かつては「あったらいいな」程度のウィッシュリストに載るテクノロジーと考えられていた高度なビデオ会議ソリューションを、すべての従業員が広く利用できるようにすることは、今やほぼすべてのオフィス環境で必須となっています。リモートワークやバーチャル会議の増加に伴い、IT部門やユニファイドコミュニケーション部門のリーダーは、進化を続ける音声・ビデオソリューションの最新情報を常に把握しておく必要があります。
コスト、参加者プールの規模、ビデオ会議オプションの柔軟性などは、企業や大規模組織に最適なソリューションを選択する際に考慮すべき要素の一部にすぎません。
ここでは、職場での成功をサポートするビデオ会議用の音声とビデオのソリューションの適切な組み合わせを見つけるための役立つヒントを紹介します。
ビデオ解像度を考慮する
高品質な動画を実現するには、カメラ機材と動画を配信するプラットフォームという2つの重要な要素があります。まずは、ビデオ会議に使用するカメラの基本要件を明確にし、1080pまたは2160p（4K）の解像度と最低30フレーム/秒を備えた高品質なウェブカメラを、すべての機器に標準装備とまではいかなくても、広く普及させるための予算を確保しましょう。
プラットフォーム側では、会議の成功に高画質ビデオがどれほど重要かを判断することで、選択肢を絞り込むことができます。一部のサービスでは最大解像度が720pに設定されていますが、これは、特にエンタープライズレベルの顧客をターゲットとしたビデオ会議ソリューションにおいて、標準になりつつある1080pの解像度よりも満足のいくものではないでしょう。
リモート会議の重要性により、適切なビデオ会議ソリューションを選択することが最優先事項となっています。
必要なボーナス機能を選択する
最近では、ビデオ会議が単独で必要になることは稀です。つまり、高品質のオーディオおよびビデオ ソリューションには、チャットやファイル共有機能などの基本レベルのコラボレーション ツールが備わっている必要があります。
ビデオ会議ソリューション分野では、数十社もの企業が幅広いオプションや機能を提供しているため、機能構成を詳しく検討しようとすると、途方に暮れてしまうかもしれません。例えば、同時再生可能な高画質ビデオの数、ギャラリービューの可用性、字幕や文字起こしのサポートなど、様々な機能を比較検討しなければならない場合もあるでしょう。機能比較のスプレッドシートを作成する前に、アンケート調査を実施し、組織で利用可能な利用状況データを確認して、業界で最も必要とされ、人気のあるオプションを把握しましょう。
食料品店に行く前に毎週の買い物リストを作るようなものだと考えてください。魅力的だが不必要な選択肢に誘われて買うのではなく、必要な食品だけを買うことになります。
セキュリティの確保
重要なビジネス会議を安全に保つためには、ビデオ会議ソリューションの柔軟性と機能セットを、クライアント側とプロバイダーが組み込んだ暗号化ガードレールとバランスさせる必要があります。
エンタープライズレベルのライセンスを持つサービスプロバイダーは、柔軟なセキュリティ設定を備え、ユーザーがすべての会議でパスワード入力を必須にし、主催者または議長が最初に参加し、参加者の承認や必要に応じて会議のロックを行えるようにする必要があります。その他の便利なオプションとしては、転送された招待状の自動通知、会議の録画をブロックする機能、機密ファイルが広く公開されないようにパブリックチャットエリアでのファイル共有を制限する機能などがあります。
プロバイダー側では、データ ストレージ機能が安全であり、データ転送が 56 ビットまたは 128 ビットの暗号化キーで保護され、他のすべてのネットワークから分離されていることを確認するためのデューデリジェンスを実行します。これは、非軍事組織の基本レベルである必要があります。
柔軟性と使いやすさを考慮する
機能セットを選択する際にデータを参照することで、パンデミック後の世界で日常的な生産性向上ツールとなった音声・ビデオソリューションに対するユーザーの満足度を把握することもできます。Zoomがビデオ会議ソリューションの世界でこれほど急速に存在感を高めた理由の一つは、初心者にとって「ワンクリック」サインオンがいかに簡単だったかにあります。
プラットフォームは、全体的なエクスペリエンスを乱すことなく、人気のある機能をすぐに利用できるように、可能な限り直感的で魅力的なものでなければなりません。無料トライアルがある場合は、新しいツールを限定的に試用し、社内の様々な分野や部門のユーザーからフィードバックを得て、そのパフォーマンスを評価しましょう。
利用率と ROI を高めるためのもう 1 つのヒント: ビデオ会議ソリューションが利用可能になったら、ライブまたは録画されたセルフガイドの教育リソースを提供するか、録画されたチュートリアルやトレーニングをメーカーに直接提供してもらい、ユーザーが利用可能な機能を最大限に活用し、画面上で快適に過ごせるようにします。