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Dans l'environnement professionnel hybride d'aujourd'hui, les participants aux réunions ne sont généralement pas assis dans le même espace. Les participants se trouvent dans des lieux géographiques différents, c'est pourquoi les espaces de réunion doivent être dotés de capacités de vidéoconférence afin que les participants en salle et les participants à distance puissent collaborer ensemble. Les participants à distance doivent pouvoir bénéficier du même niveau d'engagement et de satisfaction que s'ils étaient présents en personne.
Mais saviez-vous que les deux problèmes les plus courants sont liés à l'audio ? Le premier est la mauvaise captation du microphone pour les participants distants qui écoutent dans l'espace, et le second est la mauvaise qualité de enceinte pour les participants dans la salle afin qu'ils puissent entendre correctement les participants distants lorsqu'ils parlent. Si les participants ne peuvent pas comprendre ce qui se dit, aucune vidéo ni aucun partage d'écran ne pourra améliorer la réunion. Tous les participants doivent être clairement entendus et compris. C'est ce que l'on appelle en acoustique l'intelligibilité de la parole : la gamme de fréquences de la parole humaine et sa compréhension par l'oreille humaine. Pour les responsables informatiques comme pour les organisateurs de réunions, une compréhension de base de quelques principes acoustiques clés contribue à la réussite des réunions. Nous présentons ici les problèmes acoustiques les plus courants, ainsi que quelques techniques permettant de les résoudre.
Le son et les microphones se comportent de manière remarquablement similaire à la lumière, et il est utile d'utiliser la lumière pour expliquer visuellement comment le son interagit avec différents types d'espaces et d'environnements. Par exemple, la lumière, le son et les microphones sont réfléchis par certains types de surfaces - dans le cas de la lumière, par des surfaces très polies telles que les miroirs, qui peuvent éblouir, et dans le cas du son et des microphones, par des surfaces dures et rigides telles que le verre, le carrelage ou le bois, qui provoquent divers types d'échos pouvant avoir un impact sur l'intelligibilité de la parole.
Il existe une dynamique similaire lorsqu'il s'agit de surfaces rugueuses ou inégales, qui peuvent absorber ou diffuser à la fois la lumière et le son. Ces réactions - réflexion, distance critique, absorption et diffusion - sont les principales dynamiques à garder à l'esprit lors de l'évaluation d'un lieu de réunion particulier en vue de détecter d'éventuels problèmes acoustiques.
La distance critique correspond à la distance entre la personne qui parle et le point de la pièce où les réflexions de la pièce interfèrent avec sa voix directe, ce qui réduit la compréhension de l'écoute (ces réflexions de la pièce peuvent sembler aussi bruyantes que la personne qui parle à l'origine). Il s'agit du point de distance critique. À ce stade, l'intelligibilité de la parole diminue considérablement, en particulier pour les participants distants qui reçoivent leur son d'un microphone situé dans la pièce. Dans les espaces dotés de surfaces dures, la distance critique commence généralement à la moitié de la pièce et s'étend au-delà.
Comme nous l'avons mentionné, les réflexions dans les pièces sont un problème courant, principalement parce qu'elles sont causées par les éléments structurels fondamentaux de toute pièce : les murs, le sol et le plafond. Par exemple, de nombreux grands espaces de conférence peuvent avoir des plafonds en placoplâtre, des murs en verre et des sols en béton. Ces matériaux solides font rebondir les ondes sonores sur eux ou entre eux. Ces réflexions se mélangent pour former des réverbérations ("réverb" en abrégé). En outre, lorsque des surfaces réfléchissantes se trouvent à plusieurs angles différents dans le même espace, cette géométrie complexe peut entraîner des variations du temps de réverbération en fonction de la direction de la source sonore.
Le remède le plus simple pour rester à une distance critique et lutter contre les réflexions de la pièce est de garder les participants dans la salle à moins de 10 pieds au total et d’utiliser un microphone avec directivité pour la captation audio dans la salle vers les participants distants. Aujourd’hui, il existe des appareils de conférence comme le Bose Professional Videobar VB1 qui comprend des réseaux de microphones à formation de faisceau qui suivent les personnes qui parlent dans la pièce et éliminent les échos provenant des réflexions même jusqu’à une distance de 20 pieds (6 mètres).
Pour les salles de réunion dont les plafonds sont hauts ou dont la profondeur est supérieure à 5 mètres, des matériaux absorbants sont utilisés comme remède acoustique aux espaces trop réfléchissants. La moquette est un traitement primaire pour les grandes salles telles que les théâtres et les salles de concert - et elle remplit la même fonction pour les grandes salles de réunion. D'autres types de traitements absorbants comprennent les rideaux et les tentures, mais il existe également des solutions professionnelles. Le type le plus courant est le panneau acoustique, conçu pour absorber l'énergie sonore dans des gammes de fréquences particulières. En général, des panneaux en mousse d'une épaisseur de 1 à 2 pouces conviennent pour l'absorption dans la plage de 500 Hz à 4 kHz, où se produit la plupart des réflexions liées à la parole. Ils sont le plus souvent montés sur les murs, mais il peut être nécessaire de les placer au plafond en fonction de l'agencement de l'espace. S'il y a d'autres sources sonores à large bande dans la pièce - une présentation accompagnée de musique, par exemple - une gamme de fréquences plus large doit être traitée avec des panneaux supplémentaires plus épais, jusqu'à environ trois pouces.
La diffusion n'est pas aussi simple que l'absorption, mais c'est une technique qui peut être utile dans certaines circonstances. Essentiellement, la diffusion décompose l'énergie sonore au lieu de l'absorber. Cela permet de maintenir le volume des discours et des autres éléments de la présentation à un niveau suffisant sans ajouter de volume électroacoustique (c'est-à-dire en augmentant le volume du système de sonorisation et en risquant de provoquer des distorsions). Par exemple, imaginez de l'eau renversée sur un plancher en lattes de bois. Les espaces entre les lattes diffuseront le liquide sur une plus grande surface que s'il restait au même endroit - c'est la même quantité d'eau mais moins concentrée.
Les diffuseurs se présentent sous différentes formes, mais les plus courantes sont les petits carrés disposés sur un panneau, les colonnes arrondies ou cylindriques et les panneaux. Ils sont généralement placés verticalement sur les murs. Comme pour les autres traitements acoustiques, des tailles et des formes spécifiques correspondent à des bandes de fréquences spécifiques, mais pour les applications typiques des salles de réunion, il existe des solutions prêtes à l'emploi.
Il existe également des solutions plus actives, notamment le EdgeMax EM180 enceinte deBose Professional. Son guide d'ondes, qui gère la propagation directionnelle de l'énergie sonore, empêche cette énergie d'atteindre les surfaces réfléchissantes telles que les murs ou les fenêtres et peut réduire le besoin de traitements acoustiques passifs tels que les panneaux d'absorption. De même, Bose Professional Videobar VB1 utilise la technologie du réseau de microphones à formation de faisceau mentionnée plus haut et nos célèbres transducteurs propriétaires enceinte qui reproduisent un son précis et ambiant à des niveaux de volume inférieurs, ce qui permet d'éviter les problèmes acoustiques.
Marshall McLuhan a proclamé que "le support est le message". Pour les réunions, l'espace de réunion fait partie de l'expérience de la réunion. Des traitements et des techniques acoustiques appropriés peuvent faire toute la différence dans la manière dont le message d'une réunion est communiqué et dans l'appréciation générale de l'expérience.
Une réunion réussie nécessite un traitement et des techniques acoustiques adaptés.
