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ITリーダーが現在のユニファイド・コミュニケーション戦略を進化させ、ミーティング・エクイティを通じてリモートワークやハイブリッドワークをサポートするテクノロジーに投資する中で、非同期ワークフローが脚光を浴びている。
2019年にはナレッジワーカーの27％、全労働者の17％を占めるなど、パンドミックの前からすでに成長を続けているリモートワークやハイブリッドワークは、企業や組織が自社のビジネスや文化に適したレベルを見出すにつれて、ますます増えていきそうだ。ハーバード・ビジネス・スクールのPrithwiraj Choudhury教授のように、「我々はおそらく10年後には、これを『リモートワーク』と呼ばなくなるだろう。単に仕事と呼ぶようになるだろう。
このような非同期のコミュニケーションスタイルが急速に主流になるにつれ、リアルタイムのミーティングやプレゼンテーションが、オンデマンドやトランスクリプトとして消費できる録画イベントへとますます進化しています。非同期ワークフローの利点を生かし、落とし穴を避けるには、綿密な計画と適切なテクノロジーが必要です。
非同期ワークフローとは、リアルタイムではないコミュニケーションやプロセスを指す。テキストメッセージ、ポッドキャスト、オンデマンドのウェビナー、ビデオコンテンツ、Eメールなど、ビジネスや生活の中で数多くの例がある。ある個人が自分のタイムライン上でコンテンツを作成し、他の人が可能な時にそれを消費し、共有された情報を参照するために何度も遡る。このようなワークフローによって、人々は複数のプラットフォーム上の情報にも、より簡単にアクセスできるようになる。
リモートワークやハイブリッドワークのスタイルがより強固かつ包括的にビジネスに統合され、タイムゾーンを越えて効率的にコラボレーションする必要性が高まる中、こうした非同期ワークフローは急速にナレッジワーカーの日常生活に浸透しています。また、これらのワークフローは、今日の労働者が最も望んでいるもの、すなわち柔軟性を提供するものでもあります。
「非同期コミュニケーションは、柔軟性を強化し続けています」と、Bose Professional のマーケットリーダーであるマーティン・ボドリーは言う。
企業は、主要な従業員がタイムゾーンをまたいで配置されている環境において、ワークフローとコラボレーションを促進するためにユニファイド・コミュニケーションに長い間依存してきた。例えば、東海岸にいる技術担当役員は、アジアを拠点とする開発チームと仕事をするために、主に非同期通信に頼る必要があるかもしれません。
今日、これはさらに一歩進んで、従業員が同じ場所にいても、柔軟に消費するために情報をキャプチャするというトレンドに見られるように、ビデオツールにまつわる使用と快適さの拡大につながっている。この需要は、オフィスで使用される最も身近な製品のいくつかに革新を促している。
「マイクロソフトは、プレゼンテーションの録画をサードパーティ製品に頼るのではなく、PowerPointの最新リリースに録画ボタンを搭載しました。"これは、今日の市場において、より多くのコンテンツ・キャプチャ・ツールを求める顧客の要求の証である。"
ZoomやMicrosoft Teamsのようなユニファイド・コミュニケーション・プラットフォームが広く採用されていることに加え、ハードウェアも進化し続けており、企業が非同期型業務の価値を最大限に発揮するために必要な技術インフラを提供している、とボドレー氏は指摘する。
「ハードウェアの分野では、高画質で高度なスタジオ照明や洗練されたオーディオ機能を備えた、高性能なコンテンツ・キャプチャ用にカスタマイズされたデスクトップ・デバイスがあります」とボドリーは言う。
テープ起こしは、記録管理から会議の公平性に至るまで、あらゆる場面で重要な役割を果たしている。一部のプロバイダーはAIを活用したテープ起こしを提供しており、その精度はますます高まっている。
「これは、非同期ワークフローの価値を高めるものです。なぜなら、人々は後で、発言者の属性を完全に記録したトランスクリプトを読むことができるからです」とBodley氏は指摘する。トランスクリプションは、多言語を話すグローバルチームの翻訳やローカリゼーションのベースとしても機能し、コミュニケーションの障壁を取り除くのに役立ちます。
