À mesure que les responsables informatiques font évoluer les stratégies de communications unifiées actuelles et investissent dans des technologies pour soutenir le travail à distance et hybride grâce à une équité en matière de réunions, les flux de travail asynchrones sont mis en lumière.
Déjà en pleine expansion avant la pandémie — représentant 27 % des travailleurs du savoir et 17 % de l'ensemble des travailleurs en 2019 —, le télétravail et le travail hybride devraient continuer de progresser à mesure que les entreprises et les organisations trouveront le niveau adapté à leurs besoins et à leur culture. De fait, les chercheurs estiment que 25 % des emplois qualifiés en Amérique du Nord seront exercés à distance d'ici fin 2022, et ce pourcentage continuera d'augmenter, ce qui amène des personnalités comme Prithwiraj Choudhury, professeur à la Harvard Business School, à déclarer : « D'ici dix ans, nous cesserons probablement de parler de "télétravail". Nous parlerons simplement de travail. »
Avec la généralisation rapide de ces modes de communication asynchrones, les réunions et présentations en temps réel évoluent de plus en plus vers des événements enregistrés, consultables à la demande ou sous forme de transcription. Pour tirer pleinement parti des flux de travail asynchrones – et éviter leurs écueils –, il est essentiel de bien planifier et d'utiliser les technologies appropriées.
Définition des flux de travail asynchrones
Un flux de travail asynchrone désigne toute communication ou tout processus qui ne se déroule pas en temps réel. On en trouve de nombreux exemples dans le monde professionnel et dans la vie quotidienne : SMS, podcasts, webinaires à la demande, contenus vidéo et courriels. Une personne crée du contenu à son rythme, et d’autres le consultent quand elles le souhaitent, voire y reviennent régulièrement pour se référer aux informations partagées. Ce type de flux de travail facilite également l’accès à l’information sur différentes plateformes.
Avec l'intégration croissante du télétravail et des modes de travail hybrides dans les entreprises et la nécessité de collaborer efficacement malgré les décalages horaires, ces flux de travail asynchrones sont rapidement devenus le quotidien des travailleurs du savoir. Ils offrent également ce que les actifs d'aujourd'hui recherchent avant tout : la flexibilité.
« La communication asynchrone continue de renforcer la flexibilité », déclare Martin Bodley, responsable du marché pour Bose Professional « non seulement en ce qui concerne notre emplacement physique, mais aussi notre temps, ce qui nous permet une flexibilité dans notre calendrier. »
Les flux de travail asynchrones se généralisent
Les entreprises s'appuient depuis longtemps sur les communications unifiées pour optimiser les flux de travail et la collaboration dans des environnements où les employés clés sont répartis sur des fuseaux horaires incompatibles. Par exemple, un responsable technique de la côte Est peut avoir besoin de privilégier les communications asynchrones pour collaborer avec une équipe de développement basée en Asie.
Aujourd'hui, cette tendance va encore plus loin avec l'utilisation accrue et le confort d'utilisation des outils vidéo, illustrés par la volonté de capturer des informations pour une consultation flexible, même lorsque les employés se trouvent au même endroit. Cette demande stimule l'innovation dans certains des produits les plus courants utilisés au bureau.
« Microsoft a désormais intégré un bouton d'enregistrement dans la dernière version de PowerPoint, au lieu de recourir à des logiciels tiers pour enregistrer les présentations », souligne Bodley. « Cela témoigne de la demande croissante des clients pour des outils de capture de contenu plus performants sur le marché actuel. »
Innovations favorisant la collaboration asynchrone
Bodley souligne qu'en plus de l'adoption généralisée des plateformes de communications unifiées telles que Zoom et Microsoft Teams, le matériel continue d'évoluer, fournissant l'infrastructure technologique dont les entreprises ont besoin pour tirer pleinement parti du travail asynchrone.
« Dans le domaine du matériel, il existe des appareils de bureau conçus sur mesure pour la capture de contenu haute performance, avec un éclairage studio avancé de haute qualité et des capacités audio sophistiquées », explique Bodley.
Les transcriptions jouent un rôle important dans de nombreux domaines, de la tenue des registres à l'organisation de réunions sur l'équité. Certains prestataires proposent des transcriptions automatisées par intelligence artificielle, d'une précision toujours plus grande.
« Cela renforce la valeur de nos flux de travail asynchrones, car les transcriptions, avec l'attribution des intervenants, peuvent être consultées ultérieurement », souligne Bodley. La transcription peut également servir de base à la traduction et à la localisation pour les équipes internationales multilingues, contribuant ainsi à lever les barrières de communication.
