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Alors que les responsables informatiques font évoluer les stratégies actuelles de communications unifiées et investissent dans des technologies pour soutenir le travail à distance et hybride grâce à l'équité des réunions, les flux de travail asynchrones sont sous les feux de la rampe.
Le travail à distance et le travail hybride se développent déjà avant la pandémie - ils représentent 27 % des travailleurs du savoir et 17 % de l'ensemble des travailleurs en 2019 - et ne feront que croître à mesure que les entreprises et les organisations trouveront le niveau qui convient à leur activité et à leur culture. En fait, les chercheurs estiment que 25 % de tous les emplois professionnels en Amérique du Nord seront à distance d'ici à la fin de 2022, et ce pourcentage continuera d'augmenter, ce qui amène des personnes comme Prithwiraj Choudhury, professeur à la Harvard Business School , à déclarer: "Dans dix ans, nous cesserons probablement d'appeler cela du "travail à distance". Nous l'appellerons simplement "travail".
Ces styles de communication asynchrones se généralisant rapidement, les réunions et les présentations en temps réel évoluent de plus en plus vers des événements enregistrés qui peuvent être consultés à la demande ou sous forme de transcription. Pour tirer parti des avantages des flux de travail asynchrones - et éviter les pièges - il faut une planification réfléchie et une technologie adaptée.
Un flux de travail asynchrone fait référence à toute communication ou processus qui n'est pas en temps réel. Il existe de nombreux exemples dans le monde des affaires et dans la vie quotidienne, tels que les messages textuels, les podcasts, les webinaires à la demande, les contenus vidéo et les courriels. Une personne génère du contenu sur sa ligne de temps, et les autres le consomment quand ils le peuvent, allant même jusqu'à revenir en arrière à plusieurs reprises pour se référer aux informations partagées. Ce type de flux de travail permet également aux personnes d'accéder plus facilement aux informations sur plusieurs plateformes.
Avec l'intégration plus ferme et plus complète des modes de travail à distance et hybrides dans les entreprises et la nécessité de collaborer efficacement au-delà des fuseaux horaires, ces flux de travail asynchrones sont rapidement devenus le quotidien des travailleurs du savoir. Ils offrent également ce que les travailleurs d'aujourd'hui recherchent le plus : la flexibilité.
"La communication asynchrone continue de renforcer la flexibilité", déclare Martin Bodley, chef de marché pour Bose Professional, "non seulement en ce qui concerne notre emplacement physique, mais aussi notre temps, ce qui permet une certaine flexibilité dans notre calendrier".
Les entreprises s'appuient depuis longtemps sur les communications unifiées pour optimiser les flux de travail et la collaboration dans des environnements où les employés clés sont situés dans des fuseaux horaires incompatibles. Par exemple, un responsable technologique de la côte Est peut avoir besoin de s'appuyer sur des communications asynchrones pour travailler avec une équipe de développement basée en Asie.
Aujourd'hui, cela va encore plus loin avec l'utilisation accrue des outils vidéo et le confort qu'ils procurent, comme en témoigne la tendance à capturer des informations pour une consommation flexible, même lorsque les employés se trouvent au même endroit. Cette demande stimule l'innovation dans certains des produits les plus familiers utilisés dans les bureaux.
"Microsoft a désormais inclus un bouton d'enregistrement dans sa dernière version de PowerPoint, au lieu de s'appuyer sur des produits tiers pour enregistrer les présentations", note M. Bodley. "Cela témoigne de la demande des clients pour davantage d'outils de capture de contenu sur le marché actuel.
M. Bodley note qu'en plus de l'adoption généralisée de plateformes de communications unifiées telles que Zoom et Microsoft Teams, le matériel informatique continue d'évoluer, fournissant l'infrastructure technologique dont les entreprises ont besoin pour réaliser la pleine valeur du travail asynchrone.
"Dans le domaine du matériel, il existe des appareils de bureau personnalisés pour la capture de contenu de haute performance, avec un éclairage de studio avancé de haute qualité et des capacités audio sophistiquées", explique M. Bodley.
Les transcriptions jouent également un rôle important dans tous les domaines, de la tenue des dossiers à l'équité des réunions. Certains fournisseurs proposent des transcriptions alimentées par l'IA qui sont de plus en plus précises.
"Cela renforce la valeur de nos flux de travail asynchrones, car les gens peuvent lire les transcriptions plus tard, avec l'attribution du locuteur", note M. Bodley. La transcription peut également servir de base à la traduction et à la localisation pour les équipes internationales multilingues afin d'éliminer les barrières de communication.
