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かつては "あったらいいな "の技術だと考えられていたビデオ会議ソリューションも、今やほぼすべてのオフィス環境で、すべてのワーカーがハイレベルなビデオ会議ソリューションを広く利用できるようにすることが求められています。リモートワークやバーチャルミーティングの増加により、ITおよびユニファイド・コミュニケーションのリーダーは、進化し続けるオーディオおよびビデオソリューションの最新情報を常に把握しておく必要があります。
コスト、参加者プールのサイズ、ビデオ会議オプションの柔軟性など、企業や大規模組織に最適なソリューションを選択する際に考慮すべき要素のほんの一例です。
ここでは、職場での成功をサポートするビデオ会議用のオーディオおよびビデオソリューションの適切な組み合わせを見つけるための有用なヒントをいくつかご紹介します。
高画質の映像を得るには、カメラ機材と映像配信プラットフォームという2つの重要な要素があります。まず、ビデオ会議に使用するカメラに関する基本的な要件を定め、1080pまたは2160p（4K）の解像度と最低30フレーム/秒の高画質ウェブカメラを、すべての機器でデフォルトではないにせよ、広く利用できるようにするための予算を割り当てることから始めましょう。
プラットフォーム側では、会議を成功させるために高画質ビデオがどの程度重要かを判断することで、選択肢を絞ることができる。サービスによっては最大解像度が720pのものもあり、特に企業レベルのクライアントをターゲットにしたビデオ会議ソリューションでは、標準になりつつある最大解像度1080pよりも見劣りする。
遠隔会議の重要性は、適切なビデオ会議ソリューションを選択することを最優先事項としています。
最近では、ビデオ会議が単独で必要なことはほとんどありません。つまり、高品質のオーディオおよびビデオ・ソリューションには、チャットやファイル共有機能などの基本レベルのコラボレーション・ツールが必要なのです。
ビデオ会議ソリューションの分野では、十数社から膨大なオプショ ンと機能が提供されている。高画質ビデオの並列再生数、ギャラリー・ビューの有無、キャプションや文字起こしのサポートといった機能を比較することになるでしょう。機能を比較するスプレッドシートを作成する前に、アンケートを取り、組織の利用データを調べ、あなたの業界で最も必要で人気のあるオプションは何かを知りましょう。
食料品店に行く前に1週間の買い物リストを作るようなものだ。
ビデオ会議ソリューションの柔軟性と機能セットは、重要なビジネスミーティングを安全に保つために、クライアント側とプロバイダーが組み込んだ暗号化ガードレールとのバランスを取る必要があります。
エンタープライズレベルのライセンスを持つサービスプロバイダは、ユーザーが主催者または議長が最初に参加し、参加者を承認し、必要なときに会議をロックするすべての会議にパスワードを要求できる柔軟なセキュリティ設定を持つ必要があります。その他の有用なオプションには、転送された招待の自動アラート、会議の録画をブロックする機能、機密ファイルが広く利用されないようにパブリックチャットエリアでのファイル共有を制限する機能などがあります。
プロバイダー側では、データ・ストレージ機能が安全であり、56ビットまたは128ビットの暗号化キーによってデータ伝送が保護され、他のすべてのネットワークから分離されていることを確認するためのデュー・ディリジェンスを実行する。
機能セットを選択する際にデータを参照することは、パンデミック後の世界で日常的な生産性ツールとなったオーディオおよびビデオソリューションをユーザーがどれだけ快適に使用しているかを示すことにもなる。Zoomがビデオ会議ソリューションの世界でこれほど早く有名になった理由の一つは、初心者にとって「ワンクリック」で簡単にサインオンできたからである。
プラットフォームは、可能な限り直感的で使いやすく、全体的なエクスペリエンスを乱すことなく、人気のある機能をすぐに利用できるものでなければならない。新しいツールを限定的にテストするために、無料トライアルを利用できる場合は利用し、社内のさまざまなエリアや部門のユーザーからフィードバックを得て、その性能を判断する。
利用率とROIを高めるもう一つのヒント：ビデオ会議ソリューションを利用できるようにしたら、ライブまたは録画された自己ガイド式の教育リソースを提供するか、メーカーに直接問い合わせて録画されたチュートリアルやトレーニングを提供することで、ユーザーは利用できるものをフルに活用し、スクリーンに映し出されたときに快適に感じることができます。
