Was einst als wünschenswerte Zusatzfunktion galt, ist heute in nahezu allen Büroumgebungen unerlässlich: die flächendeckende Verfügbarkeit hochwertiger Videokonferenzlösungen für alle Mitarbeitenden. Der zunehmende Trend zu Remote-Arbeit und virtuellen Meetings erfordert von IT- und Unified-Communications-Verantwortlichen, stets über die neuesten Audio- und Videolösungen informiert zu sein.
Bei der Auswahl der besten Lösung für ein Unternehmen oder eine große Organisation müssen unter anderem folgende Aspekte berücksichtigt werden: Kosten, Größe des Teilnehmerkreises und Flexibilität der Videokonferenzoptionen.
Hier sind einige nützliche Tipps, wie Sie die richtige Kombination aus Audio- und Videolösungen für Videokonferenzen finden, um den Erfolg am Arbeitsplatz zu unterstützen.
Berücksichtigen Sie die Videoauflösung.
Für qualitativ hochwertige Videos sind zwei Dinge entscheidend: die Kameraausrüstung und die Plattform, die das Videosignal überträgt. Legen Sie zunächst die grundlegenden Anforderungen an die für Videokonferenzen verwendeten Kameras fest und stellen Sie das Budget bereit, um hochwertige Webcams – mit einer Auflösung von 1080p oder 2160p (4K) und mindestens 30 Bildern pro Sekunde – flächendeckend verfügbar zu machen, idealerweise als Standardausstattung für alle Geräte.
Auf Plattformseite hilft die Entscheidung, wie wichtig eine hohe Videoqualität für den Erfolg von Meetings ist, die Auswahl einzugrenzen. Einige Dienste bieten maximal eine Auflösung von 720p, was weniger zufriedenstellend ist als die zunehmend übliche Auflösung von 1080p, insbesondere für Videokonferenzlösungen für Unternehmenskunden.
Die Bedeutung von Fernbesprechungen hat die Auswahl der richtigen Videokonferenzlösungen zu einer obersten Priorität gemacht.
Wählen Sie die gewünschten Bonusfunktionen aus.
Videokonferenzen sind heutzutage selten ein eigenständiger Bedarf, was bedeutet, dass hochwertige Audio- und Videolösungen über grundlegende Kollaborationswerkzeuge wie Chat- und Dateifreigabefunktionen verfügen müssen.
Die Vielzahl an Funktionen und Möglichkeiten der rund ein Dutzend Anbieter von Videokonferenzlösungen kann schnell unübersichtlich werden. Man vergleicht beispielsweise die Anzahl parallel laufender, qualitativ hochwertiger Videos, die Verfügbarkeit einer Galerieansicht oder die Unterstützung von Untertiteln und Transkriptionen. Bevor Sie eine Vergleichstabelle erstellen, sollten Sie eine Umfrage durchführen und die Nutzungsdaten Ihres Unternehmens analysieren, um herauszufinden, welche Funktionen in Ihrer Branche am wichtigsten und beliebtesten sind.
Stellen Sie es sich so vor, als würden Sie vor dem Einkauf im Supermarkt eine wöchentliche Einkaufsliste schreiben – Sie kaufen nur die Lebensmittel, die Sie benötigen, anstatt sich von verlockenden, aber unnötigen Angeboten verführen zu lassen.
Sicherheit gewährleisten
Die Flexibilität und der Funktionsumfang Ihrer Videokonferenzlösung müssen mit den Verschlüsselungsmechanismen – sowohl clientseitig als auch vom Anbieter integriert – in Einklang gebracht werden, um die Sicherheit wichtiger Geschäftstreffen zu gewährleisten.
Dienstanbieter mit Enterprise-Lizenzen sollten flexible Sicherheitseinstellungen anbieten, die es Nutzern ermöglichen, Passwörter für alle Meetings festzulegen, wobei der Organisator oder Vorsitzende zuerst beitritt, Teilnehmer zulässt und das Meeting bei Bedarf sperrt. Weitere hilfreiche Optionen sind automatische Benachrichtigungen für weitergeleitete Einladungen, die Möglichkeit, die Aufzeichnung von Meetings zu verhindern, und die Einschränkung der Dateifreigabe in öffentlichen Chatbereichen, um zu verhindern, dass sensible Dateien allgemein zugänglich werden.
Auf Anbieterseite ist eine sorgfältige Prüfung durchzuführen , um sicherzustellen, dass die Datenspeicherkapazitäten sicher und von allen anderen Netzwerken getrennt sind und die Datenübertragung durch Verschlüsselungsschlüssel von entweder 56 oder 128 Bit geschützt ist, was der Mindeststandard für nichtmilitärische Organisationen sein sollte.
Berücksichtigen Sie Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit.
Die Berücksichtigung von Daten bei der Auswahl von Funktionsumfängen kann auch Aufschluss darüber geben, wie vertraut die Nutzer mit den Audio- und Videolösungen sind, die sich in der Zeit nach der Pandemie zu alltäglichen Produktivitätswerkzeugen entwickelt haben. Ein Grund dafür, dass Zoom so schnell zu einem so prominenten Akteur im Bereich der Videokonferenzlösungen wurde, ist die einfache „Ein-Klick“-Anmeldung, die auch für Einsteiger problemlos möglich war.
Plattformen sollten so intuitiv und benutzerfreundlich wie möglich sein und beliebte Funktionen leicht zugänglich machen, ohne die Benutzererfahrung zu überladen. Nutzen Sie, wenn möglich, kostenlose Testversionen, um neue Tools in begrenztem Umfang zu erproben, und bitten Sie Nutzer aus verschiedenen Bereichen oder Abteilungen des Unternehmens um Feedback, um die Leistungsfähigkeit zu beurteilen.
Ein weiterer Tipp zur Steigerung der Nutzung und des ROI: Sobald Sie eine Videokonferenzlösung zur Verfügung gestellt haben, bieten Sie Schulungsmaterialien an, die entweder live oder aufgezeichnet und selbstgesteuert sind, oder wenden Sie sich direkt an die Hersteller, um aufgezeichnete Tutorials und Schulungen bereitzustellen, damit die Benutzer das ihnen zur Verfügung stehende Angebot voll ausschöpfen und sich wohlfühlen, wenn sie vor dem Bildschirm sind.