Lorsqu'ils sont appliqués correctement, les flux de travail asynchrones peuvent offrir de nombreux avantages, à commencer par une meilleure collaboration de la part des membres de l'équipe, en particulier ceux qui se sentent moins habilités à contribuer dans des environnements en temps réel.
"Dans un environnement réel, certaines personnes prendront toujours la parole, tandis que d'autres seront timides, introverties ou auront besoin de plus de temps pour réfléchir à leur réponse. Ces personnes seront plus enclines à s'exprimer dans un environnement asynchrone. L'opportunité de contribuer est beaucoup plus équitable, ce qui a beaucoup de valeur, car vous entendez tous les participants à la table", explique M. Bodley.
Il souligne également les possibilités de communication et de collaboration asynchrones afin d'inviter les dirigeants et les collaborateurs clés à participer aux réunions en raison de leur emploi du temps chargé. Les réunions asynchrones peuvent également être utilisées pour gagner du temps et enregistrer des contenus tels que des réunions hebdomadaires ou des mises à jour de projets qui peuvent être consultés à volonté.
Il est essentiel d'investir dans la technologie qui permet des flux de travail asynchrones et fluides. Bien que les travailleurs puissent avoir une certaine tolérance pour les réunions en direct qui présentent des problèmes, il est essentiel d'obtenir l'expérience la plus fluide et la plus naturelle possible afin de renforcer la confiance et d'obtenir le meilleur enregistrement possible. La qualité audio et visuelle a un impact sur tout, de la qualité de rediffusion à la capacité de générer des transcriptions précises. "La qualité audio de ce que vous capturez pour permettre ce flux de travail asynchrone est primordiale", déclare M. Bodley.
Compte tenu de l'importance de la communication non verbale, il est également essentiel de penser à la capture et à l'affichage vidéo. "Si l'on considère la prévalence de la capture vidéo de haute qualité dans les applications sociales grand public, on constate que la priorité est de plus en plus accordée au calibre du contenu capturé en vidéo. Nous nous attendons tous à ce que l'expérience soit de haute qualité", explique M. Bodley. "La façon dont nous communiquons ne se limite pas à nos mots ; nous communiquons avec le langage corporel, les expressions faciales, l'intonation, et tout cela est capturé."
En gardant à l'esprit la qualité audio et vidéo, les responsables informatiques devraient explorer les technologies les mieux conçues pour prendre en charge la capture et la relecture de haute qualité dans une variété de contextes.
Pour les travailleurs individuels à distance et hybrides, les casques à réduction de bruit peuvent offrir une qualité audio professionnelle et faciliter l'élimination des distractions. Pour les salles de réunion de petite ou moyenne taille, les solutions intégrées de vidéobar peuvent fournir un son et une vidéo faciles à utiliser qui s'intègrent aux plates-formes de communications unifiées.
Le Videobar VB-SBose Professional , par exemple, offre quatre microphones orientables, une caméra 4K ultra-HD et le son caractéristique de Bose Professional pour des pièces allant jusqu'à 10 pieds x 10 pieds. Le VideobarBose Professional VB1 offre des capacités étendues, y compris six microphones orientables, pour offrir la même expérience d'enregistrement et de lecture de haute qualité dans des salles allant jusqu'à 20 pieds x 20 pieds.
Le lieu de travail a beaucoup changé au cours des deux dernières années, et il continuera à changer et à évoluer. Les entreprises repensent leur approche de la technologie pour s'adapter aux méthodes de travail d'aujourd'hui. Cela constituera demain un avantage concurrentiel important. Les flux de travail asynchrones et le recours aux outils de communication unifiée ne feront qu'augmenter avec l'arrivée de la génération Z et des jeunes générations sur le marché du travail.
"Regardez les adolescents. J'ai trois enfants et je vois comment ils utilisent leur téléphone. Ils passent un ou deux appels par mois. En revanche, ils envoient des milliers de SMS et de notifications. Avec une génération entière qui grandit de cette manière, cet état d'esprit asynchrone aura forcément un impact significatif sur la main-d'œuvre. En fait, c'est déjà le cas", affirme M. Bodley.
La mise en place des bons outils pour les communications asynchrones peut non seulement contribuer à libérer le potentiel de la main-d'œuvre d'aujourd'hui, mais aussi jeter les bases de la prochaine génération de productivité de votre organisation.
Les flux de travail asynchrones permettent d'accéder à un contenu de haute qualité et offrent toute une série d'avantages, de la collaboration à un projet aux mises à jour personnalisées de l'entreprise.
