De nos jours, quasiment n'importe quel espace peut se transformer en lieu de réunion et de collaboration, et c'est d'ailleurs souvent le cas. Si les responsables informatiques maîtrisent l'art d'équiper tous types d'espaces, des salles de conférence traditionnelles aux petites salles de réunion informelles, on leur demande de plus en plus d'accompagner les réunions d'équipe dans des contextes non traditionnels.
Cependant, même si les équipes demandent à pouvoir échanger de manière plus informelle dans des espaces de bureaux ouverts, dotés de canapés et autres sièges que l’on ne retrouve pas habituellement dans un lieu de travail, il existe une technologie pour les espaces de réunion capable de prendre en compte ces environnements professionnels singuliers qui accueillent aussi bien les personnes se trouvant sur place que celles qui se connectent depuis d’autres lieux.
N’importe quel endroit peut devenir un espace de réunion
Ce nouvel espace de réunion revisité allie collaboration et flexibilité. Conçu spécifiquement à cet effet, il tire parti des récentes avancées technologiques en matière d'audio et de vidéo. Grâce à une connectivité filaire et sans fil, les écrans peuvent être facilement connectés à un ordinateur portable et à un équipement de visioconférence, permettant ainsi de réunir les participants, qu'ils soient sur place ou à distance, en toute fluidité.
Cependant, le passage au télétravail et au travail hybride a transformé la notion d'espace de réunion. L'une des tendances émergentes est l'essor du BYOM (Bring Your Own Meeting). Prolongeant le mouvement désormais courant du BYOD (Bring Your Own Device), le BYOM permet aux participants de connecter leur propre appareil au matériel disponible dans une salle de réunion, plutôt que de dépendre de la technologie préconfigurée de cette salle.
Les salles BYOM étant déjà équipées des périphériques nécessaires (un écran, un microphone et une caméra), les employés peuvent rapidement connecter leurs propres appareils sans fil pour lancer une conférence à l’aide de leur plateforme préférée, qu’il s’agisse de Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams.
Avec l'évolution des technologies mobiles et des environnements de bureau pour favoriser le télétravail, le flex-office et le déploiement de plateformes de communications unifiées (UC), les espaces de réunion doivent s'adapter. Les responsables informatiques souhaitant proposer des salles de réunion plus informelles et le BYOM (Bring Your Own Device) doivent prendre en compte plusieurs défis. Heureusement, les technologies ont continué d'évoluer et offrent de nombreuses solutions pour simplifier les réunions, quel que soit l'endroit.
L’audiovisuel doit répondre aux attentes quel que soit le lieu
Le BYOM offre aux employés la flexibilité de travailler depuis différents endroits avec leurs outils préférés. Si cela permet aux équipes de se déplacer librement dans les bureaux et d'utiliser l'espace disponible plus efficacement, il est indispensable de disposer d'une technologie de réunion performante pour garantir que tous les participants puissent s'entendre clairement et visualiser les supports visuels, que ce soit dans une grande salle de conférence, une petite salle de réunion ou un espace partagé.
À la différence d’une salle de conférence classique, les huddle rooms et les zones de réunion moins formelles sont mieux adaptées à une solution de conférence USB tout-en-un qui s’associe facilement à un écran et à un ordinateur portable uniques. Un tel système facilite la collaboration hybride pour les employés.
L'acoustique, notamment dans les espaces non traditionnels, est toujours un facteur important. Cela inclut les bruits extérieurs tels que la circulation et l'activité générale des bureaux, qui peuvent potentiellement se propager dans la zone. Les systèmes de visioconférence USB tout-en-un, comme les Bose Professional Videobar VB-S et Bose Professional Videobar VB1 garantissent des conversations plus naturelles en se concentrant activement sur les voix présentes dans la pièce grâce à quatre ou six microphones à faisceau directionnel. Le logiciel de configuration Videobar permet aux employés et aux responsables informatiques de définir des zones d'exclusion afin d'atténuer les bruits de fond indésirables provenant des passants. Ainsi, les faisceaux des microphones sont dirigés directement vers la zone de rassemblement et non vers les personnes ou les sons extérieurs à la pièce.
Les fonctionnalités vidéo avancées jouent un rôle essentiel pour une collaboration réussie, même lorsque les participants se trouvent dans des lieux de réunion différents. Les deux appareils Videobar sont équipés d'une caméra 4K ultra HD offrant un large champ de vision, ce qui permet aux participants de communiquer et d'être vus plus clairement. Le mode Groupe permet de garder tous les participants présents dans la salle visibles et aux participants à distance de mieux suivre la conversation, y compris les éléments de la salle tels que les tableaux blancs et les paperboards. Idéal pour un seul présentateur, le mode Individuel, disponible avec le VB-S, le cadre et le suit dynamiquement dans ses mouvements lorsqu'il parle.
La technologie des espaces de réunion doit être facile à gérer pour les responsables informatiques
Bose Professional Les solutions proposées tiennent compte du fait que les technologies actuelles pour les espaces de réunion doivent être faciles à déployer, à surveiller et à gérer pour le personnel informatique, quels que soient le lieu et la manière dont les employés souhaitent se réunir.
Le design discret du VB-S et VB1 Les appareils de visioconférence USB tout-en-un contiennent enceinte Grâce à leur conception compacte et élégante, les VB-S, équipés de microphones et d'une caméra rapprochés, s'installent facilement dans différents lieux et prennent en charge une grande variété de réunions. Leur connectivité Wi-Fi et Bluetooth, ainsi que leur intégration avec les plateformes de communications unifiées et les outils de visioconférence, renforcent cette polyvalence. De plus, l'interface d'administration Videobar permet de gérer et de mettre à jour tous les appareils Videobar depuis une interface unique, libérant ainsi votre équipe informatique pour d'autres tâches.
Les technologies actuelles pour les espaces de réunion promettent de permettre aux gens de participer depuis presque partout dans le monde. Bose Professional Les appareils de vidéoconférence permettent de tenir cette promesse : ils facilitent la communication, améliorent la qualité des voix et inspirent confiance à vos employés, partenaires et clients.
De nos jours, il est possible de transformer n’importe quel espace en une salle de réunion, mais des fonctionnalités audio et vidéo performantes sont indispensables pour répondre aux attentes.