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在过去的两年里，公司会议发生了很多事情。一个特别值得注意的现象是，曾经被认为是介于奢侈品和新奇事物之间的视频会议突然变成了必备品。
更关键的是，它必须在规模上从支持几个远程办公地点的几个参与者转变为同时在多个不同地点的 Zoom、Microsoft Teams、Google Hangouts 和其他在线平台上支持数十名或更多参与者。这种规模的突然转变让许多公司及其IT经理和董事感到意外。
他们必须弄清楚如何扩展他们的视频会议系统以及如何快速扩展：仅 Zoom 就从 2019 年 12 月的每日 1000 万用户增加到 2020 年 4 月的 3 亿每日用户。
简而言之，可扩展性意味着支持可以同时通信的可变数量的人员和端点。更具体地说，这意味着支持参与者人数，这些参与者可以在上午容纳一对小型会议室，但当天下午也可以在同一平台上容纳数十名参与者。此外， 视频会议系统 现在必须在同一通话中容纳从大型 LED 视频墙到 iPhone 的任何内容。
虽然随着大流行的持续，会议规模迅速增加，但其未来是可扩展性意味着能够支持广泛的参与者数量和地点，正如现在不断变化的公司工作环境所要求的那样。
视频会议系统必须能够从几个参与者扩展到多个参与者。
在过去十年中，随着视频会议从昂贵、技术上具有挑战性的模式转变为更基于应用程序的模式——Zoom 的软件于 2013 年推出，而 Microsoft 的 Teams 应用程序仅在 2017 年推出——企业开始更广泛地使用它。
它的优势是显而易见的：通过音频/视频连接开会可以显着降低差旅成本，创建更高效、更具成本效益的员工和最终用户培训，并提高公司的环境可持续性商数。只有当大流行重新强调通过视频会议进行远程连接和协作时，这些好处和其他好处才会被放大。
良好的音频和视频通信需要高带宽和低延迟，以避免视频或音频流中的伪影，尤其是在使用 4K 视频和高分辨率音频时。互联网服务提供商声称它提供的内容以及组织实际获得的数据速率各不相同，因此最好使用 Ookla 和 Fast.com 等在线工具监控网络性能。
美国联邦通信委员会 将宽带定义为 下行至少 25 Mbps 和上行 3 Mbps。CableLabs 发现，最低要求足以支持多达 5 名 参与者 进行视频会议。对于实时交互式和实时应用程序，延迟应在 200 毫秒以内或尽可能接近实时。
也就是说，这假设从路由器到用户设备的混合光纤/同轴电缆。本地 Wi-Fi 可能是一个重要的变量。Wi-Fi 干扰的常见原因包括无绳固定电话、混凝土墙、金属、镜子、微波炉、重叠的 Wi-Fi 网络和其他无线电器设备。尽可能多地屏蔽这些潜在干扰有助于简化连接。
但是，随着参与者负载的增加，宽带要求也会增加，从而导致伪影（例如视频图像中断或音频丢失）发生。当会议有许多参与者时，管理带宽的一种方法是要求一些人仅通过音频进行连接，这比视频使用的带宽要少得多。某些平台提供仅通过电话加入的选项。
增加会议规模也会增加对在线干扰（即黑客攻击）的脆弱性。IT 经理可以通过确保公司会议平台上的每个人都拥有他们正在使用的任何会议平台和端点（视频显示器、智能手机等）的最新软件版本来帮助避免这种情况。应用程序制造商对黑客问题变得敏感，更频繁的软件更新反映了这一点，并在他们了解漏洞时提供补丁来修复漏洞。
其他安全建议包括：
在过去十年中，基于应用程序的会议平台和远离专有系统的趋势有助于使会议更加实惠。将基础设施转移到用户硬件（如笔记本电脑、智能手机和平板电脑）也可以降低成本。已安装和便携式硬件系统的一次性成本差异很大，从 100 美元的网络摄像头到高级远程呈现系统的数万美元不等。持续成本来自宽带和软件/应用程序许可证，在这些情况下，成本与组织所需的规模水平相称：视频会议桌上的“座位”越多，价格就越高。
然而，越来越多的系统的软件和硬件正在“即服务”出售，基本上是租赁或先租后买，从而降低或消除了资本成本。在购买之前考虑设备的预期寿命非常重要，以充分了解 5 到 10 年的总拥有成本。
由于企业系统中的许多组件可能来自多个来源--这里是会议室平台，那里是 iPhone--从单一供应商采购组件往往是明智之举，可确保兼容性和易于培训。例如，Bose Professional 提供一体化解决方案，如VideobarVB1 ，可为中小型会议室提供装备。较大的会议空间可以利用ControlSpace Designer 软件、EdgeMax 扬声器和ControlSpace EX 会议处理器等产品。
在技术支持方面，这在很大程度上取决于供应商提供的内容，但请记住，在视频会议期间，第一个寻求帮助的电话可能是IT经理。尽可能多地了解组织视频会议系统的经理是最好的防御。
