Avant la pandémie de COVID-19, les webinaires étaient déjà un outil marketing numérique efficace. C’est d’autant plus vrai aujourd’hui : les échanges vidéo font partie intégrante du quotidien, tant au travail que dans la sphère privée.
Face à l'engouement du public, les entreprises de toutes tailles multiplient les occasions d'organiser des webinaires. Cette hausse de la participation engendre également des exigences accrues en matière de qualité. Pour toucher efficacement vos clients, les webinaires doivent être clairs, soignés et exempts de problèmes techniques tels que des coupures de son ou des problèmes vidéo, qui nuisent à l'expérience des participants.
Si vous vous apprêtez à organiser un webinaire qui rassemble simultanément des centaines ou des milliers de spectateurs, voici quelques conseils importants à prendre en compte lors du choix de la technologie et des outils en ligne.
Identifier le format du webinaire : en direct ou enregistré ; actions multimédias sélectionnées
Il existe deux formats de webinaires : en direct et enregistré. Chacun présente des avantages et des inconvénients qu’il convient d’évaluer afin de choisir l’option la plus adaptée aux objectifs de votre entreprise et de votre public. Chaque format requiert une approche différente en matière de configuration et de gestion.
De manière générale, les clients et les participants privilégient les webinaires en direct, qui leur permettent d'interagir comme un membre du public, de poser des questions et d'établir un lien avec l'animateur. Les interactions humaines propres aux événements en direct – comme un problème d'affichage de la présentation ou les retours immédiats des participants – offrent des opportunités d'apprendre, de s'adapter et de progresser sur le champ. Ces sessions s'apparentent ainsi davantage à une salle de classe virtuelle, créant une atmosphère conviviale et collaborative pour tous les participants.
Les webinaires enregistrés présentent l'avantage d'être flexibles et accessibles à tout moment sur tous les canaux marketing pertinents. L'enregistrement préalable permet également de peaufiner la production avant diffusion, avec la possibilité de la monter et d'en faire plusieurs prises. De plus, les webinaires préenregistrés peuvent être découpés en segments plus courts, utilisables comme contenus individuels pour les réseaux sociaux, ce qui accroît leur utilité et renforce le message de la marque.
Les webinaires sont devenus des outils marketing cruciaux dont le succès repose sur des technologies et des outils en ligne de qualité.
Évaluez votre équipement technologique
Une fois le format défini, vous pouvez évaluer vos besoins en matériel. Côté audio, les principaux éléments sont un casque et un microphone. Le choix du matériel dépendra du degré d'interaction de l'animateur avec les autres intervenants ou les participants. Pour un webinaire professionnel, il est préférable d'utiliser un casque-micro ou un micro-cravate, ce dernier pouvant être fixé aux vêtements, si la session se déroule sur scène, à la manière d'une conférence TED.
Pour la vidéo, il est important de déterminer si une mise à niveau par rapport aux webcams installées d'origine est nécessaire. Toute caméra USB externe devrait offrir une résolution supérieure à 1080p, jusqu'à 4K, avec la fréquence d'images la plus élevée possible et un champ de vision de 60 à 90 degrés. L'éclairage est également primordial pour une expérience visuelle optimale ; un éclairage annulaire mural constitue un minimum. Pour les entreprises qui prévoient d'organiser régulièrement des webinaires dans un espace dédié ou un studio, les kits d'éclairage sur trépied (deux ou trois éléments) offrent la flexibilité nécessaire pour créer un décor professionnel et adapté aux besoins des professionnels.
Une autre option intéressante est la Bose Professional Barre vidéo VB1 Ce système tout-en-un , doté d'une caméra 4K ultra HD, de six microphones à directivité optimisée et d'un son optimisé pour tous les participants, simplifie la configuration des webinaires grâce à l'intégration de ses différents composants, garantissant ainsi une expérience efficace et de qualité. De plus, l'animateur et les présentateurs peuvent se déplacer dans la salle tout en restant visibles et audibles, sans que cela n'affecte le déroulement du webinaire.
Sélectionnez une plateforme d’hébergement pour votre webinaire
La popularité croissante des webinaires a entraîné une augmentation des fonctionnalités offertes par les logiciels de webinaires. Les responsables informatiques chargés de choisir le logiciel le plus adapté à leur entreprise sont confrontés à une multitude d'options, dont l'utilité pour l'organisation de webinaires reste incertaine. En règle générale, les plateformes destinées aux grandes entreprises offrent une sécurité renforcée et sont conçues pour être aussi intuitives et faciles à utiliser que possible, avec des formules d'abonnement allant de quelques centaines de dollars à plus de 2 000 $ par an.
Les plateformes doivent être compatibles avec la capture vidéo haute définition 1080p (ou supérieure) et disposer de paramètres et de mesures de sécurité permettant une connexion aisée avec les microphones et les haut-parleurs utilisés lors de la présentation. Les organisateurs de webinaires devront examiner les fonctionnalités d'interaction disponibles avant la session, telles que l'envoi d'e-mails (pour les rappels et le partage de documents pertinents) et l'utilisation des réseaux sociaux, afin d'élargir leur audience.
Un autre point crucial concerne la facilité d'utilisation pour les participants, surtout si la plateforme n'est pas un outil aussi répandu que Zoom ou Microsoft Teams. Le partage d'enregistrements et de documents, les échanges par messagerie instantanée et l'envoi de rappels avant le webinaire sont des fonctionnalités indispensables pour les logiciels de webinaire actuels.
En définissant un objectif clair et en vous préparant avec le format et le matériel adéquats, les webinaires deviendront un atout précieux pour vos canaux marketing, dont les bénéfices se feront sentir longtemps. Anticiper et poser les bonnes questions dès le début vous permettra de vous démarquer et d'établir un lien pertinent et utile avec votre marché.