Un équipement de visioconférence adapté aux petites salles de réunion est essentiel pour garantir une expérience optimale. Les responsables informatiques d'aujourd'hui, très occupés, doivent optimiser cet équipement pour une plus grande variété d'espaces.
Avec l'essor du travail hybride, les solutions de visioconférence sont indispensables dans des espaces aussi variés que les salles de réunion, les bureaux à domicile, les salles de lecture, les espaces polyvalents, voire même certaines chambres aménagées en bureau. Voici comment optimiser les performances audio et vidéo de vos visioconférences, même dans les espaces les plus restreints.
Posez les bonnes questions sur la technologie des salles de conférence
Aujourd'hui, les principaux défis en matière de visioconférence consistent à prendre en charge des micro-environnements permettant aux équipes d'être productives et connectées où qu'elles soient. Une étude récente a révélé que 83 % des travailleurs privilégient les modèles hybrides , ce qui signifie que les entreprises doivent maîtriser l'art et la science de la visioconférence dans les petits espaces, qu'il s'agisse d'un espace de réunion informel au bureau ou de l'optimisation de la vidéo et de l'acoustique pour le télétravail.
Résoudre les problèmes liés à la technologie des salles de conférence dans les petits espaces exige souvent une approche différente de celle utilisée pour les grandes salles. Voici quelques questions à se poser :
- Quelle est la superficie de cet espace ?
- Doit-il être optimisé pour un seul participant ou pour plusieurs ?
- Apporteront-ils leur propre appareil (ordinateur, téléphone ou tablette) pour participer à la réunion, ou utiliseront-ils une salle de réunion intégrée ?
- L'espace est-il partagé ? Y aura-t-il des bruits parasites ou des distractions ?
Optimiser les petits espaces de réunion
Un élément essentiel d'une visioconférence efficace est l'optimisation des technologies dans les espaces de réunion informels. Les petites salles de conférence, conçues pour les réunions, peuvent constituer des plateformes idéales pour permettre aux employés de communiquer avec leurs collègues et clients du monde entier. Participer à une réunion depuis un espace informel ne signifie pas forcément se rassembler autour d'un ordinateur portable partagé.
Il existe des solutions de connectivité offrant des logiciels audio, vidéo et de collaboration intégrés, conçues pour les espaces de conférence jusqu'à 6 mètres x 6 mètres. Elles permettent aux équipes d'accéder aux technologies nécessaires tout en éliminant l'encombrement inutile. Par exemple, avec six microphones à orientation automatique du faisceau, une caméra 4K ultra HD et un logiciel propriétaire. Bose Professional Côté son, le VB1 offre le son, des microphones et une capture d'image de haute qualité dans un seul appareil.
Trouvez des solutions audio pour les espaces fréquentés
Lorsque les employés travaillent à domicile en multitâche ou doivent se concentrer dans une pièce où travaillent d'autres personnes, il est essentiel de bien réfléchir à leur solution audio. Par exemple, un casque à réduction de bruit performant améliorera instantanément la qualité audio d'une conférence téléphonique, en garantissant une audition claire tout en bloquant les bruits ambiants pour que les interlocuteurs puissent également l'entendre parfaitement.
Avec un casque adapté, les utilisateurs peuvent personnaliser leur expérience audio, du volume au rythme des appels. Ils peuvent même s'isoler des distractions extérieures et signaler aux personnes à proximité qu'une conférence téléphonique est en cours. Que ce soit dans un espace de bureau partagé ou lors d'une connexion depuis un aéroport bondé pendant un déplacement professionnel, l'utilisation d'un casque à réduction de bruit offre une plus grande flexibilité pour participer à des conférences téléphoniques.
Maîtrisez vos appareils
Former les employés à l'utilisation optimale de leurs appareils peut également améliorer l'expérience de visioconférence. Se connecter à la plateforme et espérer que tout se passe bien conduit souvent à des réunions peu dynamiques. Les paramètres audio, vidéo et microphone permettent aux utilisateurs de personnaliser le fonctionnement de leurs appareils pour une expérience optimale.
Tirez le meilleur parti de la connectivité
Un autre facteur important pour une expérience de visioconférence optimale est la qualité de la connexion internet des employés. De plus en plus, ces derniers sollicitent fortement leur réseau domestique avec des applications gourmandes en bande passante. Les responsables informatiques peuvent accompagner les télétravailleurs afin d'optimiser leur connexion. Par exemple, la transmission d'une image HD nécessite environ 2 Mbit/s en débit montant et descendant pour une bonne qualité vidéo, tandis qu'une image 4K requiert près de 20 Mbit/s.
Collaborez avec vos employés pour vous assurer que leurs connexions Internet ou les capacités de leurs appareils permettent d'atteindre ce niveau de performance. Les personnes utilisant une connexion Wi-Fi peuvent également prendre des mesures pour améliorer les performances, comme configurer la fonction Qualité de service (QoS) de leur routeur afin de privilégier les connexions sans fil.
Travailler de n'importe où ne signifie pas forcément sacrifier la qualité du son ou de l'image. La visioconférence permet aux équipes travaillant à distance ou en mode hybride de rester connectées, et des choix technologiques judicieux peuvent optimiser ces visioconférences, quel que soit le lieu de travail des équipes.
