La configuración adecuada de videoconferencia para una sala de reuniones pequeña es fundamental para ofrecer la mejor experiencia de videoconferencia posible. Los líderes de TI actuales, con su alta carga de trabajo, deben optimizar la configuración para una mayor variedad de espacios.
Con la creciente tendencia de la fuerza laboral híbrida, se necesitan configuraciones de videoconferencia para espacios tan diversos como salas de conferencias en la oficina, oficinas en casa, salas de lectura, espacios multiusos e incluso algún que otro dormitorio convertido en oficina. Aquí te explicamos cómo aprovechar al máximo las capacidades de audio y video para maximizar el rendimiento de las videoconferencias en cualquier espacio pequeño.
Haga las preguntas correctas sobre la tecnología de las salas de conferencias
Los desafíos tecnológicos más importantes de las videoconferencias actuales se han centrado en el apoyo a microentornos que permiten a los equipos ser productivos y estar conectados desde cualquier lugar. Un estudio reciente reveló que el 83 % de los trabajadores prefiere los modelos híbridos , lo que significa que las organizaciones necesitan dominar el arte y la ciencia de las videoconferencias para espacios pequeños, ya sea un espacio de reunión en la oficina o la optimización del video y la acústica del teletrabajo.
Resolver los desafíos de la tecnología de las salas de conferencias en espacios pequeños suele requerir un enfoque diferente al de las áreas más grandes. Algunas preguntas a considerar son:
- ¿Qué tan grande es el espacio?
- ¿Es necesario optimizarlo para un participante o para muchos?
- ¿Traerán su propio dispositivo (como una computadora, un teléfono o una tableta) para llamar o utilizarán una sala de reuniones integrada?
- ¿Se comparte el espacio? ¿Habrá ruidos o distracciones que compitan entre sí?
Optimice los espacios pequeños de reunión
Un pilar fundamental de una videoconferencia eficaz es optimizar la tecnología de los espacios de reunión en la oficina. Las pequeñas salas de conferencias diseñadas para reuniones pueden ser el punto de encuentro ideal para que los empleados que trabajan en la oficina se conecten con colegas y clientes de todo el mundo. Llamar desde un espacio de reunión no tiene por qué implicar reunirse con un portátil compartido.
Existen soluciones de conectividad que ofrecen software integrado de audio, video y colaboración, diseñado para espacios de conferencias de hasta 6 x 6 metros (20 x 20 pies). Permiten proporcionar la tecnología que los equipos necesitan, eliminando el desorden innecesario. Por ejemplo, con seis micrófonos con dirección automática del haz, una cámara 4K Ultra HD y tecnología patentada. Bose Professional sonido, la VB1 proporciona sonido, micrófonos y captura de imágenes de alta calidad en un solo dispositivo.
Encuentre soluciones de audio para áreas concurridas
Cuando los empleados realizan varias tareas desde casa o necesitan concentrarse en una sala donde trabajan otras personas, es importante considerar detenidamente una solución de audio. Por ejemplo, los mejores auriculares con cancelación de ruido mejorarán la experiencia de audio de una conferencia telefónica al instante, garantizando que el usuario pueda escuchar con claridad y, al mismo tiempo, bloqueando el ruido ambiental para que quienes estén al otro lado también puedan escucharlo con claridad.
Con los auriculares adecuados, los usuarios también pueden personalizar su experiencia de audio, desde el volumen hasta la cadencia del sonido. Incluso pueden eliminar las distracciones externas y avisar a cualquier persona cercana de que hay una conferencia telefónica en curso. Ya sea en una oficina compartida o al conectarse desde un aeropuerto abarrotado durante un viaje de trabajo, usar auriculares con cancelación de ruido ofrece mayor flexibilidad para participar en conferencias telefónicas.
Domina tus dispositivos
Capacitar a los empleados sobre cómo aprovechar al máximo sus dispositivos actuales también puede ayudar a mejorar la experiencia de videoconferencia. Simplemente iniciar sesión en la plataforma de videoconferencia y esperar lo mejor lleva a reuniones menos dinámicas. La configuración de sonido, video y micrófono permite a los usuarios personalizar el rendimiento de sus dispositivos para obtener la mejor experiencia posible.
Aproveche al máximo la conectividad
Otro factor importante en la experiencia de videoconferencia es la calidad de la conectividad del empleado. Cada vez más, los empleados utilizan sus redes domésticas al máximo con programas de alto ancho de banda. Los gerentes de TI pueden colaborar con los empleados remotos para maximizar la conectividad existente. Por ejemplo, transmitir una imagen de videoconferencia en HD requiere un ancho de banda de aproximadamente 2 Mbps de subida y bajada para mantener una buena imagen de video, pero una imagen 4K necesita cerca de 20 Mbps.
Colabore con los empleados para garantizar que sus conexiones a internet o la capacidad de sus dispositivos permitan este nivel de rendimiento. Quienes usan conexiones Wi-Fi también pueden tomar medidas para mejorar el rendimiento, como ajustar la función de Calidad de Servicio de su enrutador para priorizar las conexiones inalámbricas.
Trabajar desde cualquier lugar no implica sacrificar la calidad del sonido ni la imagen. Las videoconferencias permiten que los trabajadores remotos e híbridos de hoy en día se mantengan conectados, y las decisiones tecnológicas estratégicas pueden optimizar las videoconferencias sin importar desde dónde trabajen los equipos.
