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En el entorno empresarial híbrido actual, los asistentes a las reuniones no suelen estar sentados en el mismo espacio. Los participantes se encuentran en múltiples ubicaciones geográficas, por lo que los espacios de reunión requieren capacidades de videoconferencia para que los participantes presenciales y remotos puedan colaborar juntos. Los participantes remotos deben tener el mismo nivel de compromiso y satisfacción que estando en persona.
Pero ¿sabías que los dos problemas más comunes están relacionados con el audio? El primero es la mala captación del micrófono por parte de los participantes remotos que escuchan en el espacio, y el segundo es la mala calidad de los altavoces de los participantes en la sala para que puedan oír correctamente a los participantes remotos cuando hablan. Si los participantes no pueden entender lo que se dice, ningún vídeo o pantalla compartida va a recuperar la reunión. Todos los participantes tienen que oírse y entenderse claramente. Esto se conoce en acústica como inteligibilidad del habla: la gama de frecuencias del habla humana y su comprensión por el oído humano. Tanto para los directores de informática como para los responsables de reuniones, una comprensión básica de algunos principios acústicos clave contribuye al éxito de las reuniones. A continuación, desglosamos los problemas acústicos más comunes y algunas técnicas que pueden ayudar a resolverlos.
El sonido y los micrófonos se comportan de forma muy similar a la luz, por lo que resulta útil utilizarla para explicar visualmente cómo interactúa el sonido con distintos tipos de espacios y entornos. Por ejemplo, la luz, el sonido y los micrófonos se reflejan en determinados tipos de superficies: en el caso de la luz, en superficies muy pulidas, como espejos, que pueden deslumbrar; y en el caso del sonido y los micrófonos, en superficies duras y rígidas, como cristal, azulejos o madera, que provocan diversos tipos de ecos que pueden afectar a la inteligibilidad del habla.
Existen dinámicas similares cuando se trata de superficies rugosas o irregulares, que pueden absorber o difundir tanto la luz como el sonido. Y esas reacciones -reflexión, distancia crítica, absorción y difusión- son las dinámicas clave que hay que tener en cuenta al evaluar un lugar de reunión concreto para detectar posibles problemas acústicos.
La distancia crítica se refiere a la distancia entre la persona que habla y el punto de la sala en el que los reflejos de la sala interfieren con su voz directa, lo que reduce la comprensión auditiva (estos reflejos de la sala pueden parecer tan fuertes como la persona original que habla). Este es el punto crítico de la distancia. En este punto, la inteligibilidad de la voz disminuye considerablemente, especialmente para los participantes remotos que reciben el audio de un micrófono en la sala. En espacios con superficies duras, la distancia crítica suele comenzar en la mitad de la sala y extenderse más allá.
Como ya se ha mencionado, las reflexiones en la sala son un problema común, sobre todo porque están causadas por los elementos estructurales fundamentales de cualquier sala: paredes, suelo y techo. Por ejemplo, muchas salas de conferencias grandes pueden tener techos de cartón yeso, paredes de cristal y suelos de hormigón. Estos materiales sólidos hacen que las ondas sonoras reboten en ellos o entre ellos. Estas reflexiones se mezclarán para formar reverberaciones ("reverb" para abreviar). Además, cuando las superficies reflectantes se encuentran en ángulos diferentes en el mismo espacio, esa compleja geometría puede provocar variaciones en el tiempo de reverberación en función de la dirección de la fuente sonora.
El remedio más fácil para mantenerse dentro de la distancia crítica y combatir los reflejos de la sala es mantener a los participantes en la sala dentro de un total de 10 pies y usar un micrófono con directividad para la captación de audio en la sala para los participantes remotos. Hoy en día, existen dispositivos de conferencia como el Bose Professional Videobar VB1 que incluye matrices de micrófonos con formación de haces que rastrean a las personas que hablan en la sala y eliminan los ecos provenientes de los reflejos incluso hasta una distancia de 20 pies (6 metros).
Para espacios de reuniones con techos altos o una profundidad superior a 16 pies o 5 metros, se utilizan materiales de absorción como remedio acústico para espacios demasiado reflectantes. La moqueta es un tratamiento primario para recintos más grandes, como teatros y salas de conciertos, y sirve para el mismo fin en salas de reuniones grandes. Otros tipos de tratamientos absorbentes son las cortinas y visillos, pero también existen soluciones profesionales para ello. El tipo más común son los paneles acústicos, diseñados para absorber la energía sónica en determinados rangos de frecuencia. Normalmente, los paneles de espuma de uno o dos centímetros de grosor son adecuados para la absorción en el rango de 500 Hz a 4 kHz, donde se produce la mayor parte de la reflexión basada en el habla. En la mayoría de los casos, se instalan en las paredes, pero puede ser necesario colocarlos en el techo en función de la distribución del espacio. Si hay otras fuentes de sonido de banda ancha en la sala -una presentación acompañada de música, por ejemplo-, es necesario abordar una gama de frecuencias más amplia con paneles adicionales más gruesos, de hasta unas tres pulgadas.
La difusión no es tan sencilla como la absorción, pero es una técnica que puede resultar útil en determinadas circunstancias. Básicamente, la difusión rompe la energía sónica en lugar de absorberla. Esto puede ayudar a mantener el volumen de los discursos y otros elementos de la presentación a un nivel suficiente sin añadir más volumen electroacústico (es decir, subiendo el volumen de la megafonía y arriesgándose a distorsiones). Por ejemplo, imagine agua derramada sobre un suelo de listones de madera. Los espacios entre los listones difundirán el líquido por una zona más amplia que si se quedara en un punto: es la misma cantidad de agua pero menos concentrada.
Los difusores tienen formas muy variadas, pero las más comunes son pequeños cuadrados dispuestos en un patrón sobre un panel, columnas redondeadas o cilíndricas y paneles. Suelen colocarse verticalmente en las paredes. Al igual que ocurre con otros tratamientos acústicos, los tamaños y formas específicos se correlacionan con bandas de frecuencia concretas, pero para las aplicaciones típicas de las salas de reuniones, existen soluciones ya preparadas.
También hay soluciones más activas disponibles, que incluyen Bose ProfessionalAltavoz EdgeMax EM180. Su guía de ondas, que gestiona la propagación direccional de la energía sonora, mantiene esa energía alejada de superficies reflectantes como paredes o ventanas y puede disminuir la necesidad de tratamientos acústicos pasivos como paneles de absorción. Semejantemente Bose Professional Videobar VB1 utiliza la tecnología de matriz de micrófonos con formación de haces como se mencionó anteriormente y nuestros reconocidos transductores de altavoces patentados que reproducen un audio preciso que llena la habitación a niveles de volumen más bajos, lo que ayuda a evitar problemas acústicos.
Marshall McLuhan proclamó célebremente que "el medio es el mensaje". En las reuniones, el espacio forma parte de la experiencia. Unas técnicas y tratamientos acústicos adecuados pueden marcar una gran diferencia en la transmisión del mensaje de la reunión y en el disfrute general de la experiencia.
Para que la experiencia de una reunión sea satisfactoria es necesario contar con las técnicas y el tratamiento acústico adecuados.