非同期ワークフローを適切に適用すれば、チームメンバー、特にリアルタイムの環境では貢献する力が弱いと感じていたメンバーのコラボレーションを向上させることから始まり、十分なメリットを得ることができる。
「ライブの環境では、常に発言する人がいる一方で、内気な人、内向的な人、返答を考えるのに時間が必要な人もいる。そういった人たちは、非同期の環境の方が発言しやすいでしょう。より公平に貢献する機会が育まれ、そのテーブルにいる全員から意見を聞くことができるので、多くの価値があります」とボドリーは言う。
また、スケジュールが詰まっていてミーティングを欠席せざるを得ないリーダーや主要な貢献者の参加を促すために、非同期コミュニケーションとコラボレーションの機会を強調する。非同期ミーティングはまた、時間を節約し、週次スタンドアップやプロジェクトの最新情報などのコンテンツを記録し、自由に消費するために使用することもできる。
スムーズな非同期ワークフローを実現するテクノロジーへの投資は非常に重要です。ワーカーはライブ会議の不具合にある程度寛容かもしれませんが、信頼性を高め、可能な限り最高の録音を提供するためには、可能な限りスムーズで自然な体験を実現することが極めて重要です。オーディオとビジュアルの品質は、再生品質から正確な書き起こしの作成能力まで、あらゆるものに影響を与えます。「この非同期ワークフローを可能にするためには、キャプチャーする音声の品質が最も重要です。
非言語コミュニケーションの重要性を考えると、動画のキャプチャと表示についても考える必要がある。「消費者向けソーシャル・アプリで高品質のビデオ・キャプチャーがいかに普及しているかを見れば、ビデオ・キャプチャーするコンテンツの質がますます重視されるようになっています。私たちは皆、高品質な体験を期待しています。「私たちのコミュニケーション方法は、言葉だけではありません。ボディランゲージ、表情、イントネーションでコミュニケーションをとり、そのすべてがキャプチャーされるのです」。
音声と映像の品質を念頭に置いて、ITリーダーは、さまざまな環境で高品質のキャプチャと再生をサポートするために最適なテクノロジーを検討する必要があります。
個人のリモートワーカーやハイブリッドワーカーには、ノイズキャンセリングヘッドセットがプロフェッショナルな音質を提供し、雑念を遮りやすくします。小規模または中規模の会議室では、統合型ビデオバーソリューションがユニファイド・コミュニケーション（UC）プラットフォームと統合し、操作しやすいオーディオとビデオを提供します。
例えば、Bose Professional VideobarVB-Sは、4本のビームステアリング・マイクロフォン、4K超高解像度カメラ、そして特徴的なBose Professional サウンドを提供し、10フィート×10フィートまでの部屋に対応します。Bose Professional Videobar VB1 は、6つのビームステアリングマイクロホンを含む拡張機能を提供し、最大20フィート×20フィートの部屋で同じ高品質の録音・再生体験を提供します。
職場はこの2年間で大きく変化し、これからも変化・進化し続けるだろう。企業は今日の働き方に対応するため、テクノロジーへのアプローチを再考している。これは明日、重要な競争上の優位性となるだろう。非同期のワークフローやユニファイド・コミュニケーション・ツールへの依存は、Z世代や若い世代が労働力として入ってくるにつれて、ますます増えていくだろう。
「ティーンエイジャーを見てごらん。私には3人の子供がいますが、彼らの携帯電話の使い方を見てください。通話は月に1、2回。しかし、メールや通知は何千通にもなります。世代全体がこのように成長しているのだから、非同期の考え方は労働力に大きな影響を与えるに違いない。実際、すでにそうなっています」とボドリーは言う。
非同期コミュニケーションのための適切なツールを導入することは、今日の労働力の潜在能力を引き出すのに役立つだけでなく、組織の次世代の生産性を高めるための重要な土台を築くことになる。
非同期ワークフローは、プロジェクトのコラボレーションからパーソナライズされた会社の最新情報まで、さまざまなメリットをもたらす高品質なコンテンツへのアクセスを提供します。
