Da IT-Verantwortliche die aktuellen Strategien für einheitliche Kommunikation weiterentwickeln und in Technologien investieren, die Remote- und Hybridarbeit durch die Schaffung von Chancengleichheit unterstützen, rücken asynchrone Arbeitsabläufe in den Fokus.
Schon vor der Pandemie war mobiles Arbeiten im Aufwind – 2019 machten es 27 % der Wissensarbeiter und 17 % aller Beschäftigten aus – und dürfte weiter zunehmen, sobald Unternehmen und Organisationen das passende Modell für ihre Geschäftstätigkeit und Unternehmenskultur gefunden haben. Tatsächlich schätzen Forscher, dass bis Ende 2022 25 % aller Arbeitsplätze in Nordamerika remote sein werden , und dieser Anteil wird weiter steigen. Daher erklärt beispielsweise Prithwiraj Choudhury, Professor an der Harvard Business School: „In zehn Jahren werden wir das wahrscheinlich nicht mehr ‚mobiles Arbeiten‘ nennen. Wir werden es einfach Arbeit nennen.“
Da asynchrone Kommunikationsformen immer mehr an Bedeutung gewinnen, entwickeln sich Echtzeit-Meetings und -Präsentationen zunehmend hin zu aufgezeichneten Veranstaltungen, die bei Bedarf abgerufen oder als Transkript bereitgestellt werden können. Um die Vorteile asynchroner Arbeitsabläufe zu nutzen und Fallstricke zu vermeiden, bedarf es sorgfältiger Planung und der richtigen Technologie.
Definition asynchroner Arbeitsabläufe
Ein asynchroner Workflow bezeichnet jede Kommunikation oder jeden Prozess, der nicht in Echtzeit abläuft. Beispiele hierfür finden sich im Geschäftsleben und im Alltag, etwa Textnachrichten, Podcasts, On-Demand-Webinare, Videoinhalte und E-Mails. Eine Person erstellt Inhalte in ihrer Timeline, und andere konsumieren diese, wann immer es ihnen passt, und greifen bei Bedarf wiederholt darauf zurück. Diese Art von Workflow ermöglicht es Nutzern außerdem, einfacher über verschiedene Plattformen hinweg auf Informationen zuzugreifen.
Da mobiles und hybrides Arbeiten immer stärker in den Geschäftsalltag integriert wird und die effektive Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg unerlässlich ist, sind diese asynchronen Arbeitsabläufe schnell zum Standard für Wissensarbeiter geworden. Sie bieten zudem genau das, was sich die heutige Belegschaft am meisten wünscht: Flexibilität.
„Asynchrone Kommunikation stärkt weiterhin die Flexibilität“, sagt Martin Bodley, Marktführer für Bose Professional „nicht nur hinsichtlich unseres physischen Standorts, sondern auch hinsichtlich unserer Zeit, was uns Flexibilität in unserem Kalender ermöglicht.“
Asynchrone Arbeitsabläufe werden zum Standard
Unternehmen setzen seit Langem auf einheitliche Kommunikationslösungen, um Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit in Umgebungen zu ermöglichen, in denen wichtige Mitarbeiter in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten. Beispielsweise muss ein Technologie-Manager an der Ostküste der USA möglicherweise hauptsächlich asynchrone Kommunikationswege nutzen, um mit einem Entwicklungsteam in Asien zusammenzuarbeiten.
Heute geht dieser Trend mit der zunehmenden Nutzung und dem wachsenden Komfort von Videotools noch einen Schritt weiter. Dies zeigt sich im Trend zur flexiblen Informationserfassung, selbst wenn sich Mitarbeiter am selben Ort befinden. Diese Nachfrage treibt Innovationen bei einigen der bekanntesten Büroprodukte voran.
„Microsoft hat in der neuesten Version von PowerPoint nun eine Aufnahmetaste integriert, anstatt für die Aufzeichnung von Präsentationen auf Drittanbieterprodukte angewiesen zu sein“, bemerkt Bodley. „Das belegt die Kundennachfrage nach mehr Tools zur Inhaltserfassung auf dem heutigen Markt.“
Innovationen, die die asynchrone Zusammenarbeit vorantreiben
Bodley merkt an, dass neben der breiten Akzeptanz von Unified-Communications-Plattformen wie Zoom und Microsoft Teams auch die Hardware ständig weiterentwickelt wird und die technologische Infrastruktur bereitstellt, die Unternehmen benötigen, um den vollen Wert asynchroner Arbeit auszuschöpfen.
„Im Hardwarebereich gibt es Desktop-Geräte, die speziell für die leistungsstarke Aufnahme von Inhalten mit hochwertiger, fortschrittlicher Studiobeleuchtung und ausgefeilten Audiofunktionen entwickelt wurden“, sagt Bodley.
Transkriptionen spielen auch in vielen Bereichen eine wichtige Rolle, von der Aktenführung bis hin zur Gewährleistung von Chancengleichheit. Einige Anbieter bieten KI-gestützte Transkriptionen an, die immer genauer werden.
„Dies steigert den Wert unserer asynchronen Arbeitsabläufe, da die Transkripte später inklusive Sprecherangabe eingesehen werden können“, erklärt Bodley. Transkriptionen können zudem als Grundlage für Übersetzungen und Lokalisierungen in mehrsprachigen, globalen Teams dienen und so Kommunikationsbarrieren abbauen.
