雑然とした生活は現代社会の常態であり、企業の会議室のテーブルにも浸透しています。その雑然とした状況から、現代の会議用デスクは、ケーブル配線用の凹型配線や、電源・接続ソリューションの統合など、現代の会議に必要な電子機器の寄せ集めに対応するように設計されています。参加者は、スマートスピーカー、スマートフォン、タブレットなど、ある程度のテクノロジーを会議に持ち込むこともあります。
しかし問題は、テーブルはテクノロジーではなく実際の作業のために残しておくべきであるということです。適切なシステムプロセッサで制御される天井内蔵スピーカーと天井設置型マイクアレイを組み合わせることで、この問題を解決できます。
適切なテクノロジーにより、生産性の高い会議室を構築
天井埋込型のスピーカーとマイク
デスクに取り付けるマイクやテレビ会議システムは、貴重なデスクスペースを占有していました。また、室内の不要な音がビデオ会議に漏れてしまったり、会議中に複数のマイクを手動で管理する必要があったりすることも問題でした。
その代わりに、天井に取り付けたマイクアレイをデジタルシグナルプロセッサー（DSP）でゾーニングすることで、部屋の特定のエリア（会議テーブルの真上など）からの音だけを拾い、他のエリアからの不要な音を「ゾーンアウト」することができます。このようなマイクロホンとスピーカーの一体型配置の代表的な例が、EdgeMax EM180天井埋め込み型 スピーカー と適合するPowerSpace P2600A アンプ、ControlSpace EX-440C 音声会議用プロセッサー、ゼンハイザー TeamConnect Ceiling 2 マイクロホンで構成される、Bose Professional ES1 Ceiling Audio Solution です。マイクとスピーカーは天井に設置され、DSPユニットとアンプは近くのテクニカルクローゼットに目立たないように収納されている。
天井マイクは、ケーブルの煩雑さを解消するだけでなく、会議参加者全員の音声を均一にカバーし、明瞭度も確保できるという利点もあります。また、書類をめくる音、タイピング音、空調設備や近くのファンの振動音など、ユーザーが作り出すノイズも遮断できます。会議で使用されるスピーカーの数は、天井埋め込み型 音響システムは部屋の広さと座席数によって異なります。しかし、重要なのは、大規模な会議室にオーバーヘッドマイクと複数のスピーカーをアレイ状に配置することで、参加者全員の音声を均等に捉え、分配できるということです。これにより、より広い範囲にバランスの取れた音場が形成され、すべてのスピーカーが参加者の近くにあるため、全体の音量レベルが低く抑えられます。均等に音が分配されるため、会議室で特定の座席を選ぶ必要がなくなり、誰もがどこにいても、自分の声が聞き取りやすく、また、自分の声が相手に届くようになります。
ネットワーク対応AVソリューション
ケーブルや電線はオフィスの循環システムですが、会議室では邪魔になることがあります。そのため、このような環境はネットワークAVソリューションの導入に最適です。ネットワークAVソリューションでは、複数のケーブルの負荷を1本のケーブルにまとめ、例えば次のようなプロトコルを使うことができます。 Dante あるいはAVBなど、ネットワーク化されたワークフローを最初から最後まで実現します。会議の典型的なネットワーク化されたワークフローでは、ノートパソコンやメディアプレーヤーからの入力がVoIP（Voice Over Internet Protocol）エンコーダーに接続され、そこからマネージドネットワークスイッチを介してES1システムやBose Professional VB1 （どちらもDante -互換性がある）。
これは、プレゼンテーションシステムや会議室予約システムなどの制御システムを含む、会議室内のすべてのシステムへのアクセスを可能にするデジタルロードマップであり、会議プロセスを効率化します。一部のネットワークモデルには、Power over Ethernet（POE）が搭載されており、1本のケーブルでIP対応デバイスにデータと電力の両方を供給できるため、会議室の配線要件がさらに軽減されます。
ビデオバー
ビデオバーデバイスは、AV機能をシンプルなUSB接続で単一のコスト効率の高いユニットに統合します。このような効率性へのニーズはかつてないほど高まっています。ビデオ会議はオフィス環境全体に広がり、ハドルスペースから役員会議室まで、様々なスペースに導入されているため、企業コミュニケーションインフラ全体で複数のビデオ会議システムソリューションが必要になっています。さらに、ビデオバーデバイスは、Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsなどの主要なテレビ会議プラットフォームとの互換性が求められます。高精細な映像と音声、そしてほぼユニバーサルな接続性と容易なセットアップの組み合わせにより、IT管理者はヘルプコールの件数を大幅に削減し、IT管理者自身とスタッフを他の重要な業務に集中させることができます。
ワイヤレス／Bluetooth
ワイヤレス接続は、会議室をより効率的に運用するためのもう一つの方法です。まず、BluetoothはOSやその他のシステムフォーマットの障壁を多く取り除くため、BYOD（Bring Your Own Device）コラボレーション環境を構築する最も効率的な方法です。ハドルミーティングや、参加者のデバイスに大きく依存する急遽の臨時スペースなど、小規模なスペースでは、Bluetoothワイヤレス接続のメリットが特に大きくなります。
整然とした会議スペースで生産性を高める
ハーバード・ビジネス・レビューの調査によると、雑然とした環境は、会議の重要な要素、例えば認知、感情、行動に悪影響を及ぼす可能性があり、意思決定や対人関係、集中力にも悪影響を及ぼすことが確認されています。天井埋め込み型 スピーカーやマイク、関連製品やテクノロジーを活用することで、すっきりした会議スペースをより簡単に実現でき、会議の生産性がさらに高まります。
IT管理者は、天井埋込型スピーカーを会議プロセスの合理化ツールとして提案できます。