Cuando la mayoría de la gente piensa en los factores que dificultan la productividad en el trabajo, la acústica no suele ser la primera opción. Sin embargo, la acústica en las salas de reuniones desempeña un papel fundamental a la hora de determinar la comprensión mutua, especialmente en entornos de trabajo híbridos que utilizan videoconferencias. Si bien la contaminación acústica es difícil de abordar, existen varias soluciones. A continuación, se explica cómo la acústica afecta la calidad de una reunión y cómo los administradores de instalaciones pueden utilizar tratamientos acústicos en conjunto con la tecnología para crear mejores experiencias de videoconferencia.
Cómo afecta la acústica a una videoconferencia
Aunque la acústica no es visible a simple vista, influye profundamente en la experiencia de videoconferencia , especialmente en un entorno laboral híbrido que incluye tanto a compañeros presenciales como a distancia. Cuando la contaminación acústica dificulta que los compañeros se escuchen entre sí (baja inteligibilidad), deben interrumpir continuamente la conversación para pedir a alguien que repita lo que se acaba de decir o permanecer en silencio, frustrados, mientras la reunión se alarga, intermitentemente incomprensible para ellos.
En el peor de los casos, un entorno acústico difícil puede hacer que los participantes se sientan desconectados de la vida de la organización, ya sea que estén en la oficina o trabajando desde casa. Las personas con dificultades auditivas pueden encontrar especialmente incómodo participar en reuniones presenciales con mala acústica. Los compañeros remotos también pueden sentirse ignorados al tener más dificultades para seguir la conversación que sus compañeros presenciales. Incluso a ciertas personalidades, como los introvertidos, les puede resultar difícil aportar sus mejores ideas en espacios tan ruidosos.
Cuando los equipos se reúnen, la expectativa tácita es que todos se concentren en el tema en cuestión. Sin embargo, una acústica deficiente suele dificultar la concentración, lo que resulta en fatiga mental y estrés laboral innecesarios, además de una disminución de la productividad organizacional. En el caso de reuniones de alto perfil que involucran a la junta directiva, clientes o socios externos, un entorno acústico difícil puede distraer a los participantes de una agenda crucial y dificultar que la empresa se perciba como profesional y refinada.
Los administradores de las instalaciones pueden ayudar a sus empresas a tener reuniones más productivas si toman medidas proactivas para mejorar la acústica de los espacios de las salas de reuniones.
5 soluciones para mejorar la acústica en una sala de reuniones
Resolver los problemas acústicos en una sala de reuniones lleva tiempo y requiere un enfoque multifacético. En algunos casos, especialmente cuando existe una gran frustración entre los empleados, pero la dirección duda en reorganizar el espacio o invertir en la solución necesaria, puede ser útil contratar a un consultor experimentado para que realice un estudio formal del espacio y prepare recomendaciones específicas para la sala en cuestión. Dicho esto, los administradores de instalaciones a menudo pueden contribuir significativamente a mejorar la acústica de una sala de reuniones utilizando estas cinco soluciones.
1. Muebles blandos
Aunque muchas empresas prefieren muebles elegantes con superficies duras y planas, esta es una de las principales causas de contaminación acústica en las salas de reuniones. Estas superficies duras reflejan las ondas sonoras, que reverberan por toda la sala mientras las personas hablan, revuelven papeles y se mueven en sus sillas. El efecto acumulativo puede ser mucho más fuerte de lo que se supone al estar de pie en la sala cuando no se usa. Por esta razón, considere elegir muebles tapizados o con fundas de tela, que pueden absorber parte del sonido que rebota por la sala en lugar de aumentar la cacofonía.
2. Alfombras, cortinas y visillos
Al igual que con los muebles tapizados, puede colocar alfombras, cortinas y visillos sobre superficies duras como pisos, ventanas y paredes para mejorar la acústica en una sala de reuniones. Las alfombras son discretas, lo que las convierte en una buena opción para empresas que valoran mucho la estética. Las cortinas y visillos pueden marcar una diferencia significativa si su sala de reuniones cuenta con grandes ventanales o paneles de vidrio. Las versiones insonorizadas están diseñadas específicamente para absorber el sonido, por lo que los participantes deberán acordarse de cerrarlas durante una videoconferencia. Añadir controles remotos al panel de control de la sala de reuniones facilitará que los asistentes los ajusten según sea necesario durante las reuniones.
3. Paneles acústicos o deflectores
También puede instalar paneles acústicos insonorizantes que complementen la estética interior o se integren perfectamente con el fondo en las salas de reuniones para absorber el sonido ambiental. Incluso existen paneles acústicos especiales para puertas que cumplen la misma función, reduciendo la cantidad total de superficies reflectantes en la sala. Los deflectores acústicos que cuelgan del techo ayudan a controlar el comportamiento del sonido en el espacio y pueden reducir significativamente la contaminación acústica. Existe una variedad de atractivas soluciones de iluminación acústica que pueden ayudar a lograr el mismo objetivo.
4. Techos suspendidos
Aunque los falsos techos presentan un equilibrio entre estética y acústica, pueden ayudar a mitigar algunos de los factores que contribuyen a crear condiciones de ruido que dificultan innecesariamente la colaboración en entornos híbridos. Cuanto más alto sea el techo, mayor será la superficie total para que el sonido reverbere por toda la sala. Al crear un falso techo con paneles insonorizantes, puede reducir el tamaño de esa superficie y minimizar aún más la disonancia en su entorno de conferencias. Si está diseñando una nueva sala de reuniones desde cero o desea realizar cambios significativos en una sala existente, debería considerar el uso de paneles de yeso acústicos para las paredes de su espacio de reuniones.
5. Tecnología de conferencias
Las soluciones de conferencias que utilice también influirán en la calidad de la acústica de la reunión, por lo que conviene analizar la tecnología que utiliza actualmente y considerar su compatibilidad con su entorno de reuniones híbrido. Por ejemplo, una solución como la Bose Professional Videobar VB1 incluye seis micrófonos con dirección de haz que se centran activamente en las voces y rechazan el ruido, además de ecualización automática que ofrece un audio optimizado a todos los participantes. Por ejemplo, esta solución puede crear zonas de exclusión que se centran automáticamente en las personas que están hablando, utilizando tecnología de enmascaramiento de sonido para excluir el ruido ambiental de la sala, como el movimiento de papeles o sillas. Incluso se puede personalizar para ignorar el sonido procedente de una puerta cuando la gente entra en la sala. Estas funciones de cancelación y enmascaramiento de ruido facilitan que los compañeros que se unen remotamente por videoconferencia sigan lo que se está diciendo. Todos pueden sentirse unidos incluso cuando no están en la misma sala, lo que permite a los equipos colaborar de forma más eficaz.
Mejore la acústica para tener una mejor experiencia de videoconferencia
Aunque es fácil pasar por alto la acústica, esta desempeña un papel mucho más importante en la colaboración laboral de lo que muchos creen. La contaminación acústica puede arruinar rápidamente una reunión que de otro modo sería productiva, especialmente en un entorno laboral híbrido, y esto puede causar frustración innecesaria entre los compañeros. Al tomar medidas proactivas para mejorar la acústica de las salas de reuniones, los administradores de instalaciones pueden ayudar a sus empresas a tener mejores reuniones y a ofrecer una presentación más pulida a clientes y partes interesadas.