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Einst als "Nice-to-have"-Wunschlistentechnologie angesehen, ist es heute in fast allen Büroumgebungen erforderlich, Videokonferenzlösungen auf hohem Niveau für alle Mitarbeiter verfügbar zu machen. Die Zunahme von Remote-Arbeit und virtuellen Meetings bedeutet, dass IT- und Unified Communications-Führungskräfte über die sich ständig weiterentwickelnden Audio- und Videolösungen auf dem Laufenden bleiben müssen.
Überlegungen wie Kosten, Größe des Teilnehmerpools und die Flexibilität von Videokonferenzoptionen sind nur einige der Faktoren, die bei der Auswahl der besten Lösung für ein Unternehmen oder eine große Organisation zu berücksichtigen sind.
Hier sind einige nützliche Tipps, um die richtige Mischung aus Audio- und Videolösungen für Videokonferenzen zu finden, um den Erfolg am Arbeitsplatz zu unterstützen.
Es gibt zwei wichtige Teile, um qualitativ hochwertige Videos zu erhalten: die Kameraausrüstung und die Plattform, die den Video-Feed überträgt. Beginnen Sie mit der Festlegung grundlegender Anforderungen an Kameras, die für Videokonferenzen verwendet werden, und weisen Sie das Budget zu, um hochwertige Webcams – mit einer Auflösung von 1080p oder 2160p (4K) und mindestens 30 Bildern pro Sekunde – auf allen Geräten allgemein verfügbar zu machen, wenn nicht sogar die Standardeinstellung.
Auf der Plattformseite hilft die Entscheidung, wie wichtig qualitativ hochwertige Videos für den Erfolg von Meetings sind, die Optionen einzugrenzen. Einige Dienste haben eine maximale Auflösung von 720p, was weniger ansprechend ist als das Maximum von 1080p, das immer mehr zum Standard wird, insbesondere für Videokonferenzlösungen, die sich an Kunden auf Unternehmensebene richten.
Die Bedeutung von Remote-Meetings hat die Auswahl der richtigen Videokonferenzlösungen zu einer obersten Priorität gemacht.
Videokonferenzen sind heutzutage selten ein eigenständiger Bedarf, was bedeutet, dass hochwertige Audio- und Videolösungen über grundlegende Tools für die Zusammenarbeit wie Chat- und Dateifreigabefunktionen verfügen müssen.
Wenn man tiefer in den Funktionsmix eintaucht, kann man mit einer Vielzahl von Optionen und Funktionen, die von etwa einem Dutzend Akteuren im Bereich der Videokonferenzlösungen zur Verfügung stehen, überwältigend werden. Sie können Funktionen wie die Anzahl der parallel laufenden Videos in hoher Qualität, die Verfügbarkeit einer Galerieansicht oder die Unterstützung für Untertitel und Transkription vergleichen. Bevor Sie eine Tabelle zum Vergleich von Funktionen erstellen, nehmen Sie an einer Umfrage teil und sehen Sie sich die verfügbaren Nutzungsdaten Ihres Unternehmens an, um zu erfahren, welche Optionen in Ihrer Branche am notwendigsten und beliebtesten sind.
Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie eine wöchentliche Einkaufsliste erstellen, bevor Sie in den Supermarkt gehen – Sie kaufen nur die Lebensmittel, die Sie brauchen, anstatt sich von verlockenden, aber unnötigen Optionen locken zu lassen.
Die Flexibilität und der Funktionsumfang Ihrer Videokonferenzlösung müssen mit den Verschlüsselungsleitplanken – sowohl auf der Client-Seite als auch auf der vom Anbieter eingebetteten – in Einklang gebracht werden, um wichtige Geschäftsbesprechungen sicher zu halten.
Dienstanbieter mit Lizenzen auf Unternehmensebene sollten über flexible Sicherheitseinstellungen verfügen, die es Benutzern ermöglichen, Kennwörter für alle Besprechungen anzufordern, wobei der Organisator oder Vorsitzende zuerst beitritt, Teilnehmer zulässt und die Besprechung bei Bedarf sperrt. Weitere hilfreiche Optionen sind automatische Benachrichtigungen für weitergeleitete Einladungen, die Möglichkeit, die Aufzeichnung von Meetings zu blockieren und die Dateifreigabe in öffentlichen Chat-Bereichen einzuschränken, damit sensible Dateien nicht allgemein verfügbar werden.
Führen Sie auf der Anbieterseite eine Due Diligence durch, um sicherzustellen, dass die Datenspeicherfunktionen sicher und getrennt von allen anderen Netzwerken sind, wobei die Datenübertragung durch Verschlüsselungsschlüssel von 56 oder 128 Bit geschützt ist, was die Basisebene für nichtmilitärische Organisationen sein sollte.
Die Bezugnahme auf Daten bei der Auswahl von Funktionssätzen kann auch darauf hinweisen, wie vertraut die Benutzer mit den Audio- und Videolösungen sind, die in der Welt nach der Pandemie zu alltäglichen Produktivitätswerkzeugen geworden sind. Ein Grund, warum Zoom so schnell zu einem so prominenten Teilnehmer in der Welt der Videokonferenzlösungen wurde, liegt darin, wie einfach die Anmeldung mit einem Klick für Anfänger war.
Plattformen sollten so intuitiv und einladend wie möglich zu bedienen sein, mit beliebten Funktionen, die leicht verfügbar sind, ohne das Gesamterlebnis zu überladen. Verwenden Sie kostenlose Testversionen, wenn verfügbar, um neue Tools in begrenztem Umfang zu testen, und bitten Sie Benutzer in verschiedenen Bereichen oder Abteilungen des Unternehmens um Feedback, um zu beurteilen, wie gut sie funktionieren.
Ein weiterer Tipp zur Steigerung der Nutzung und des ROI: Sobald Sie eine Videokonferenzlösung zur Verfügung gestellt haben, bieten Sie Schulungsressourcen an, die entweder live oder aufgezeichnet und selbstgesteuert sind, oder wenden Sie sich direkt an die Hersteller, um aufgezeichnete Tutorials und Schulungen bereitzustellen, damit die Benutzer die ihnen zur Verfügung stehenden Inhalte voll ausschöpfen und sich auf dem Bildschirm wohl fühlen können.
