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Da IT-Führungskräfte aktuelle Unified Communications-Strategien weiterentwickeln und in Technologien zur Unterstützung von Remote- und Hybrid-Arbeit durch Meeting-Equity investieren, sind asynchrone Arbeitsabläufe in den Fokus gerückt.
Der Anteil der Fernarbeit und der hybriden Arbeitsformen, die bereits vor dem Pandmic gewachsen sind - 27 % der Wissensarbeiter und 17 % aller Arbeitnehmer im Jahr 2019 -, wird voraussichtlich noch zunehmen, da Unternehmen und Organisationen das richtige Maß für ihr Geschäft und ihre Kultur finden. Forscher gehen davon aus, dass bis Ende 2022 25 % aller Arbeitsplätze in Nordamerika aus der Ferne besetzt sein werden, und dieser Prozentsatz wird weiter steigen. Dies veranlasst Leute wie den Harvard Business School-Professor Prithwiraj Choudhury zu der Aussage: "In 10 Jahren werden wir wahrscheinlich aufhören, dies 'Fernarbeit' zu nennen. Wir werden es einfach Arbeit nennen."
Da diese asynchronen Kommunikationsformen schnell zum Mainstream werden, entwickeln sich Meetings und Präsentationen in Echtzeit immer mehr zu aufgezeichneten Veranstaltungen, die bei Bedarf oder als Abschrift konsumiert werden können. Um die Vorteile asynchroner Arbeitsabläufe zu nutzen und die Fallstricke zu vermeiden, bedarf es einer sorgfältigen Planung und der richtigen Technologie.
Ein asynchroner Arbeitsablauf bezieht sich auf jede Kommunikation oder jeden Prozess, der nicht in Echtzeit abläuft. Im Geschäfts- und Privatleben gibt es zahlreiche Beispiele wie Textnachrichten, Podcasts, On-Demand-Webinare, Videoinhalte und E-Mails. Eine Person erstellt Inhalte auf ihrer Zeitachse, und andere konsumieren sie, wenn sie können, und gehen sogar wiederholt zurück, um sich auf die geteilten Informationen zu beziehen. Diese Art von Arbeitsablauf ermöglicht es den Menschen, auch über mehrere Plattformen hinweg leichter auf Informationen zuzugreifen.
Mit der stärkeren und umfassenderen Integration von Remote- und hybriden Arbeitsformen in das Geschäftsleben und der Notwendigkeit, effektiv über Zeitzonen hinweg zusammenzuarbeiten, sind diese asynchronen Arbeitsabläufe schnell zum Alltag der Wissensarbeiter geworden. Sie bieten auch das, was sich die Arbeitskräfte von heute am meisten wünschen: Flexibilität.
"Asynchrone Kommunikation erhöht die Flexibilität", sagt Martin Bodley, Marktführer für Bose Professional, "nicht nur in Bezug auf den physischen Standort, sondern auch auf die Zeit, die wir in unserem Kalender haben."
Unternehmen verlassen sich seit langem auf Unified Communications, um Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit in Umgebungen zu unterstützen, in denen wichtige Mitarbeiter in nicht kompatiblen Zeitzonen tätig sind. So kann es beispielsweise vorkommen, dass sich eine technische Führungskraft an der Ostküste weitgehend auf asynchrone Kommunikation verlassen muss, um mit einem Entwicklungsteam in Asien zusammenzuarbeiten.
Heute geht dies noch einen Schritt weiter, denn die Nutzung und der Komfort von Videowerkzeugen haben sich ausgeweitet, und der Trend geht dahin, Informationen für den flexiblen Gebrauch zu erfassen, auch wenn sich die Mitarbeiter am selben Ort befinden. Diese Nachfrage treibt die Innovation bei einigen der bekanntesten Produkte, die in Büros verwendet werden, voran.
"Microsoft hat nun eine Aufzeichnungstaste in seine neueste Version von PowerPoint integriert, anstatt sich auf Produkte von Drittanbietern zu verlassen, um Präsentationen aufzuzeichnen", bemerkt Bodley. "Das ist ein Beweis für die Nachfrage der Kunden nach mehr Tools zur Erfassung von Inhalten auf dem heutigen Markt."
Bodley merkt an, dass neben der breiten Akzeptanz von Unified-Communications-Plattformen wie Zoom und Microsoft Teams auch die Hardware weiterentwickelt wird, um die technologische Infrastruktur bereitzustellen, die Unternehmen benötigen, um den vollen Wert der asynchronen Arbeit zu realisieren.
"Im Bereich der Hardware gibt es Desktop-Geräte, die für die Hochleistungserfassung von Inhalten mit hochwertiger, fortschrittlicher Studiobeleuchtung und ausgefeilten Audiofunktionen angepasst sind", sagt Bodley.
Transkriptionen spielen auch eine wichtige Rolle in allen Bereichen, von der Protokollführung bis hin zum Sitzungsgeld. Einige Anbieter bieten KI-gestützte Transkriptionen an, die immer genauer sind.
"Dies stärkt den Wert unserer asynchronen Workflows, da die Mitarbeiter die Transkripte später lesen können, einschließlich der Sprecherzuordnung", so Bodley. Die Transkription kann auch als Grundlage für die Übersetzung und Lokalisierung für mehrsprachige globale Teams dienen, um Kommunikationsbarrieren zu überwinden.
