A medida que los líderes de TI desarrollan las estrategias de comunicaciones unificadas actuales e invierten en tecnologías para respaldar el trabajo remoto e híbrido a través de la equidad en las reuniones, los flujos de trabajo asincrónicos han cobrado protagonismo.
El trabajo remoto e híbrido, que ya estaba en crecimiento antes de la pandemia (representaba el 27% de los trabajadores del conocimiento y el 17% de todos los trabajadores en 2019 ), parece que seguirá aumentando a medida que las empresas y organizaciones encuentren el nivel adecuado para su negocio y cultura. De hecho, los investigadores estiman que el 25% de todos los empleos profesionales en Norteamérica serán remotos para finales de 2022, y este porcentaje seguirá aumentando, lo que ha llevado a personas como el profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, Prithwiraj Choudhury, a declarar : «Probablemente en 10 años dejaremos de llamarlo 'trabajo remoto'. Simplemente lo llamaremos trabajo».
Con la rápida generalización de estos estilos de comunicación asincrónica, las reuniones y presentaciones en tiempo real evolucionan cada vez más hacia eventos grabados que pueden reproducirse a demanda o como transcripción. Aprovechar los beneficios de los flujos de trabajo asincrónicos y evitar sus inconvenientes requiere una planificación minuciosa y la tecnología adecuada.
Definición de flujos de trabajo asincrónicos
Un flujo de trabajo asincrónico se refiere a cualquier comunicación o proceso que no se realiza en tiempo real. Existen numerosos ejemplos en el ámbito empresarial y personal, como mensajes de texto, podcasts, seminarios web a la carta, contenido de video y correo electrónico. Una persona genera contenido en su cronología y otras lo consumen cuando pueden, incluso consultando repetidamente la información compartida. Este tipo de flujo de trabajo también facilita el acceso a la información en múltiples plataformas.
Con la integración cada vez más firme y completa de los estilos de trabajo remoto e híbrido en las empresas y la necesidad de colaborar eficazmente entre zonas horarias, estos flujos de trabajo asincrónicos se han convertido rápidamente en la vida cotidiana de los trabajadores del conocimiento. Además, ofrecen lo que más desea la fuerza laboral actual: flexibilidad.
“La comunicación asincrónica continúa reforzando la flexibilidad”, afirma Martin Bodley, líder del mercado de Bose Professional , “no sólo en nuestra ubicación física sino también en nuestro tiempo, permitiendo flexibilidad en nuestro calendario”.
Los flujos de trabajo asincrónicos se generalizan
Las empresas han dependido durante mucho tiempo de las comunicaciones unificadas para impulsar los flujos de trabajo y la colaboración en entornos donde los empleados clave se encuentran en zonas horarias incompatibles. Por ejemplo, un ejecutivo de tecnología de la Costa Este podría necesitar recurrir en gran medida a comunicaciones asincrónicas para trabajar con un equipo de desarrollo con sede en Asia.
Hoy en día, esto va un paso más allá en el uso y la comodidad que ofrecen las herramientas de video, como lo demuestra la tendencia a capturar información para un consumo flexible, incluso cuando los empleados se encuentran en el mismo lugar. Esta demanda impulsa la innovación en algunos de los productos más comunes en las oficinas.
“Microsoft ha incluido un botón de grabación en su última versión de PowerPoint, en lugar de depender de productos de terceros para grabar presentaciones”, señala Bodley. “Esto demuestra la demanda actual de herramientas de captura de contenido por parte de los clientes”.
Innovaciones que impulsan la colaboración asincrónica
Bodley señala que, además de la amplia adopción de plataformas de comunicaciones unificadas como Zoom y Microsoft Teams, el hardware continúa evolucionando, proporcionando la infraestructura tecnológica que las empresas necesitan para aprovechar al máximo el valor del trabajo asincrónico.
“En el espacio del hardware, hay dispositivos de escritorio que están personalizados para la captura de contenido de alto rendimiento con iluminación de estudio avanzada de alta calidad y capacidades de audio sofisticadas”, afirma Bodley.
Las transcripciones también desempeñan un papel importante en todo, desde el mantenimiento de registros hasta la equidad en las reuniones. Algunos proveedores ofrecen transcripciones impulsadas por IA cada vez más precisas.
“Esto refuerza el valor de nuestros flujos de trabajo asincrónicos, ya que las personas pueden leer las transcripciones posteriormente, incluyendo la atribución del hablante”, señala Bodley. La transcripción también puede servir de base para la traducción y la localización de equipos globales multilingües, lo que ayuda a superar las barreras de comunicación.