Verbesserung der Zusammenarbeit durch asynchrone Arbeitsabläufe
Bei richtiger Anwendung können asynchrone Arbeitsabläufe zahlreiche Vorteile bieten, angefangen bei einer verbesserten Zusammenarbeit der Teammitglieder, insbesondere derjenigen, die sich in Echtzeit-Situationen möglicherweise weniger befähigt fühlten, einen Beitrag zu leisten.
„In einer Live-Situation melden sich manche Menschen immer zu Wort, während andere schüchtern oder introvertiert sind oder mehr Zeit zum Nachdenken brauchen. In einer asynchronen Umgebung ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sich diese Personen zu Wort melden. Das schafft eine deutlich gerechtere Möglichkeit zur Mitwirkung, und das ist sehr wertvoll, da man so die Meinung aller Anwesenden hört“, sagt Bodley.
Er hebt außerdem die Möglichkeiten asynchroner Kommunikation und Zusammenarbeit hervor, um Führungskräfte und wichtige Mitwirkende einzubinden, die aufgrund voller Terminkalender möglicherweise nicht an Meetings teilnehmen können. Asynchrone Meetings können zudem genutzt werden, um Zeit zu sparen und Inhalte wie wöchentliche Stand-up-Meetings oder Projekt-Updates aufzuzeichnen, die jederzeit abgerufen werden können.
Auswahl der Audio- und Videotechnologie
Investitionen in die Technologie für reibungslose, asynchrone Arbeitsabläufe sind unerlässlich. Während Mitarbeiter gelegentlich technische Probleme in Live-Meetings tolerieren, ist ein möglichst reibungsloses und natürliches Erlebnis entscheidend, um Vertrauen aufzubauen und bestmögliche Aufnahmen zu erstellen. Audio- und Videoqualität beeinflussen alles – von der Wiedergabequalität bis hin zur Erstellung präziser Transkriptionen. „Die Audioqualität Ihrer Aufnahmen ist für diesen asynchronen Workflow von größter Bedeutung“, so Bodley.
Angesichts der Bedeutung nonverbaler Kommunikation ist es unerlässlich, auch über Videoaufnahmen und -wiedergabe nachzudenken. „Wenn man sieht, wie weit verbreitet hochwertige Videoaufnahmen in sozialen Netzwerken sind, wird deutlich, dass der Qualität der Videoinhalte immer mehr Bedeutung beigemessen wird. Wir alle erwarten ein erstklassiges Nutzererlebnis“, so Bodley. „Kommunikation besteht aus mehr als nur Worten; wir kommunizieren auch mit Körpersprache, Mimik und Intonation – und all das wird aufgezeichnet.“
Unter Berücksichtigung der Audio- und Videoqualität sollten IT-Verantwortliche die Technologien erkunden, die am besten geeignet sind, um qualitativ hochwertige Aufnahmen und Wiedergaben in verschiedenen Umgebungen zu unterstützen.
Für einzelne Remote- und Hybrid-Mitarbeiter bieten Headsets mit Geräuschunterdrückung professionelle Audioqualität und erleichtern das Ausblenden von Ablenkungen. Für kleine bis mittelgroße Besprechungsräume ermöglichen integrierte Videobar-Lösungen eine einfache Bedienung von Audio und Video und lassen sich nahtlos in Unified-Communications-Plattformen integrieren.
Die Bose Professional Videobar VB-S bietet beispielsweise vier Beam-Steering-Mikrofone, eine 4K-Ultra-HD-Kamera und die charakteristische Klangsignatur. Bose Professional Klang für Räume bis zu 3 x 3 Meter. Die Bose Professional Videobar VB1 bietet erweiterte Funktionen, darunter sechs Beamsteer-Mikrofone, um die gleiche hochwertige Aufnahme- und Wiedergabequalität für Räume bis zu 6 x 6 Meter zu gewährleisten.
Ein wachsender Raum
Die Arbeitswelt hat sich in den letzten zwei Jahren stark verändert und wird sich auch weiterhin wandeln. Unternehmen überdenken ihren Umgang mit Technologie, um den heutigen Arbeitsweisen gerecht zu werden. Dies wird morgen ein wichtiger Wettbewerbsvorteil sein. Asynchrone Arbeitsabläufe und die Nutzung einheitlicher Kommunikationslösungen werden mit dem Eintritt der Generation Z und jüngerer Generationen in den Arbeitsmarkt weiter zunehmen.
„Schauen Sie sich Teenager an. Ich habe drei Kinder und sehe, wie sie ihre Handys nutzen. Sie telefonieren ein- oder zweimal im Monat. Aber sie bekommen Tausende von SMS und Benachrichtigungen. Wenn eine ganze Generation so aufwächst, wird diese asynchrone Denkweise zwangsläufig erhebliche Auswirkungen auf die Arbeitswelt haben. Tatsächlich hat sie diese bereits“, sagt Bodley.
Die Bereitstellung der richtigen Tools für asynchrone Kommunikation kann nicht nur dazu beitragen, das Potenzial der heutigen Arbeitskräfte freizusetzen, sondern legt auch den Grundstein für die nächste Generation der Produktivität Ihres Unternehmens.
Asynchrone Arbeitsabläufe ermöglichen den Zugriff auf qualitativ hochwertige Inhalte und bieten eine Reihe von Vorteilen, von der Projektzusammenarbeit bis hin zu personalisierten Unternehmensaktualisierungen.