Bei richtiger Anwendung können asynchrone Arbeitsabläufe zahlreiche Vorteile bieten, angefangen bei der verbesserten Zusammenarbeit von Teammitgliedern, vor allem von solchen, die sich in Echtzeit-Settings weniger befähigt fühlten, einen Beitrag zu leisten.
"In einer Live-Umgebung werden bestimmte Personen immer das Wort ergreifen, während andere schüchtern oder introvertiert sind oder mehr Zeit brauchen, um ihre Antwort zu überdenken. Diese Personen werden sich in einer asynchronen Umgebung eher zu Wort melden. Das fördert die Chancengleichheit, und das ist sehr wertvoll, da man von jedem am Tisch etwas hört", sagt Bodley.
Er hebt auch die Möglichkeiten der asynchronen Kommunikation und Zusammenarbeit hervor, um die Teilnahme von Führungskräften und wichtigen Mitarbeitern zu fördern, die aufgrund eines vollen Terminkalenders an Besprechungen nicht teilnehmen können. Asynchrone Meetings können auch genutzt werden, um Zeit zu sparen und Inhalte wie wöchentliche Standups oder Projekt-Updates aufzuzeichnen, die nach Belieben konsumiert werden können.
Investitionen in die Technologie für reibungslose, asynchrone Arbeitsabläufe sind von entscheidender Bedeutung. Auch wenn Mitarbeiter eine gewisse Toleranz gegenüber Störungen bei Live-Meetings haben, ist es wichtig, ein möglichst reibungsloses, natürliches Erlebnis zu schaffen, um Vertrauen aufzubauen und die bestmögliche Aufzeichnung zu liefern. Die Audio- und Bildqualität wirkt sich auf alles aus, von der Wiedergabequalität bis hin zur Fähigkeit, genaue Transkriptionen zu erstellen. "Die Audioqualität der Aufzeichnung ist für diesen asynchronen Workflow von entscheidender Bedeutung", sagt Bodley.
Angesichts der Bedeutung der nonverbalen Kommunikation ist es auch wichtig, sich Gedanken über die Videoaufnahme und -anzeige zu machen. "Wenn man sich anschaut, wie verbreitet hochwertige Videoaufnahmen in sozialen Verbraucher-Apps sind, wird die Qualität der auf Video aufgenommenen Inhalte immer wichtiger. Wir alle erwarten ein qualitativ hochwertiges Erlebnis", sagt Bodley. "Die Art und Weise, wie wir kommunizieren, besteht nicht nur aus unseren Worten, sondern auch aus Körpersprache, Mimik und Intonation, und all das wird aufgezeichnet."
Mit Blick auf die Audio- und Videoqualität sollten IT-Verantwortliche die Technologien erkunden, die am besten geeignet sind, um eine qualitativ hochwertige Aufnahme und Wiedergabe in einer Vielzahl von Umgebungen zu unterstützen.
Für einzelne Remote- und Hybrid-Mitarbeiter können Headsets mit Geräuschunterdrückung professionelle Audioqualität liefern und es einfacher machen, Ablenkungen auszublenden. Für kleine oder mittelgroße Besprechungsräume können integrierte Videobar-Lösungen einfach zu bedienende Audio- und Videofunktionen liefern, die sich in Unified Communications-Plattformen integrieren lassen.
Die Bose Professional Videobar VB-S zum Beispiel bietet vier Beam-Steering-Mikrofone, eine 4K-Ultra-HD-Kamera und den charakteristischen Bose Professional Sound für Räume bis zu einer Größe von 10 Fuß x 10 Fuß. Die Bose Professional Videobar VB1 bietet erweiterte Funktionen, einschließlich sechs beam-steering Mikrofone, um die gleiche hochwertige Aufnahme- und Wiedergabeerfahrung für Räume bis zu 20 Fuß x 20 Fuß zu liefern.
Der Arbeitsplatz hat sich in den letzten zwei Jahren stark verändert, und er wird sich auch weiterhin verändern und weiterentwickeln. Die Unternehmen überdenken ihren Technologieansatz, um der heutigen Arbeitsweise gerecht zu werden. Dies wird morgen ein wichtiger Wettbewerbsvorteil sein. Asynchrone Arbeitsabläufe und der Einsatz von Unified-Communications-Tools werden mit dem Eintritt der Generation Z und der jüngeren Generationen in die Arbeitswelt nur zunehmen.
"Schauen Sie sich die Teenager an. Ich habe drei Kinder und sehe, wie sie ihre Telefone benutzen. Sie tätigen ein oder zwei Anrufe pro Monat. Aber ihre SMS und Benachrichtigungen gehen in die Tausende. Da eine ganze Generation auf diese Weise aufwächst, wird diese asynchrone Denkweise zwangsläufig einen erheblichen Einfluss auf die Arbeitswelt haben. Das ist sogar schon der Fall", sagt Bodley.
Die Einführung der richtigen Tools für die asynchrone Kommunikation kann nicht nur dazu beitragen, das Potenzial der heutigen Mitarbeiter zu erschließen, sondern legt auch den Grundstein für die nächste Produktivitätsgeneration in Ihrem Unternehmen.
Asynchrone Workflows ermöglichen den Zugriff auf hochwertige Inhalte, die eine Reihe von Vorteilen bieten, von der Projektzusammenarbeit bis hin zu personalisierten Unternehmens-Updates.
