Hoy en día, prácticamente cualquier espacio puede convertirse en un lugar de encuentro y colaboración, y muchos lo hacen con frecuencia. Si bien los gerentes de TI dominan el arte de equipar todo tipo de espacios, desde salas de conferencias tradicionales hasta salas de reuniones pequeñas, cada vez se les pide más que apoyen reuniones de equipo en entornos no tradicionales.
Sin embargo, incluso cuando los equipos solicitan apoyo para tener conversaciones privadas en áreas de oficina abierta mientras están sentados en sofás y asientos que normalmente no se ven en el lugar de trabajo, existe tecnología para espacios de salas de reuniones que puede apoyar estos entornos empresariales no tradicionales, a fin de adaptarse a las personas en el lugar, así como también a aquellos que se conectan desde otras ubicaciones.
Cualquier lugar puede ser un espacio para reuniones
La nueva visión del espacio de reuniones tradicional combina colaboración y flexibilidad. Este enfoque específico aprovecha los recientes avances en tecnología de audio y video. Aquí, la conectividad por cable e inalámbrica y las pantallas se pueden conectar fácilmente a una computadora portátil y equipos de videoconferencia para conectar a personas tanto dentro como fuera de la oficina de forma fluida.
Sin embargo, la transición al trabajo remoto e híbrido ha transformado lo que constituye un espacio de reunión. Una tendencia emergente ha sido el auge de Bring Your Own Meeting (BYOM). Una extensión del ya común movimiento Bring Your Own Device (BYOD), BYOM permite a las personas conectar su propio dispositivo con el hardware disponible en una sala de reuniones, en lugar de tener que depender de la tecnología preconfigurada para esa sala.
Debido a que las salas BYOM ya tienen los periféricos necesarios (una pantalla, un micrófono y una cámara), los empleados pueden conectar rápidamente sus propios dispositivos de forma inalámbrica para iniciar una conferencia mediante su plataforma preferida, ya sea Zoom, Google Meet o Microsoft Teams.
A medida que la tecnología móvil y los entornos de oficina evolucionan para dar cabida al teletrabajo, el uso compartido de escritorios y la implementación de plataformas de comunicaciones unificadas (UC), la tecnología de los espacios de reunión debe mantenerse al día. Para los responsables de TI que buscan un espacio de reunión más informal y BYOM, existen varios retos que deben tener en cuenta. Afortunadamente, la tecnología ha seguido evolucionando y ofrece diversas soluciones que facilitan las reuniones en cualquier lugar.
El audio y los elementos visuales deben cumplir con las expectativas en cualquier lugar
BYOM ofrece a los empleados la flexibilidad de instalarse en diferentes ubicaciones con sus herramientas preferidas. Si bien esto permite a los equipos moverse libremente por la oficina y utilizar el espacio disponible de forma más eficiente, es fundamental contar con tecnología para reuniones que garantice que todos los asistentes puedan escucharse con claridad y ver el contenido visual de apoyo, ya sea en una sala de conferencias grande, una sala de reuniones pequeña o un espacio de uso mixto.
A diferencia de una sala de conferencias tradicional, las salas pequeñas y las áreas de reuniones menos formales son más adecuados para una solución de conferencias USB todo en uno que se empareje fácilmente con una sola pantalla y una computadora portátil, lo que facilita una colaboración rápida e híbrida para los empleados.
La acústica, especialmente en espacios no tradicionales, siempre es un factor a considerar. Esto incluye ruidos externos como el tráfico y la actividad general de la oficina, que podrían filtrarse al área. Los dispositivos de conferencia USB todo en uno, como la Bose Professional Videobar VB-S y la Bose Professional Videobar VB1 garantizan conversaciones más naturales al enfocarse activamente en las voces de la sala mediante cuatro o seis micrófonos con direccionamiento de haz. El software de configuración de la Videobar permite a empleados y administradores de TI establecer zonas de exclusión para mitigar el ruido de fondo no deseado de los transeúntes. Esto significa que los haces de los micrófonos se dirigen directamente a las personas reunidas y no a las personas ni a los sonidos externos.
Las funciones de video con múltiples funciones también son fundamentales para garantizar una colaboración exitosa, incluso cuando los asistentes participan desde diferentes espacios de reunión. Ambos dispositivos Videobar emplean una cámara 4K ultra HD para ofrecer un amplio campo de visión, lo que ayuda a los participantes de la reunión a comunicarse y ser vistos con mayor claridad. El Modo Grupo mantiene a todos los participantes presentes en la sala a la vista y permite a los participantes remotos ver y comprender mejor la conversación, incluyendo otros objetos de la sala como pizarras y rotafolios. Ideal para un solo presentador, el Modo Individual, disponible con la VB-S, enmarca y sigue dinámicamente a los participantes mientras hablan.
La tecnología de espacio de reuniones debe ser fácil de administrar por parte del equipo de TI
Bose Professional Las soluciones entienden que la tecnología actual de los espacios de reunión debe ser fácil de implementar, monitorear y administrar para el personal de TI, sin importar dónde y cómo los empleados quieran reunirse.
El diseño de perfil bajo del VB-S y VB1 Los dispositivos de conferencia USB todo en uno integran el altavoz, los micrófonos y la cámara en un solo lugar. Su tamaño compacto y diseño elegante facilitan su instalación en diferentes ubicaciones para una amplia variedad de tipos de reuniones. El VB-S también ofrece una fácil conectividad a Wi-Fi y otros dispositivos mediante Bluetooth, además de su integración con plataformas de comunicaciones unificadas y herramientas de videoconferencia. De hecho, la Administración de Videobar permite administrar y actualizar todos los dispositivos Videobar desde una única interfaz, lo que permite a su personal de TI concentrarse en otras responsabilidades.
La tecnología actual de espacios para reuniones promete permitir que la gente participe desde casi cualquier lugar del mundo. Bose Professional Los dispositivos de videoconferencia garantizan que se cumpla la promesa: abrir la comunicación, mejorar las voces e inspirar confianza en sus empleados, socios y clientes.
En la actualidad, cualquier espacio puede convertirse en una sala de reuniones; sin embargo, las sólidas capacidades de audio y video deben mantenerse al día para cumplir con las expectativas.