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El desorden es una condición de la vida moderna y se ha colado en las mesas de las salas de conferencias de las empresas. El nivel de desorden es tal que las mesas de conferencias contemporáneas están diseñadas para acomodar el fárrago electrónico de las reuniones modernas, con canaletas empotradas para cables y soluciones integradas de alimentación y conectividad. Los participantes también llevarán a la mesa de reuniones cierta cantidad de su propia tecnología, como altavoces inteligentes, teléfonos y tabletas.
Pero el problema es que la mesa debe dejarse para el trabajo real, no para la tecnología. Una combinación de altavoces integrados en el techo y conjuntos de micrófonos montados en el techo gestionados por el procesador de sistema adecuado lo solucionará.
Los micrófonos de sobremesa y las unidades de teleconferencia solían ocupar un valioso espacio en los escritorios. Además, permitían que el sonido extraño de la sala se filtrara en las videoconferencias o exigían la gestión manual de varios micrófonos durante las reuniones.
En su lugar, se puede zonificar un conjunto de micrófonos montados en el techo, mediante un procesador de señal digital (DSP), para captar el sonido sólo de áreas específicas de la sala (por ejemplo, directamente sobre la mesa de conferencias) y utilizarlo para "zonificar" el sonido no deseado de otras áreas. Un excelente ejemplo de este tipo de disposición integrada de micrófono y altavoz es la solución de audio de techoBose Professional ES1, compuesta por el altavoz de techo EdgeMax EM180 y el amplificador PowerSpace P2600A a juego; el procesador de señal de conferencia ControlSpace EX-440C y el micrófono TeamConnect Ceiling 2 de Sennheiser. Tanto los micrófonos como el altavoz se montan en el techo, mientras que la unidad DSP y el amplificador se guardan discretamente en un armario técnico cercano.
Además de eliminar el lío de cables, los micrófonos de techo ofrecen otras ventajas: cobertura uniforme e inteligibilidad de la voz para todos los participantes en la reunión, así como rechazo de ruidos creados por el usuario, como revolver papeles, teclear o las vibraciones de una unidad de calefacción, ventilación y aire acondicionado o un ventilador cercano. El número de altavoces utilizados en un sistema de audio empotrado en el techo depende del tamaño de la sala y del número de asientos. Pero lo fundamental es que un conjunto de micrófonos de techo y varios altavoces en una sala de conferencias grande captará y distribuirá uniformemente el sonido desde y hacia todos los participantes. Se crea un campo sonoro equilibrado en un área mayor, lo que se traduce en niveles de volumen totales más bajos, ya que todos los altavoces están cerca de los participantes. Con un sonido distribuido uniformemente, puede evitar la necesidad de asientos preferentes en su sala de conferencias, garantizando que todos puedan oír y ser oídos, independientemente de su ubicación.
Los cables y los hilos son el sistema circulatorio del cuerpo de la oficina, pero en los espacios de reunión pueden estorbar. Por eso estos entornos son idóneos para implantar soluciones audiovisuales en red, que pueden poner la carga de varios cables en un solo hilo, utilizando un protocolo como Dante o AVB, por ejemplo, y permitiendo que el flujo de trabajo esté en red de principio a fin. Un flujo de trabajo en red típico para una reunión incluiría la entrada de ordenadores portátiles o reproductores multimedia conectados a codificadores de voz sobre protocolo de Internet (VoIP) que luego se conectan -mediante un conmutador de red gestionada- a pantallas y dispositivos de reproducción de audio como el sistema ES1 o Bose Professional VB1 (ambos compatibles con Dante).
Es una hoja de ruta digital que permite a cada participante acceder a todos los sistemas de la sala, incluidos los de presentación y control, como la programación de la sala, agilizando el proceso de la reunión. Un toque final en algunos modelos de red es la alimentación a través de Ethernet (POE), que permite que un solo cable proporcione tanto datos como energía eléctrica a los dispositivos habilitados para IP, reduciendo aún más los requisitos de cableado de la sala.
Los dispositivos Videobar integran funciones audiovisuales en una única unidad económica con una sencilla conectividad USB. La necesidad de este tipo de eficiencia nunca ha sido mayor: La videoconferencia ha proliferado en todo el entorno de oficina y se ha trasladado a una gran variedad de espacios -desde salas de reuniones hasta salas de juntas-, de modo que se necesitan múltiples soluciones de sistemas de videoconferencia en toda la infraestructura de comunicaciones de una empresa. Por último, los dispositivos de videoconferencia deben ser compatibles con las principales plataformas de teleconferencia, como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams. Esta combinación de vídeo y audio de alta definición, así como su conectividad casi universal y fácil configuración, significa que los responsables de TI reciben muchas menos llamadas de ayuda, lo que les libera a ellos y a su personal para otras tareas importantes.
La conectividad inalámbrica es otra forma de agilizar las salas de conferencias. Para empezar, es la forma más eficaz de crear un entorno de colaboración "traiga su propio dispositivo" (BYOD), ya que Bluetooth elimina muchas barreras de sistemas operativos y otros formatos de sistema. Los espacios más pequeños, como los huddle e incluso los espacios ad hoc de última hora que dependen principalmente de los dispositivos de los participantes, pueden beneficiarse especialmente de la conectividad inalámbrica Bluetooth.
Un estudio de Harvard Business Review confirma que el desorden puede influir negativamente en elementos clave de las reuniones, como la cognición, las emociones y el comportamiento que afectan a la toma de decisiones y las relaciones interpersonales, así como a la capacidad de concentración. Con herramientas como altavoces y micrófonos empotrados en el techo y productos y tecnologías relacionados, puede conseguir fácilmente un espacio de conferencias sin desorden y hacer que las reuniones sean mucho más productivas.
Los administradores de TI pueden presentar altavoces montados en el techo como formas de optimizar el proceso de reunión.
