Heutzutage kann nahezu jeder Raum als Treffpunkt für Besprechungen und Zusammenarbeit dienen – und das wird auch häufig genutzt. IT-Manager beherrschen zwar die Ausstattung von traditionellen Konferenzräumen bis hin zu kleinen Besprechungsräumen, werden aber zunehmend auch mit der Unterstützung von Teambesprechungen in unkonventionellen Umgebungen beauftragt.
Die Gegebenheiten und Orte, die manche Teams für ihre Besprechungen wählen – zum Beispiel gemütliche Sofas in Großraumbüros – sind ungewöhnlich. Es gibt jedoch durchaus Konferenzraumtechnologien, die solche unkonventionellen Meetings mit Mitarbeitern vor Ort und anderen im Homeoffice oder unterwegs ermöglichen.
Konferenzen sind überall möglich
Die neue Interpretation des traditionellen Besprechungsraums vereint Zusammenarbeit und Flexibilität. Dieser speziell entwickelte Ansatz nutzt die jüngsten Fortschritte in der Audio- und Videotechnologie. Kabelgebundene und drahtlose Verbindungen sowie Bildschirme lassen sich problemlos mit Laptops und Videokonferenzsystemen verbinden, um Teilnehmer vor Ort und extern nahtlos zusammenzubringen.
Die Umstellung auf mobiles und hybrides Arbeiten hat jedoch die Anforderungen an Besprechungsräume verändert. Ein neuer Trend ist das Bring Your Own Meeting (BYOM). Als Erweiterung des mittlerweile weit verbreiteten Bring Your Own Device (BYOD) ermöglicht BYOM es den Teilnehmenden, ihre eigenen Geräte mit der im Besprechungsraum vorhandenen Hardware zu verbinden, anstatt auf die vorkonfigurierte Raumtechnik angewiesen zu sein.
BYOM-Räume sind bereits mit den erforderlichen Peripheriegeräten – einem Bildschirm, Mikrofon und einer Kamera – ausgestattet. Die Mitarbeiter können ihre eigenen Geräte also schnell und ohne Kabel anschließen und ein Meeting auf ihrer bevorzugten Plattform (Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams) eröffnen.
Da sich mobile Technologien und Büroumgebungen weiterentwickeln, um mobiles Arbeiten, flexible Arbeitsplätze und den Einsatz von Unified-Communications-Plattformen (UC) zu ermöglichen, muss auch die Technologie für Besprechungsräume Schritt halten. IT-Manager, die informellere Besprechungsräume und die Nutzung eigener Geräte (BYOM) unterstützen möchten, stehen vor einigen Herausforderungen. Glücklicherweise hat sich die Technologie stetig weiterentwickelt und bietet zahlreiche Lösungen, die es jedem ermöglichen, sich überall unkompliziert zu treffen.
Ton und Bild müssen alle Erwartungen erfüllen
BYOM bietet Mitarbeitern die Flexibilität, an verschiedenen Orten mit ihren bevorzugten Tools zu arbeiten. Dadurch können sich Teams frei im Büro bewegen und den verfügbaren Platz effizienter nutzen. Gleichzeitig muss jedoch die nötige Besprechungstechnik vorhanden sein, damit alle Teilnehmer sich klar hören und die benötigten visuellen Inhalte gut sehen können – egal ob im großen Konferenzraum, im kleinen Besprechungsraum oder in einem multifunktionalen Raum.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Konferenzräumen eignen sich kleinere und informelle Besprechungsräume eher für eine All-in-One-USB-Konferenzlösung, die problemlos mit nur einem Kabel an einen Bildschirm und Laptop angeschlossen wird und allen Mitarbeitern eine reibungslose, hybride Zusammenarbeit ermöglicht.
Die Akustik, insbesondere in unkonventionellen Räumlichkeiten, spielt stets eine wichtige Rolle. Dazu gehören Außengeräusche wie Verkehrslärm und allgemeine Bürogeräusche, die in den Raum dringen können. All-in-One-USB-Konferenzsysteme wie die Bose Professional Videobar VB-S und Bose Professional Videobar VB1 sorgen für natürlichere Gespräche, indem sie mithilfe von vier bzw. sechs Beamsteer-Mikrofonen die Stimmen im Raum gezielt erfassen. Die Videobar-Konfigurationssoftware ermöglicht es Mitarbeitern und IT-Managern gleichermaßen, Ausschlusszonen festzulegen, um unerwünschte Hintergrundgeräusche von Passanten zu minimieren. So werden die Mikrofonstrahlen direkt auf die Personen gerichtet, die sich im Raum aufhalten, und nicht auf Personen oder Geräusche außerhalb des Raumes.
Umfangreiche Videofunktionen spielen eine wichtige Rolle für eine erfolgreiche Zusammenarbeit, selbst wenn die Teilnehmer aus verschiedenen Besprechungsräumen teilnehmen. Beide Videobar-Geräte verfügen über eine 4K-Ultra-HD-Kamera mit einem weiten Sichtfeld, wodurch die Kommunikation und Sichtbarkeit der Teilnehmer verbessert wird. Der Gruppenmodus hält alle Teilnehmer im Raum im Bild und ermöglicht es externen Teilnehmern, die Unterhaltung – einschließlich anderer Objekte im Raum wie Whiteboards und Flipcharts – besser zu sehen und zu verstehen. Der Einzelmodus – verfügbar beim VB-S – ist ideal für einzelne Präsentatoren, da er den Sprecher dynamisch einrahmt und dessen Bewegungen während des Sprechens verfolgt.
Konferenztechnik darf keinen hohen IT-Aufwand darstellen
Bose Professional Lösungen berücksichtigen, dass die heutige Meetingraum-Technologie für IT-Mitarbeiter einfach zu implementieren, zu überwachen und zu verwalten sein muss, unabhängig davon, wo und wie sich die Mitarbeiter versammeln möchten.
Das flache Design des VB-S und VB1 All-in-One-USB-Konferenzsysteme vereinen Lautsprecher, Mikrofon und Kamera in kompakter Bauweise. Dank ihres schlanken Designs lassen sie sich problemlos an verschiedenen Orten installieren und unterstützen so unterschiedlichste Meeting-Formate. Die einfache WLAN- und Bluetooth-Verbindung des VB-S sowie die Integration mit UC-Plattformen und Webkonferenz-Tools tragen zusätzlich dazu bei. Mit der Videobar-Administration können alle Videobar-Geräte über eine einzige Oberfläche verwaltet und aktualisiert werden, sodass sich Ihre IT-Mitarbeiter auf andere IT-Aufgaben konzentrieren können.
Die heutige Technologie für Besprechungsräume verspricht, dass Menschen von fast überall auf der Welt teilnehmen können. Bose Professional Videokonferenzsysteme sorgen dafür, dass dieses Versprechen eingehalten wird – sie ermöglichen offene Kommunikation, verbessern die Sprachverständlichkeit und schaffen Vertrauen bei Mitarbeitern, Partnern und Kunden.
Heutzutage kann jeder Raum in einen Besprechungsraum verwandelt werden. Um alle Anforderungen zu erfüllen, sind allerdings moderne, solide Audio- und Videofunktionen nötig.