La salle de réunion est devenue un élément incontournable de la journée de travail. Près de la moitié des entreprises utilisent la vidéo pour communiquer avec leurs clients, et des sociétés comme Zoom font état d'une augmentation de près de 300 % de son utilisation ces dernières années. À tout le moins, ces chiffres indiquent que les équipements de visioconférence pour salles de réunion peuvent améliorer la communication et la collaboration pour quasiment tous les modèles d'entreprise.
Cela dit, il existe une clé pour tirer le meilleur parti de votre équipement de vidéoconférence : maîtriser l’espace dans lequel il se trouve en utilisant une combinaison de design et de technologie adaptée à vos cas d’utilisation spécifiques.
Étudier la configuration des espaces classiques de petite et moyenne taille
À quoi ressemblent vos espaces de conférence actuels en termes d'agencement et de design ? Cet agencement facilite-t-il ou, au contraire, entrave-t-il votre activité professionnelle lorsque les collaborateurs s'y retrouvent ? La technologie est-elle adaptée à l'espace ou semble-t-elle y avoir été intégrée de force ?
Voici le genre de questions qu'une entreprise doit se poser lorsqu'elle aménage un espace de conférence. Comme le souligne Billetto, société britannique de billetterie et de marketing, les deux styles d'aménagement les plus courants sont facilement identifiables. Le style « salle de conseil » , où les tables sont disposées en rectangle et entourées de chaises, et le style « carré creux » , où les tables sont disposées en carré avec un espace central permettant au personnel (généralement un formateur ou un responsable) de circuler entre les différents postes.
Dans ces espaces, l’attribution des sièges, leur disposition et le nombre de participants peuvent changer. Il est donc difficile de garantir la bonne transmission du son dans un espace qui fonctionne quelle que soit sa configuration.
Dans les salles jusqu'à 6 x 6 mètres, la barre vidéo Bose Professional VB1 permet de capturer facilement toute la scène, y compris les participants qui entrent et sortent de la réunion, avec une flexibilité suffisante pour s'adapter à tous types de réunions. Sa caméra 4K ultra HD offre des fonctionnalités de cadrage automatique uniques, permettant aux participants à distance de voir l'activité dans la salle, notamment les autres participants présents, ainsi que l'utilisation des tableaux blancs et des paperboards.
Parce qu'elle offre de nombreuses fonctionnalités prêtes à l'emploi, la Bose Professional VB1 Il suffit d'un écran pour le mettre en marche. C'est donc idéal pour les petits espaces de conception traditionnelle où le nombre de places assises et la fréquentation peuvent varier.
Espaces moyens et grands : perspectives d'avenir
Viennent ensuite les configurations en U et en banquet pour les salles de réunion. Fréquemment utilisées dans les espaces de moyenne à grande taille, ces configurations sont remarquables ici en raison des problèmes d'aménagement qu'elles peuvent engendrer : lorsque les participants sont répartis sur une grande table en U ou assis en petits groupes isolés, trouver un équipement de visioconférence permettant à chacun de s'exprimer et d'interagir de manière équitable représente un véritable défi.
Il existe également des configurations de sièges et d'aménagements de type salle de classe et auditorium . Généralement utilisées dans les grands espaces, ces configurations favorisent la collaboration, mais sont souvent animées d'un seul côté par un formateur ou un présentateur. Toutefois, même les participants assis en grand groupe face à l'espace principal peuvent être sollicités pour répondre aux questions ou participer aux discussions tout au long des sessions.
Prenons l'exemple suivant : un groupe, réuni en format banquet, doit participer à une formation d'une journée entière. Différentes équipes doivent interagir avec différents formateurs virtuels au sein de leurs groupes respectifs, échanger des idées et communiquer avec leur groupe principal sans perturber le travail des autres. Travailler dans un tel environnement peut s'avérer complexe, tout comme la difficulté à obtenir la parole lors des réunions.
Heureusement, Bose Professional Bose Professional Ceiling Audio Solutions offre une solution pour relever ces défis, permettant aux entreprises d'intégrer pleinement n'importe quel espace, quelle que soit sa configuration ou son utilisation quotidienne. Dans un espace de taille moyenne avec des besoins de sièges dispersés, par exemple, Bose Professional Le système ES1 donne la parole à chaque participant, quel que soit son emplacement, grâce à un seul micro. Bose Professional Système DS4 enceintes , par ailleurs, diffusez un son cristallin au plafond, idéal pour les équipes présentant des degrés élevés de séparation physique et virtuelle.
Agencer les salles de réunions pour réussir
Avant de choisir un équipement de visioconférence pour un espace professionnel, il est essentiel de prendre en compte les différences entre les solutions audiovisuelles intégrées et non intégrées. De manière générale, il est important de se rappeler que les grands espaces nécessitent souvent une intégration complète, tandis que les espaces moyens et petits se prêtent mieux à des solutions mobiles et flexibles. Bien que les styles d'aménagement mentionnés ne correspondent pas à tous les espaces de conférence actuels, le principe de base reste le même, quel que soit le mode de collaboration : lorsque les outils sont adaptés à l'environnement et aux méthodes de travail, les résultats sont optimaux.
Les équipements de vidéoconférence actuels peuvent s'adapter à n'importe quel espace, à condition de disposer des outils adéquats.