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A medida que los responsables de TI evolucionan las actuales estrategias de comunicaciones unificadas e invierten en tecnologías para apoyar el trabajo remoto e híbrido a través de la equidad en las reuniones, los flujos de trabajo asíncronos han pasado a primer plano.
El trabajo remoto e híbrido, que ya está creciendo ante la pandmica -representa el 27% de los trabajadores del conocimiento y el 17% de todos los trabajadores en 2019-, parece que solo va a aumentar a medida que las empresas y organizaciones encuentren el nivel adecuado para su negocio y su cultura. De hecho, los investigadores estiman que el 25% de todos los empleos profesionales en Norteamérica serán remotos a finales de 2022, y este porcentaje seguirá aumentando, lo que ha llevado a personas como el profesor de la Harvard Business School Prithwiraj Choudhury a declarar: "Probablemente en 10 años dejaremos de llamar a esto 'trabajo remoto'. Simplemente lo llamaremos trabajo".
Con estos estilos de comunicación asíncrona convirtiéndose rápidamente en la corriente dominante, las reuniones y presentaciones en tiempo real evolucionan cada vez más hacia eventos grabados que pueden consumirse bajo demanda o como transcripción. Para aprovechar las ventajas de los flujos de trabajo asíncronos -y evitar sus inconvenientes- se requiere una planificación cuidadosa y la tecnología adecuada.
Un flujo de trabajo asíncrono se refiere a cualquier comunicación o proceso que no es en tiempo real. Hay numerosos ejemplos en los negocios y en la vida, como los mensajes de texto, los podcasts, los seminarios web a la carta, los contenidos de vídeo y el correo electrónico. Una persona genera contenido en su línea de tiempo y otras lo consumen cuando pueden, incluso volviendo repetidamente para consultar la información compartida. Este tipo de flujo de trabajo también permite a las personas acceder más fácilmente a la información a través de múltiples plataformas.
Con los estilos de trabajo remoto e híbrido cada vez más integrados en la empresa y la necesidad de colaborar eficazmente en distintos husos horarios, estos flujos de trabajo asíncronos se han convertido rápidamente en el día a día de los trabajadores del conocimiento. Además, ofrecen lo que más desean los trabajadores de hoy: flexibilidad.
"La comunicación asíncrona sigue reforzando la flexibilidad", afirma Martin Bodley, responsable de mercado de Bose Professional, "no sólo en nuestra ubicación física, sino también en nuestro tiempo, lo que permite flexibilidad en nuestro calendario."
Las empresas llevan mucho tiempo confiando en las comunicaciones unificadas para impulsar los flujos de trabajo y la colaboración en entornos en los que los empleados clave se encuentran en zonas horarias incompatibles. Por ejemplo, un ejecutivo de tecnología de la Costa Este puede tener que depender en gran medida de comunicaciones asíncronas para trabajar con un equipo de desarrollo con sede en Asia.
Hoy en día, esto va un paso más allá en el uso ampliado y la comodidad en torno a las herramientas de vídeo que se observa en la tendencia a capturar información para el consumo flexible, incluso cuando los empleados están en el mismo lugar. Esa demanda está impulsando la innovación en algunos de los productos más conocidos utilizados en las oficinas.
"Microsoft ha incluido ahora un botón de grabación en su última versión de PowerPoint, en lugar de depender de productos de terceros para grabar las presentaciones", señala Bodley. "Eso es un testimonio de la demanda de los clientes de más herramientas de captura de contenidos en el mercado actual".
Bodley señala que, además de la amplia adopción de plataformas de comunicaciones unificadas como Zoom y Microsoft Teams, el hardware sigue evolucionando, proporcionando la infraestructura tecnológica que las empresas necesitan para aprovechar todo el valor del trabajo asíncrono...
"En el ámbito del hardware, existen dispositivos de sobremesa personalizados para la captura de contenidos de alto rendimiento, con iluminación de estudio avanzada de alta calidad y sofisticadas funciones de audio", afirma Bodley.
Las transcripciones también están desempeñando un papel importante en todo, desde el mantenimiento de registros hasta la equidad en las reuniones. Algunos proveedores ofrecen transcripciones basadas en inteligencia artificial cada vez más precisas.
"Esto refuerza el valor de nuestros flujos de trabajo asíncronos, porque la gente puede leer las transcripciones más tarde, con la atribución completa del orador", señala Bodley. La transcripción también puede servir de base para la traducción y localización en equipos multilingües de todo el mundo, lo que ayuda a romper las barreras de comunicación.
