gente habla, baraja papeles y se mueve en sus sillas. El efecto acumulativo puede ser mucho mayor de lo que cabría suponer simplemente estando de pie en la sala cuando no se utiliza. Por eso, opta por muebles blandos, tapizados o con fundas de tela, que puedan absorber parte del sonido que rebota por la habitación en lugar de aumentar la cacofonía.
Al igual que con los muebles tapizados, puede colocar alfombras, cortinas y visillos en superficies duras como suelos, ventanas y paredes para mejorar la acústica de una sala de reuniones. Las alfombras son discretas, por lo que pueden ser una buena opción para las empresas que valoran mucho la estética. Las cortinas y visillos pueden marcar una diferencia significativa si la sala de reuniones incluye grandes ventanales o paneles de cristal, y las versiones insonorizantes están diseñadas específicamente para absorber el sonido, por lo que los participantes en la reunión tendrán que acordarse de cerrarlas durante una videoconferencia. Añadir mandos a distancia al panel de control de la sala de reuniones hará más cómodo para los asistentes ajustarlos según sea necesario durante las reuniones.
También puede instalar paneles acústicos de insonorización que complementen la estética interior o se integren sin esfuerzo en el fondo de las salas de reuniones para absorber el sonido ambiente. Existen incluso paneles acústicos especializados para puertas que cumplen la misma función, reduciendo la cantidad total de superficies reflectantes en la sala. Los bafles acústicos que cuelgan del techo ayudan a controlar el comportamiento del sonido dentro del espacio y pueden reducir significativamente la contaminación acústica. Existe una variedad de atractivas soluciones de iluminación acústica que pueden ayudar a conseguir el mismo objetivo.
Aunque los falsos techos suponen un compromiso entre estética y acústica, pueden ayudar a mitigar algunos de los factores que contribuyen a crear unas condiciones ruidosas que dificultan innecesariamente la colaboración en un lugar de trabajo híbrido. Cuanto más alto es el techo, más superficie total hay para que el sonido reverbere por toda la sala. Al crear un falso techo con placas insonorizantes, puedes reducir el tamaño de esa superficie y minimizar aún más la disonancia en tu entorno de conferencias. Si está diseñando una nueva sala de reuniones desde cero o desea realizar cambios significativos en una sala existente, debería considerar la posibilidad de utilizar paneles de yeso acústicos para las paredes de su espacio de reuniones.
Las soluciones de conferencia que utilice también influirán en la calidad de la acústica de la reunión, por lo que es aconsejable echar un vistazo a la tecnología que está utilizando ahora y considerar hasta qué punto es compatible con su entorno de reunión híbrido. Por ejemplo, una solución como Bose Professional Videobar VB1 incluye seis micrófonos de haz orientable que se centran activamente en las voces y rechazan el ruido, así como un ecualizador automático que ofrece audio optimizado a todos los participantes. Por ejemplo, una solución de este tipo puede crear zonas de exclusión que se centran automáticamente en las personas que están hablando, utilizando la tecnología de enmascaramiento de sonido para excluir el ruido ambiente de la sala, como el papel que se baraja o las sillas que se mueven. Incluso puede personalizarse para ignorar el sonido procedente de una puerta cuando la gente entra en la sala. Estas funciones de cancelación de ruido y enmascaramiento del sonido facilitan que los compañeros que se incorporan a distancia por videoconferencia puedan seguir lo que se dice. Todo el mundo puede sentirse unido aunque no esté en la misma sala, lo que permite a los equipos colaborar de forma más eficaz.
Aunque es fácil pasar por alto la acústica, ésta desempeña un papel mucho más importante en la colaboración en el lugar de trabajo de lo que muchos suponen. La contaminación acústica puede hacer fracasar rápidamente una reunión productiva, sobre todo en un entorno de trabajo híbrido, lo que puede provocar frustraciones innecesarias entre los compañeros. Tomando medidas proactivas para mejorar la acústica de las salas de reuniones, los gestores de instalaciones pueden ayudar a sus empresas a celebrar mejores reuniones y ofrecer una presentación más pulida a clientes y partes interesadas.
