En los últimos dos años, las reuniones corporativas han experimentado un gran cambio. Un fenómeno especialmente notable fue que la videoconferencia, antes considerada algo entre un lujo y una novedad, se convirtió repentinamente en algo imprescindible.
Más críticamente, tuvo que cambiar de escala: de dar soporte a unos pocos participantes en unas pocas oficinas remotas a decenas o más de participantes en Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts y otras plataformas en línea en múltiples y dispares ubicaciones simultáneamente. Ese cambio abrupto de escala sorprendió a muchas empresas, y a sus gerentes y directores de TI.
Tuvieron que descubrir cómo escalar sus sistemas de videoconferencia y cómo hacerlo rápidamente: Zoom solo pasó de 10 millones de usuarios diarios en diciembre de 2019 a 300 millones de usuarios diarios en abril de 2020 .
Definición de escalabilidad
En pocas palabras, la escalabilidad implica admitir un número variable de personas y terminales que puedan comunicarse simultáneamente. Más específicamente, significa admitir un número de participantes que pueda caber en un par de salas de reuniones por la mañana, pero también dar cabida a docenas de participantes en la misma plataforma por la tarde. Además, un sistema de videoconferencia ahora debe admitir cualquier dispositivo, desde una gran pantalla LED hasta un iPhone, en la misma llamada.
Si bien la escalabilidad de las conferencias aumentó rápidamente a medida que perduró la pandemia, su futuro es uno en el que la escalabilidad significa poder soportar una amplia gama de números y ubicaciones de participantes, como lo requiere el panorama laboral corporativo ahora fluido.
Los sistemas de videoconferencia deben poder escalar desde unos pocos hasta muchos participantes.
Entendiendo los beneficios
A medida que la videoconferencia pasó de ser un modelo costoso y tecnológicamente desafiante a uno más basado en aplicaciones durante la última década (el software de Zoom se introdujo en 2013 y la aplicación Teams de Microsoft recién se lanzó en 2017), las empresas comenzaron a usarla más ampliamente.
Sus ventajas eran evidentes: reunirse mediante una conexión de audio/video podía reducir significativamente los costos de viaje, generar capacitaciones más eficientes y rentables para empleados y usuarios finales, y aumentar la sostenibilidad ambiental de la empresa. Estos y otros beneficios se intensificaron cuando la pandemia impulsó la conectividad y la colaboración remotas mediante videoconferencias.
Revisión de las necesidades de infraestructura y banda ancha
Una buena comunicación de audio y video requiere un alto ancho de banda y baja latencia para evitar artefactos en las transmisiones de video y audio, especialmente si se utiliza video 4K y audio de alta resolución. La información que ofrece un proveedor de servicios de internet y la velocidad de datos que realmente obtiene una organización varían, por lo que es recomendable monitorear el rendimiento de la red con herramientas en línea como Ookla y Fast.com .
La Comisión Federal de Comunicaciones (FCC) define la banda ancha como un mínimo de 25 Mbps de bajada y 3 Mbps de subida. CableLabs determinó que este mínimo era más que suficiente para admitir hasta cinco participantes en una videoconferencia. En el caso de aplicaciones interactivas en vivo y en tiempo real, la latencia debe ser de 200 milisegundos o lo más cercana posible al tiempo real.
Dicho esto, se asume un cable híbrido de fibra óptica/coaxial desde el router hasta los dispositivos del usuario. El Wi-Fi local puede ser una variable significativa. Las causas comunes de interferencia Wi-Fi incluyen teléfonos fijos inalámbricos, paredes de hormigón, metal, espejos, microondas, redes Wi-Fi superpuestas y otros dispositivos electrónicos inalámbricos. Eliminar la mayor cantidad posible de estas posibles interferencias puede ayudar a optimizar la conectividad.
Sin embargo, a medida que aumenta la cantidad de participantes, también aumentan los requisitos de ancho de banda, lo que provoca artefactos (como interrupciones en la imagen de video o cortes de audio). Una forma de gestionar el ancho de banda cuando una reunión tiene muchos participantes es pedirles a algunos que se conecten solo por audio, lo cual consume considerablemente menos ancho de banda que el video. Algunas plataformas ofrecen la opción de unirse solo por teléfono.
Teniendo en cuenta la seguridad
Aumentar la escala de las reuniones también puede aumentar la vulnerabilidad a las interferencias en línea, es decir, al hackeo. Los administradores de TI pueden ayudar a evitarlo asegurándose de que todos los usuarios de la plataforma de conferencias de la empresa tengan la última versión del software de la plataforma de reuniones y el dispositivo (pantalla de video, teléfono inteligente, etc.) que utilicen. Los desarrolladores de aplicaciones se han vuelto más sensibles a los problemas de hackeo y las actualizaciones de software más frecuentes lo reflejan, con parches para corregir las vulnerabilidades a medida que las detectan.
Otras sugerencias de seguridad incluyen:
- Exigir a todos los participantes que utilicen una contraseña única.
- Gestiona las opciones para compartir pantalla. En Zoom o Google Meet, por ejemplo, configura la opción "Solo anfitrión".
- Utilice la autenticación de dos factores para dispositivos personales en una videoconferencia.
- Al usar plataformas basadas en aplicaciones, solicite a los asistentes que se unan a las reuniones a través de sus navegadores web en lugar del software de escritorio de la aplicación. Las mejoras de seguridad del navegador suelen actualizarse con mayor frecuencia y no requieren los mismos permisos de usuario que la aplicación podría haber solicitado. Algunas aplicaciones permiten a los usuarios crear un enlace a la reunión y compartirlo sin necesidad de instalar la aplicación.
Determinación de costos y soporte
La tendencia de la última década hacia plataformas de conferencias basadas en aplicaciones y el abandono de sistemas propietarios contribuye a que las conferencias sean más asequibles. La migración de la infraestructura a hardware de usuario, como portátiles, smartphones y tabletas, también reduce los costes. Los costes únicos de los sistemas de hardware instalados y portátiles pueden variar considerablemente, desde cámaras web de 100 dólares hasta decenas de miles de dólares para sistemas avanzados de telepresencia. Los costes recurrentes provienen del ancho de banda y las licencias de software/aplicaciones, y en estos casos, los costes son proporcionales al nivel de escalabilidad que necesita una organización: cuantos más "asientos" haya en las mesas de videoconferencia, mayor será el precio.
Sin embargo, cada vez más software y hardware de sistemas se venden "como servicio", básicamente mediante arrendamiento o alquiler con opción a compra, lo que reduce o elimina los costos de capital. Es importante considerar la vida útil del equipo antes de comprarlo para comprender completamente el costo total de propiedad en un período de cinco a diez años.
Dado que muchos componentes de los sistemas corporativos pueden provenir de múltiples fuentes (una plataforma de sala de reuniones por aquí, un iPhone por allá), suele ser lógico obtener componentes de un solo proveedor, lo que garantiza la compatibilidad y facilita la capacitación. Por ejemplo, Bose Professional Ofrece soluciones integrales, como la Videobar VB1 , que puede equipar una sala de conferencias pequeña o mediana. Los espacios de conferencia más grandes pueden aprovechar productos como el software ControlSpace Designer , los altavoces EdgeMax y los procesadores de conferencias ControlSpace EX .
En cuanto al soporte técnico, dependerá en gran medida de lo que ofrezcan los proveedores, pero tenga en cuenta que la primera llamada de ayuda durante una videoconferencia probablemente sea al gerente de TI. Un gerente que conozca al máximo el sistema de videoconferencia de la organización es la mejor defensa.