Aunque antes se consideraba una tecnología deseable, ofrecer soluciones de videoconferencia de alto nivel a todos los trabajadores ahora es una necesidad en casi todos los entornos de oficina. El auge del teletrabajo y las reuniones virtuales exige que los responsables de TI y comunicaciones unificadas se mantengan al día con las soluciones de audio y vídeo en constante evolución.
Consideraciones como el costo, el tamaño del grupo de participantes y la flexibilidad de las opciones de videoconferencia son solo algunos de los factores a tener en cuenta al elegir la mejor solución para una empresa o una gran organización.
A continuación se ofrecen algunos consejos útiles para encontrar la combinación adecuada de soluciones de audio y vídeo para videoconferencias que favorezcan el éxito en el lugar de trabajo.
Considere la resolución del video
Hay dos elementos importantes para obtener video de alta calidad: el equipo de cámara y la plataforma que transmite la señal de video. Empiece por establecer los requisitos básicos de las cámaras utilizadas para videoconferencias y asigne el presupuesto para que las cámaras web de alta calidad (con una resolución de 1080p o 2160p (4K) y un mínimo de 30 fotogramas por segundo) estén ampliamente disponibles, si no son la opción predeterminada, en todos los equipos.
En cuanto a la plataforma, determinar la importancia del video de alta calidad para el éxito de la reunión ayudará a reducir las opciones. Algunos servicios tienen una resolución máxima de 720p, que será menos satisfactoria que la de 1080p, que se está volviendo cada vez más común, especialmente para soluciones de videoconferencia dirigidas a clientes empresariales.
La importancia de las reuniones remotas ha hecho que elegir las soluciones de videoconferencia adecuadas sea una prioridad máxima.
Elija las funciones adicionales que necesite
Hoy en día, la videoconferencia rara vez es una necesidad independiente, lo que significa que las soluciones de audio y video de alta calidad deben tener herramientas de colaboración de nivel básico, como chat y funcionalidad para compartir archivos.
Analizar a fondo la combinación de funciones puede resultar abrumador, dada la amplia gama de opciones y capacidades disponibles entre la docena de empresas del sector de las soluciones de videoconferencia. Es posible que se encuentre comparando características como la cantidad de vídeos de alta calidad reproducidos en paralelo, la disponibilidad de una vista de galería o la compatibilidad con subtítulos y transcripción. Antes de crear una hoja de cálculo comparando capacidades, realice una encuesta y revise los datos de uso disponibles en su organización para determinar qué opciones son las más necesarias y populares en su sector.
Piense en ello como si estuviera haciendo una lista de compras semanal antes de ir al supermercado: solo comprará los alimentos que necesita en lugar de dejarse tentar por opciones tentadoras pero innecesarias.
Garantizar la seguridad
La flexibilidad y el conjunto de características de su solución de videoconferencia deben equilibrarse con las medidas de seguridad de cifrado (tanto del lado del cliente como las integradas por el proveedor) para mantener seguras las reuniones de negocios importantes.
Los proveedores de servicios con licencias empresariales deben tener configuraciones de seguridad flexibles que permitan a los usuarios solicitar contraseñas para todas las reuniones, incluyendo al organizador o moderador, admitir participantes y bloquear la reunión cuando sea necesario. Otras opciones útiles incluyen alertas automáticas para las invitaciones reenviadas, la posibilidad de bloquear las grabaciones de las reuniones y limitar el uso compartido de archivos en las áreas de chat públicas para evitar que los archivos confidenciales estén disponibles de forma generalizada.
Del lado del proveedor, realice la debida diligencia para asegurarse de que las capacidades de almacenamiento de datos sean seguras y estén separadas de todas las demás redes, con transmisión de datos protegida por claves de cifrado de 56 o 128 bits, que debería ser el nivel base para las organizaciones no militares.
Tenga en cuenta la flexibilidad y la facilidad de uso
Consultar datos al seleccionar conjuntos de funciones también puede indicar la comodidad de los usuarios con las soluciones de audio y video que se han convertido en herramientas de productividad cotidianas en el mundo pospandémico. Parte de la razón por la que Zoom se convirtió tan rápidamente en un participante destacado en el mundo de las soluciones de videoconferencia se debe a la facilidad con la que los principiantes podían iniciar sesión con un solo clic.
Las plataformas deben ser lo más intuitivas y atractivas posible, con funciones populares fácilmente disponibles sin saturar la experiencia general. Utilice pruebas gratuitas, cuando estén disponibles, para probar nuevas herramientas de forma limitada e invite a los usuarios de diferentes áreas o departamentos de la empresa a compartir sus comentarios para evaluar su rendimiento.
Otro consejo para aumentar el uso y el ROI: una vez que haya puesto a disposición una solución de videoconferencia, ofrezca recursos educativos que sean en vivo o grabados y autoguiados, o recurra directamente a los fabricantes para que proporcionen tutoriales y capacitaciones grabadas para que los usuarios puedan aprovechar al máximo lo que está disponible para ellos y se sientan cómodos cuando están en la pantalla.