Améliorer la collaboration grâce au flux de travail asynchrone
Lorsqu'ils sont correctement appliqués, les flux de travail asynchrones peuvent offrir de nombreux avantages, à commencer par une meilleure collaboration des membres de l'équipe, en particulier ceux qui pouvaient se sentir moins en mesure de contribuer en temps réel.
« En présentiel, certaines personnes prennent toujours la parole, tandis que d'autres sont timides, introverties ou ont besoin de plus de temps pour réfléchir. Ces dernières seront plus enclines à s'exprimer dans un contexte asynchrone. Cela favorise une plus grande égalité des chances et représente un atout considérable, car chacun peut ainsi s'exprimer », explique Bodley.
Il souligne également les possibilités offertes par la communication et la collaboration asynchrones pour encourager la participation des dirigeants et des principaux contributeurs qui, en raison d'un emploi du temps chargé, peuvent être contraints de manquer des réunions. Les réunions asynchrones permettent aussi de gagner du temps et d'enregistrer des contenus tels que les réunions hebdomadaires ou les mises à jour de projet, consultables ultérieurement.
Choisir la technologie audio et visuelle
Investir dans les technologies permettant des flux de travail asynchrones fluides est essentiel. Si les collaborateurs peuvent tolérer quelques imprévus lors des réunions en direct, il est crucial d'offrir une expérience aussi fluide et naturelle que possible afin de renforcer la confiance et de garantir un enregistrement de la meilleure qualité. La qualité audio et vidéo influe sur tout, de la qualité de la lecture à la capacité de générer des transcriptions précises. « La qualité audio de l'enregistrement est primordiale pour ce flux de travail asynchrone », affirme Bodley.
Étant donné l'importance de la communication non verbale, il est essentiel de réfléchir à la capture et à l'affichage vidéo. « Si l'on observe la prévalence de la capture vidéo haute définition dans les applications sociales grand public, on constate une priorité croissante accordée à la qualité du contenu vidéo. Nous nous attendons tous à une expérience de haute qualité », explique Bodley. « Notre communication ne se limite pas aux mots ; elle inclut également le langage corporel, les expressions faciales, l'intonation, et tout cela est enregistré. »
Dans un souci de qualité audio et vidéo, les responsables informatiques devraient explorer les technologies les mieux conçues pour prendre en charge la capture et la lecture de haute qualité dans divers contextes.
Pour les télétravailleurs et les travailleurs hybrides, les casques à réduction de bruit offrent une qualité audio professionnelle et facilitent la réduction des distractions. Dans les petites et moyennes salles de réunion, les solutions de barres vidéo intégrées proposent une solution audio et vidéo simple d'utilisation, compatible avec les plateformes de communications unifiées.
La barre de Bose Professional Videobar VB-S , par exemple, offre quatre microphones à directivité optimisée, une caméra 4K ultra HD et une signature sonore unique. Bose Professional Le système audio Bose Professional Videobar VB1 offre des fonctionnalités étendues, notamment six microphones à directivité optimisée, pour une expérience d'enregistrement et de lecture de haute qualité dans des pièces allant jusqu'à 6 mètres sur 6 mètres.
Un espace en pleine croissance
Le monde du travail a considérablement évolué ces deux dernières années et continuera de se transformer. Les entreprises repensent leur approche technologique pour s'adapter aux nouvelles méthodes de travail. Ce sera un atout concurrentiel majeur demain. Les flux de travail asynchrones et le recours aux outils de communication unifiés se généraliseront avec l'arrivée sur le marché du travail de la génération Z et des générations suivantes.
« Prenez l’exemple des adolescents. J’ai trois enfants et observez comment ils utilisent leur téléphone. Ils passent un ou deux appels par mois. Mais ils reçoivent des milliers de SMS et de notifications. Avec toute une génération qui grandit ainsi, cette mentalité asynchrone aura forcément un impact considérable sur le monde du travail. D’ailleurs, c’est déjà le cas », affirme Bodley.
Mettre en place les outils adéquats pour les communications asynchrones peut non seulement contribuer à libérer le potentiel de la main-d'œuvre actuelle, mais aussi jeter les bases essentielles de la productivité de nouvelle génération de votre organisation.
Les flux de travail asynchrones permettent d'accéder à un contenu de haute qualité et offrent de nombreux avantages, allant de la collaboration sur les projets aux mises à jour personnalisées de l'entreprise.