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La sala de conferencias se ha convertido en parte integrante de la jornada laboral media. Casi la mitad de las empresas utilizan el vídeo para comunicarse con sus clientes, y empresas como Zoom informan de un aumento del uso cercano al 300% en los últimos años. Como mínimo, cifras como éstas indican que los equipos de videoconferencia para salas de conferencias pueden impulsar la comunicación y la colaboración en prácticamente cualquier modelo de negocio.
Dicho esto, hay una clave para sacar el máximo partido a tu equipo de videoconferencia: dominar el espacio en el que se encuentra utilizando una combinación de diseño y tecnología adaptada a cada caso de uso.
¿Cómo son sus espacios de conferencias actuales en cuanto a distribución y diseño? ¿Ayudan o dificultan la actividad de su empresa cuando la gente colabora allí? Y la tecnología, ¿se adapta al espacio o parece metida con calzador?
Este es el tipo de preguntas que debe plantearse una empresa a la hora de adaptar un espacio para conferencias. Y, como señala el vendedor/comercializador de entradas Billetto, con sede en el Reino Unido, los dos estilos de diseño más comunes son reconocibles por su nombre. El estilo Sala de Juntas, en el que las mesas se colocan juntas en un rectángulo y las sillas las rodean. Y el estilo Hollow Square, en el que las mesas se colocan en forma cuadrada con espacio en el centro para que el personal (normalmente un formador o un directivo) se desplace entre los puestos según sea necesario.
En estos espacios, la asignación de asientos, la distribución de las sillas y la participación general pueden cambiar, lo que dificulta garantizar que el audio se adapte a un espacio que funcione sin importar la configuración.
En salas de hasta 6 x 6 metros, Bose Professional Videobar VB1 facilita la captura de toda la escena, incluidos los asistentes que entran y salen a medida que avanza la reunión, con flexibilidad suficiente para admitir cualquier tipo de reunión. Su cámara 4K ultra-HD ofrece capacidades únicas de autoencuadre, lo que significa que los asistentes remotos pueden ver la actividad de la sala, como la presencia de otros asistentes y el uso de pizarras y rotafolios.
Dado que ofrece tantas posibilidades desde el primer momento, Bose Professional VB1 requiere poco más que un monitor para ponerse en marcha. Por eso es ideal para espacios más pequeños, de diseño tradicional, donde las necesidades de aforo y asistencia pueden fluctuar.
A continuación se presentan los estilos U-Shape y Banquet de diseño de salas de juntas. Más comunes en espacios medianos y grandes, estos estilos de diseño destacan aquí por los problemas de espacio que pueden representar: Cuando las personas se reparten en una gran disposición en forma de U de mesas conectadas o se sientan en grupos de "islas" independientes, encontrar un equipo de videoconferencia para salas de reuniones que permita a todos hablar y participar en igualdad de condiciones es todo un reto.
También hay estilos de asientos y diseño de aulas y auditorios. Normalmente utilizados en espacios más grandes, estos entornos son colaborativos pero tienden a estar dirigidos en un lado por un instructor o presentador individual. Sin embargo, incluso a los asistentes sentados en un gran grupo frente a la zona principal de ponencias se les puede pedir que contribuyan con respuestas o debates a lo largo de las sesiones.
Considere el siguiente ejemplo: Un grupo en un entorno tipo banquete debe participar en una formación multigrupo que dura todo el día. Los distintos equipos deben interactuar con diferentes educadores virtuales en sus grupos, intercambiando ideas y comunicándose con su grupo central sin interferir en el trabajo de los que les rodean. Trabajar en un espacio así puede ser todo un reto, al igual que luchar por "compartir micrófono" alrededor de la mesa cuando llega el momento de hablar.
Afortunadamente, Bose Professional ofrece un camino para superar estos retos con las soluciones de audio de techoprofesionales de Bose, que proporcionan a las empresas el poder de integrar completamente cualquier espacio, independientemente de su distribución o uso diario. En un espacio de tamaño medio con necesidades de asientos dispersos, por ejemplo, el sistema Bose Professional ES1 permite que todos los asistentes tengan voz, independientemente de la ubicación de los asientos, todo ello a través de un único micrófono. Bose Professional Los altavoces del sistema DS4, por su parte, ofrecen un sonido cristalino en el techo, perfecto para equipos con un alto grado de separación física y virtual.
Es fundamental tener en cuenta las diferencias entre soluciones audiovisuales integradas y no integradas antes de elegir un equipo de videoconferencia para cualquier espacio empresarial. En general, es importante recordar que los espacios más grandes suelen tener una mayor necesidad de integración total, mientras que los espacios medianos y pequeños pueden funcionar mejor con soluciones móviles y flexibles. Aunque es posible que los estilos de diseño mencionados no se apliquen a todos los espacios de conferencias actuales, la idea básica sigue siendo la misma, independientemente de cómo trabajen juntos los empleados: Cuando las herramientas funcionan en armonía con el lugar y el estilo de trabajo, ocurren grandes cosas.
Los equipos de videoconferencia actuales se adaptan a cualquier espacio, siempre que se disponga de las herramientas adecuadas.
