Autrefois considérée comme un simple atout, la mise à disposition de solutions de visioconférence performantes pour tous les employés est désormais indispensable dans la quasi-totalité des environnements de bureau. L'essor du télétravail et des réunions virtuelles implique que les responsables informatiques et des communications unifiées doivent se tenir constamment informés des évolutions des solutions audio et vidéo.
Des considérations telles que le coût, la taille du groupe de participants et la flexibilité des options de vidéoconférence ne sont que quelques-uns des facteurs à prendre en compte lors du choix de la meilleure solution pour une entreprise ou une grande organisation.
Voici quelques conseils utiles pour trouver la combinaison idéale de solutions audio et vidéo pour la vidéoconférence, afin de favoriser la réussite au travail.
Tenez compte de la résolution vidéo
Deux éléments sont essentiels pour obtenir une vidéo de haute qualité : le matériel de caméra et la plateforme de diffusion du flux vidéo. Commencez par définir les exigences minimales relatives aux caméras utilisées pour la visioconférence et prévoyez un budget permettant de généraliser, voire d'imposer, les webcams de haute qualité (résolution 1080p ou 2160p [4K] et minimum de 30 images par seconde) sur tous les équipements.
Du côté de la plateforme, déterminer l'importance d'une vidéo de haute qualité pour la réussite des réunions permettra de restreindre les options. Certains services proposent une résolution maximale de 720p, moins satisfaisante que la résolution maximale de 1080p qui tend à devenir la norme, notamment pour les solutions de visioconférence destinées aux entreprises.
L'importance croissante des réunions à distance a fait du choix des solutions de visioconférence adaptées une priorité absolue.
Choisissez les bonus dont vous avez besoin
De nos jours, la visioconférence est rarement un besoin isolé, ce qui signifie que les solutions audio et vidéo de haute qualité doivent disposer d'outils de collaboration de base tels que des fonctionnalités de chat et de partage de fichiers.
Face à la multitude d'options et de fonctionnalités proposées par la douzaine d'acteurs du marché des solutions de visioconférence, il peut être difficile de s'y retrouver. Vous pourriez être amené à comparer des caractéristiques telles que le nombre de vidéos haute définition diffusées simultanément, la disponibilité d'un affichage en galerie ou la prise en charge du sous-titrage et de la transcription. Avant de créer un tableau comparatif, il est conseillé de réaliser une enquête et d'analyser les données d'utilisation disponibles au sein de votre organisation afin d'identifier les options les plus nécessaires et les plus utilisées dans votre secteur.
Imaginez que vous faites une liste de courses hebdomadaire avant d'aller au supermarché : vous n'achèterez que les aliments dont vous avez besoin au lieu de vous laisser tenter par des options alléchantes mais inutiles.
Assurer la sécurité
La flexibilité et les fonctionnalités de votre solution de visioconférence doivent être équilibrées par des mesures de sécurité renforcées en matière de cryptage — tant côté client que côté fournisseur — afin de garantir la sécurité des réunions d'affaires importantes.
Les fournisseurs de services disposant de licences d'entreprise devraient proposer des paramètres de sécurité flexibles permettant aux utilisateurs d'exiger un mot de passe pour toutes les réunions. L'organisateur ou le président devrait se connecter en premier, autoriser les participants et verrouiller la réunion si nécessaire. Parmi les autres options utiles figurent les alertes automatiques pour les invitations transférées, la possibilité de bloquer l'enregistrement des réunions et de limiter le partage de fichiers dans les espaces de discussion publics afin d'empêcher la diffusion de fichiers sensibles.
Du côté du fournisseur, il convient de faire preuve de diligence raisonnable afin de s'assurer que les capacités de stockage des données sont sécurisées et séparées de tous les autres réseaux, la transmission des données étant protégée par des clés de chiffrement de 56 ou 128 bits, ce qui devrait constituer le niveau de base pour les organisations non militaires.
Tenez compte de la flexibilité et de la facilité d'utilisation.
L'analyse des données lors du choix des fonctionnalités permet également d'évaluer le niveau de confort des utilisateurs avec les solutions audio et vidéo devenues des outils de productivité essentiels depuis la pandémie. Si Zoom s'est imposé aussi rapidement comme un acteur majeur du secteur de la visioconférence, c'est en partie grâce à la simplicité de connexion en un clic, même pour les novices.
Les plateformes doivent être aussi intuitives et conviviales que possible, avec des fonctionnalités populaires facilement accessibles sans surcharger l'expérience utilisateur. Profitez des essais gratuits lorsqu'ils sont disponibles pour tester les nouveaux outils de manière limitée et sollicitez les retours des utilisateurs de différents services ou départements de l'entreprise afin d'évaluer leurs performances.
Autre astuce pour augmenter l'utilisation et le retour sur investissement : une fois que vous avez mis à disposition une solution de vidéoconférence, proposez des ressources pédagogiques en direct ou enregistrées et autoguidées, ou adressez-vous directement aux fabricants pour obtenir des tutoriels et des formations enregistrés afin que les utilisateurs puissent tirer pleinement parti des outils disponibles et se sentir à l'aise à l'écran.