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Autrefois considérée comme une technologie "agréable à avoir", la mise à disposition de solutions de vidéoconférence de haut niveau à tous les travailleurs est désormais nécessaire dans presque tous les environnements de bureau. La croissance du travail à distance et des réunions virtuelles signifie que les responsables des technologies de l'information et des communications unifiées doivent se tenir au courant des solutions audio et vidéo qui ne cessent d'évoluer.
Des considérations telles que le coût, la taille du groupe de participants et la flexibilité des options de vidéoconférence ne sont que quelques-uns des facteurs à prendre en compte lors du choix de la meilleure solution pour une entreprise ou une grande organisation.
Voici quelques conseils utiles pour trouver la bonne combinaison de solutions audio et vidéo pour la vidéoconférence afin de favoriser la réussite sur le lieu de travail.
Il y a deux éléments importants pour obtenir une vidéo de haute qualité : l'équipement de la caméra et la plateforme qui diffuse le flux vidéo. Commencez par définir des exigences de base pour les caméras utilisées pour les vidéoconférences et allouez le budget nécessaire pour que les webcams de haute qualité - avec une résolution de 1080p ou 2160p (4K) et un minimum de 30 images par seconde - soient largement disponibles, sinon par défaut, sur tous les équipements.
En ce qui concerne la plate-forme, le fait de décider de l'importance d'une vidéo de haute qualité pour la réussite de la réunion permettra de limiter les options. Certains services ont une résolution maximale de 720p, ce qui sera moins agréable que la résolution maximale de 1080p qui devient de plus en plus courante, en particulier pour les solutions de vidéoconférence destinées aux entreprises.
L'importance des réunions à distance a fait du choix des bonnes solutions de vidéoconférence une priorité absolue.
De nos jours, la vidéoconférence est rarement un besoin autonome, ce qui signifie que les solutions audio et vidéo de haute qualité doivent être dotées d'outils de collaboration de base, tels que des fonctionnalités de chat et de partage de fichiers.
L'examen plus approfondi de l'ensemble des fonctionnalités peut s'avérer fastidieux en raison de la vaste gamme d'options et de capacités offertes par la douzaine d'acteurs présents sur le marché des solutions de visioconférence. Vous pouvez vous retrouver à comparer des fonctionnalités telles que le nombre de vidéos de haute qualité fonctionnant en parallèle, la disponibilité d'une galerie d'images ou la prise en charge du sous-titrage et de la transcription. Avant de créer une feuille de calcul comparant les fonctionnalités, faites un sondage et examinez les données d'utilisation disponibles dans votre organisation pour savoir quelles options sont les plus nécessaires et les plus populaires dans votre secteur d'activité.
Pensez-y comme si vous faisiez une liste de courses hebdomadaires avant d'aller à l'épicerie : vous n'achèterez que les aliments dont vous avez besoin au lieu de vous laisser tenter par des options alléchantes mais inutiles.
La flexibilité et les fonctionnalités de votre solution de vidéoconférence doivent être équilibrées avec les garde-fous de cryptage - tant du côté du client que de celui du fournisseur - afin de garantir la sécurité des réunions d'affaires importantes.
Les fournisseurs de services disposant de licences d'entreprise devraient disposer de paramètres de sécurité flexibles permettant aux utilisateurs d'exiger des mots de passe pour toutes les réunions, l'organisateur ou le président étant le premier à se joindre à la réunion, à admettre les participants et à verrouiller la réunion en cas de besoin. Parmi les autres options utiles, citons les alertes automatiques pour les invitations transférées, la possibilité de bloquer l'enregistrement des réunions et la limitation du partage de fichiers dans les espaces de discussion publics afin que les fichiers sensibles ne deviennent pas largement accessibles.
Du côté du fournisseur, il convient de s 'assurer que les capacités de stockage des données sont sécurisées et séparées de tous les autres réseaux, et que la transmission des données est protégée par des clés de cryptage de 56 ou 128 bits, ce qui devrait être le niveau de base pour les organisations non militaires.
Le fait de se référer à des données lors de la sélection d'ensembles de fonctionnalités peut également indiquer à quel point les utilisateurs sont à l'aise avec les solutions audio et vidéo qui sont devenues des outils de productivité quotidiens dans le monde post-pandémique. Si Zoom est devenu si rapidement un acteur de premier plan dans le monde des solutions de vidéoconférence, c'est en partie grâce à la facilité avec laquelle les novices peuvent s'inscrire en un seul clic.
Les plateformes doivent être aussi intuitives et conviviales que possible et les fonctions les plus courantes doivent être facilement accessibles sans encombrer l'expérience globale. Utilisez les essais gratuits lorsqu'ils sont disponibles pour tester de nouveaux outils sur une base limitée, et demandez aux utilisateurs de différents domaines ou départements de l'entreprise de vous faire part de leurs commentaires pour juger de la qualité de l'outil.
Un autre conseil pour augmenter l'utilisation et le retour sur investissement : Une fois que vous avez mis une solution de vidéoconférence à disposition, proposez des ressources éducatives en direct ou enregistrées et autoguidées, ou adressez-vous directement aux fabricants pour qu'ils fournissent des tutoriels et des formations enregistrés afin que les utilisateurs puissent utiliser pleinement ce qui est à leur disposition et se sentir à l'aise lorsqu'ils sont à l'écran.
