過去2年間、企業会議には多くの変化がありました。特に注目すべき現象の一つは、かつては贅沢品と目新しいものの中間と考えられていたビデオ会議が、突如として必須のものとなったことです。
さらに重大なのは、数カ所のリモートオフィスで数人の参加者をサポートする体制から、Zoom、Microsoft Teams、Google Hangoutsなどのオンラインプラットフォーム上で、複数の異なる拠点に同時に数十人以上の参加者をサポートする体制へと規模を拡大する必要があったことです。この急激な規模の変化は、多くの企業、そしてそのITマネージャーや取締役を驚かせました。
彼らは、ビデオ会議システムをどのように拡張するか、そしてそれをどのように迅速に行うかを考えなければなりませんでした。Zoom だけでも、2019 年 12 月の 1 日あたりのユーザー数 1,000 万人から、2020 年 4 月には 1 日あたりのユーザー数 3 億人に増加しました。
スケーラビリティの定義
簡単に言えば、スケーラビリティとは、同時に通信できる人数やエンドポイントの変動に対応することを意味します。より具体的には、一定の規模に収まる参加者数に対応することを意味します。ペア 午前中はハドルルームで会議を行い、午後には同じプラットフォームで数十人の参加者に対応する必要があります。さらに、ビデオ会議システムは、大型LEDビデオウォールからiPhoneまで、あらゆるデバイスを同じ通話で利用できる必要があります。
パンデミックが続く中、カンファレンスの規模は急速に拡大しましたが、カンファレンスの将来は、流動的な企業の業務環境の要求に応じて、幅広い参加者数と場所をサポートできる拡張性を意味します。
ビデオ会議システムは、少数の参加者から多数の参加者まで拡張できる必要があります。
メリットを理解する
ビデオ会議は、過去10年間で高価で技術的に難しいモデルから、よりアプリベースのものへと移行しました。Zoomのソフトウェアは2013年に導入され、MicrosoftのTeamsアプリは2017年にリリースされたばかりです。そのため、企業はビデオ会議をより幅広く使い始めました。
その利点は明らかでした。音声/ビデオ接続による会議は、出張費を大幅に削減し、従業員やエンドユーザーへの研修をより効率的かつ費用対効果の高いものにし、企業の環境サステナビリティ指数を向上させることができました。パンデミックによってリモート接続とビデオ会議によるコラボレーションが新たに重視されるようになったことで、これらの利点やその他の利点はさらに増幅されました。
インフラとブロードバンドのニーズの見直し
優れた音声・動画通信には、特に4K動画や高解像度オーディオを使用する場合、動画または音声ストリームにアーティファクトが生じないように、高帯域幅と低遅延の両方が求められます。インターネットサービスプロバイダーが提供するデータレートと、組織が実際に利用できるデータレートは異なるため、 OoklaやFast.comなどのオンラインツールを使用してネットワークパフォーマンスを監視することをお勧めします。
連邦通信委員会（FCC）は、ブロードバンドの速度を下り25Mbps、上り3Mbps以上と定義しています。CableLabsは、この最低速度はビデオ会議で最大5人の参加者をサポートするのに十分すぎるほどであることを確認しました。ライブインタラクティブおよびリアルタイムアプリケーションの場合、遅延は200ミリ秒以内、または可能な限りリアルタイムに近づける必要があります。
ただし、これはルーターからユーザーデバイスまで光ファイバー/同軸ケーブルのハイブリッドケーブルが使用されていることを前提としています。ローカルWi-Fiは大きな変数となる可能性があります。Wi-Fi干渉の一般的な原因としては、コードレス固定電話、コンクリートの壁、金属、鏡、電子レンジ、重複するWi-Fiネットワーク、その他の無線電子機器などが挙げられます。これらの潜在的な干渉を可能な限り排除することで、接続をスムーズにすることができます。
しかし、参加者が増えるとブロードバンドの要件も高まり、ビデオ画像の途切れや音声の途切れといったアーティファクトが発生します。会議に多くの参加者がいる場合、帯域幅を管理する一つの方法は、一部の参加者に音声のみで接続してもらうことです。音声のみで接続すると、ビデオよりも帯域幅の消費量が大幅に少なくなります。一部のプラットフォームでは、電話のみで参加できるオプションを提供しています。
セキュリティを考慮する
会議の規模が大きくなると、オンライン干渉、つまりハッキングに対する脆弱性も高まります。IT管理者は、会社の会議プラットフォームを利用する全員が、会議プラットフォームのソフトウェアを最新バージョンにアップデートしていることを確認することで、こうした脆弱性を回避できます。エンドポイント ユーザーが使用しているデバイス（ビデオディスプレイ、スマートフォンなど）のセキュリティレベルは、アプリ開発者にとってますます重要になっています。アプリ開発者はハッキング問題に敏感になっており、脆弱性が発見されるとすぐに修正パッチをリリースするなど、ソフトウェアアップデートの頻度も高まっています。
その他のセキュリティに関する提案は次のとおりです。
- すべての参加者に一意のパスワードの使用を要求します。
- 画面共有オプションを管理します。たとえば、ZoomやGoogle Meetでは、画面共有を「ホストのみ」に設定できます。
- ビデオ会議では個人用デバイスに 2 要素認証を使用します。
- アプリベースのプラットフォームを使用する場合は、参加者にアプリのデスクトップソフトウェアではなく、ウェブブラウザから会議に参加するよう依頼してください。ブラウザのセキュリティ強化は頻繁に更新されるため、アプリが要求するようなユーザー権限は必要ありません。一部のアプリでは、アプリケーションをインストールしなくても会議リンクを作成して共有できます。
コストとサポートの決定
過去10年間、アプリベースの会議プラットフォームへの移行と独自システムからの移行が進み、会議費用はより手頃なものとなりました。ノートパソコン、スマートフォン、タブレットなどのユーザーハードウェアへのインフラストラクチャの移行もコスト削減に貢献しています。設置型およびポータブル型のハードウェアシステムの1回限りのコストは、ウェブカメラ100ドルから高度なテレプレゼンスシステム数万ドルまで、幅広く変動します。継続的なコストはブロードバンドとソフトウェア／アプリのライセンスから発生し、これらの場合、コストは組織が必要とする規模のレベルに比例します。つまり、ビデオ会議テーブルの「席」が増えるほど、価格は高くなります。
しかし、システムのソフトウェアとハードウェアは「サービスとして」販売されることが多くなり、実質的にはリースまたはリース購入となり、資本コストを削減またはゼロにしています。5年から10年間の総所有コストを完全に理解するためには、購入前に機器の耐用年数を考慮することが重要です。
企業システムの多くのコンポーネントは、ハドルルームのプラット フォームやiPhoneなど、複数のソースから提供される可能性があ るため、単一のベンダーからコンポーネントを調達することは、 互換性とトレーニングのしやすさを保証する上で、理にかなって いることが多い。例えば、Bose Professional はVideobarVB1 のようなオールインワン・ソリューショ ンを提供しており、小規模または中規模の会議室に対応し ている。大規模な会議スペースでは、ControlSpace Designerソフトウェア、EdgeMaxスピーカー、ControlSpace EX会議用プロセッサーなどの製品を活用することができる。
技術サポートに関しては、ベンダーが提供するサービス内容に大きく左右されますが、ビデオ会議中に最初に助けを求めるのはITマネージャーになる可能性が高いことを覚えておいてください。組織のビデオ会議システムについて可能な限り詳しいITマネージャーの存在こそが、最善の防御策となります。