Los seminarios web sirvieron como una potente herramienta de marketing digital antes de la pandemia del COVID-19, y ahora lo son aún más a medida que nos sentimos cada vez más cómodos con las interacciones basadas en video para fines comerciales y personales.
Ante la creciente disposición del público a asistir, empresas de todos los tamaños identifican cada vez más oportunidades para organizar un seminario web. Este aumento en la participación también genera mayores expectativas sobre la calidad del seminario web. Para llegar con éxito a sus clientes, los seminarios web deben ser nítidos, impecables y sin problemas técnicos, como audio apagado o video con fallos, que perjudican la experiencia de los participantes.
Si se está preparando para organizar un seminario web que atenderá a cientos o miles de espectadores a la vez, aquí le ofrecemos algunos consejos importantes a tener en cuenta al seleccionar la tecnología para seminarios web y las herramientas en línea.
Identificar el formato del seminario web: en vivo o grabado. Acciones de medios seleccionadas.
Existen dos enfoques para los seminarios web: en vivo y grabados, con claras ventajas y desventajas que deben sopesarse al decidir qué opción se ajusta a los objetivos de su empresa y audiencia. Cada formato de seminario web requiere un enfoque diferente para su configuración y gestión.
En general, los clientes y asistentes prefieren participar en seminarios web en vivo, donde pueden interactuar como público, hacer preguntas y conectar con el presentador. Los momentos humanos que surgen de los eventos en vivo, como una presentación que no carga correctamente o que el presentador recibe retroalimentación inmediata de los participantes, ofrecen oportunidades para aprender, adaptarse y mejorar en el momento. Esto hace que las sesiones se parezcan más a un aula, con un ambiente de comunidad para todos los participantes.
Los seminarios web grabados son beneficiosos porque no están sujetos a la agenda de nadie y pueden estar disponibles en cualquier momento a través de cualquier canal de marketing relevante. Grabarlos con antelación también ofrece la oportunidad de perfeccionar la producción antes de su distribución, con la posibilidad de editar y la flexibilidad de realizar múltiples tomas. Los seminarios web pregrabados también pueden formatearse en secciones más pequeñas que funcionarán como contenido individual para redes sociales, lo que aumenta su utilidad y amplifica el mensaje de la marca.
Los seminarios web se han convertido en herramientas cruciales de marketing que dependen de la tecnología y las herramientas en línea de calidad para organizar un evento exitoso.
Evalúe su equipo de tecnología
Una vez que conozca el formato designado, podrá evaluar sus necesidades de equipo. En cuanto al audio, los componentes principales son auriculares y micrófonos, cuyas preferencias dependerán de la estabilidad y la interacción del anfitrión con otros presentadores o asistentes. Para un seminario web profesional, es recomendable usar un micrófono de diadema o un micrófono de solapa que se pueda sujetar a la ropa si la sesión tendrá un formato en el escenario, al estilo de las charlas TED.
Para el video, considere si es necesario actualizar las cámaras web estándar. Cualquier cámara USB externa debe tener una resolución superior a 1080p, hasta 4K, con la mayor velocidad de fotogramas posible y un campo de visión de entre 60 y 90 grados. La iluminación también es fundamental para crear una experiencia visual agradable; considere una luz de anillo montable como la mejora mínima. Para las empresas que planean realizar seminarios web con frecuencia en un espacio dedicado o en un estudio, los kits de iluminación con trípode de dos o tres piezas pueden brindar la flexibilidad de alejarse del escritorio para crear una escena de calidad comercial.
Otra opción atractiva es la Bose Professional Barra de vídeo VB1 , que cuenta con una cámara 4K ultra HD, seis micrófonos con control de haz y sonido optimizado para todos los participantes. Esta herramienta todo en uno facilita la configuración del seminario web, ya que los diversos componentes están integrados para una experiencia eficiente y de calidad. Además, el anfitrión y los presentadores pueden moverse por la sala y seguir siendo vistos y escuchados sin afectar negativamente el resultado.
Seleccione una plataforma para realizar un seminario web
La popularidad de los seminarios web también ha impulsado una creciente oferta de funciones y características entre los servicios de software para seminarios web. Los líderes de TI encargados de seleccionar el mejor software para sus empresas se enfrentan a una gran variedad de opciones que pueden ser útiles o no para su objetivo de organizar un seminario web. Por lo general, las plataformas dirigidas a clientes empresariales cuentan con estrictas medidas de seguridad y están diseñadas para ser lo más intuitivas y fáciles de usar posible, con paquetes de licencias que van desde unos pocos cientos de dólares hasta más de 2000 dólares al año.
Las plataformas deben ser compatibles con la captura de video de alta calidad de 1080p (o superior) y contar con configuraciones y protecciones para conectarse fácilmente con los micrófonos y oradores que participan en la presentación. Los productores que deseen organizar un seminario web deberán revisar las funciones de backend disponibles para la interacción con la audiencia antes de la sesión, como el correo electrónico (para recordatorios y compartir materiales relevantes) y las redes sociales, para ampliar la audiencia.
Otro aspecto crucial es la facilidad de uso para los asistentes, especialmente si la plataforma no es una herramienta tan común como Zoom o Microsoft Teams. Las opciones para compartir grabaciones y documentos, interactuar a través del chat interno y proporcionar recordatorios anticipados para el seminario web son funciones imprescindibles en el software actual para seminarios web.
Al comenzar con un objetivo claro y prepararse con el formato y el equipo adecuados, los seminarios web serán un recurso valioso para sus canales de marketing que rendirá frutos a largo plazo. Planificar con antelación y plantear las preguntas correctas desde el principio del proceso puede ayudarle a destacar y conectar con su mercado de forma valiosa y relevante.