Cuando se aplican correctamente, los flujos de trabajo asíncronos pueden aportar amplias ventajas, empezando por una mejor colaboración de los miembros del equipo, especialmente de aquellos que pueden haberse sentido menos capacitados para contribuir en entornos en tiempo real.
"En un entorno en directo, algunas personas siempre van a hablar, mientras que otras son tímidas, introvertidas o necesitan más tiempo para pensar su respuesta. En un entorno asíncrono es más probable que esas personas intervengan. Fomenta una oportunidad mucho más equitativa de contribuir, y eso tiene mucho valor, ya que escuchas a todos los que están en la mesa", dice Bodley.
También destaca las oportunidades de comunicación y colaboración asíncronas para invitar a participar a directivos y colaboradores clave que pueden tener que perderse reuniones debido a sus apretadas agendas. Las reuniones asíncronas también pueden servir para ahorrar tiempo y grabar contenidos, como las reuniones semanales o las actualizaciones de proyectos, que pueden consumirse a voluntad.
Es fundamental invertir en la tecnología que permita flujos de trabajo asíncronos y fluidos. Si bien los trabajadores pueden tener cierta tolerancia a las reuniones en directo con fallos, es crucial lograr la experiencia más fluida y natural posible para generar confianza y ofrecer la mejor grabación posible. La calidad visual y de audio influye en todos los aspectos, desde la calidad de la reproducción hasta la capacidad de generar transcripciones precisas. "La calidad de audio de lo que se está capturando para permitir este flujo de trabajo asíncrono es primordial", afirma Bodley.
Dada la importancia de la comunicación no verbal, también es vital pensar en la captura y visualización de vídeo. "Si nos fijamos en el predominio de la captura de vídeo de alta calidad en las aplicaciones sociales de consumo, cada vez se da más prioridad al calibre del contenido que se captura en vídeo. Todos esperamos que la experiencia sea de alta calidad", afirma Bodley. "La forma en que nos comunicamos es algo más que nuestras palabras; nos comunicamos con el lenguaje corporal, las expresiones faciales, la entonación, y todo eso se captura".
Con la calidad de audio y vídeo en mente, los responsables de TI deben explorar las tecnologías mejor diseñadas para soportar la captura y reproducción de alta calidad en diversos entornos.
Para los trabajadores remotos e híbridos, los auriculares con cancelación de ruido pueden ofrecer una calidad de audio profesional y facilitar la eliminación de distracciones. Para salas de reuniones pequeñas o medianas, las soluciones integradas de videobar pueden ofrecer audio y vídeo de fácil manejo que se integran con las plataformas de comunicaciones unificadas.
El Bose Professional Videobar VB-S, por ejemplo, ofrece cuatro micrófonos beam-steering, una cámara 4K ultra-HD y el característico sonido Bose Professional para salas de hasta 3 metros x 3 metros. El Bose Professional Videobar VB1 ofrece funciones ampliadas, incluidos seis micrófonos direccionales, para ofrecer la misma experiencia de grabación y reproducción de alta calidad en salas de hasta 6 x 6 metros.
El lugar de trabajo ha cambiado mucho en los dos últimos años, y seguirá cambiando y evolucionando. Las empresas se están replanteando su enfoque de la tecnología para adaptarse a la forma de trabajar actual. Esto supondrá una importante ventaja competitiva el día de mañana. Los flujos de trabajo asíncronos y el uso de herramientas de comunicaciones unificadas aumentarán a medida que la Generación Z y las generaciones más jóvenes se incorporen al mercado laboral.
"Echa un vistazo a los adolescentes. Yo tengo tres hijos y veo cómo usan sus teléfonos. Hacen una o dos llamadas al mes. Pero sus mensajes y notificaciones se cuentan por miles. Con toda una generación creciendo de esta manera, esa mentalidad asíncrona va a tener un impacto significativo en la mano de obra. De hecho, ya lo está haciendo", afirma Bodley.
Disponer de las herramientas adecuadas para las comunicaciones asíncronas no sólo puede ayudar a liberar el potencial de la mano de obra actual, sino que sienta las bases fundamentales para la próxima generación de productividad de su organización.
Los flujos de trabajo asíncronos proporcionan acceso a contenidos de alta calidad que aportan toda una serie de ventajas, desde la colaboración en proyectos hasta actualizaciones personalizadas de la empresa.