Mejorar la colaboración con el flujo de trabajo asincrónico
Cuando se aplican correctamente, los flujos de trabajo asincrónicos pueden brindar amplios beneficios, empezando por una mejor colaboración de los miembros del equipo, especialmente aquellos que pueden haberse sentido menos capacitados para contribuir en entornos de tiempo real.
En un entorno presencial, algunas personas siempre van a hablar, mientras que otras son tímidas, introvertidas o necesitan más tiempo para pensar su respuesta. Estas personas serán más propensas a hablar en un entorno asincrónico. Esto fomenta una oportunidad mucho más equitativa para contribuir, y eso es muy valioso, ya que se escucha a todos los participantes, afirma Bodley.
También destaca las oportunidades de comunicación y colaboración asincrónicas para fomentar la participación de líderes y colaboradores clave que podrían tener que faltar a reuniones debido a agendas apretadas. Las reuniones asincrónicas también pueden utilizarse para ahorrar tiempo y grabar contenido, como reuniones semanales o actualizaciones de proyectos, que se pueden consultar a voluntad.
Elección de tecnología audiovisual
Invertir en tecnología para impulsar flujos de trabajo fluidos y asincrónicos es fundamental. Si bien los trabajadores pueden tolerar las reuniones en vivo con fallos, es crucial lograr la experiencia más fluida y natural posible para generar confianza y ofrecer la mejor grabación posible. La calidad de audio y visual influye en todo, desde la calidad de la reproducción hasta la capacidad de generar transcripciones precisas. "La calidad de audio de lo que se captura para permitir este flujo de trabajo asincrónico es fundamental", afirma Bodley.
Dada la importancia de la comunicación no verbal, también es vital pensar en la captura y visualización de video. "Si observamos la prevalencia de la captura de video de alta calidad en las aplicaciones sociales de consumo, se prioriza cada vez más la calidad del contenido que se captura en video. Todos esperamos una experiencia de alta calidad", afirma Bodley. "Nuestra forma de comunicarnos va más allá de nuestras palabras; nos comunicamos con el lenguaje corporal, las expresiones faciales, la entonación, y todo eso se captura".
Teniendo en cuenta la calidad de audio y video, los líderes de TI deben explorar las tecnologías que están mejor diseñadas para soportar la captura y reproducción de alta calidad en una variedad de configuraciones.
Para trabajadores remotos e híbridos, los auriculares con cancelación de ruido ofrecen una calidad de audio profesional y facilitan la eliminación de distracciones. Para salas de reuniones pequeñas o medianas, las soluciones de videobar integrado ofrecen audio y video fáciles de usar que se integran con plataformas de comunicaciones unificadas.
La Bose Professional Videobar VB-S , por ejemplo, ofrece cuatro micrófonos con dirección de haz, una cámara ultra HD 4K y la firma Bose Professional Sonido para salas de hasta 3 x 3 metros. La Bose Professional Videobar VB1 ofrece capacidades ampliadas, incluyendo seis micrófonos con control de haz, para ofrecer la misma experiencia de grabación y reproducción de alta calidad en salas de hasta 6 x 6 metros.
Un espacio en crecimiento
El entorno laboral ha cambiado mucho en los últimos dos años y seguirá cambiando y evolucionando. Las empresas están replanteando su enfoque tecnológico para adaptarse a la forma de trabajar actual. Esto representará una importante ventaja competitiva en el futuro. Los flujos de trabajo asincrónicos y la dependencia de herramientas de comunicación unificadas aumentarán con la incorporación de la Generación Z y las generaciones más jóvenes al mercado laboral.
Fíjense en los adolescentes. Tengo tres hijos y veo cómo usan sus teléfonos. Hacen una o dos llamadas al mes. Pero reciben miles de mensajes y notificaciones. Con toda una generación creciendo de esta manera, esa mentalidad asincrónica seguramente tendrá un impacto significativo en el mercado laboral. De hecho, ya lo está teniendo”, afirma Bodley.
Obtener las herramientas adecuadas para las comunicaciones asincrónicas no solo puede ayudar a liberar el potencial de la fuerza laboral actual, sino que también sienta las bases fundamentales para la próxima generación de productividad de su organización.
Los flujos de trabajo asincrónicos brindan acceso a contenido de alta calidad y ofrecen una variedad de beneficios, desde la colaboración en proyectos hasta actualizaciones personalizadas de la empresa.