过去两年，企业会议发生了翻天覆地的变化。其中一个特别值得注意的现象是，视频会议曾经被视为介于奢侈品和新奇事物之间的一种方式，突然变成了必需品。
更重要的是，其规模必须从支持少数远程办公地点的几名参与者，扩展到同时支持数十名甚至更多参与者通过 Zoom、Microsoft Teams、Google Hangouts 和其他在线平台在多个分散地点进行会议。这种规模的突然转变令许多公司及其 IT 经理和总监措手不及。
他们必须想办法扩展视频会议系统，并且要快速扩展：仅 Zoom 一家公司的日活跃用户就从 2019 年 12 月的 1000 万增长到2020 年 4 月的 3 亿。
定义可扩展性
简而言之，可扩展性是指支持不同数量的人员和终端同时进行通信。更具体地说，它意味着既能支持上午在两个小型会议室进行小型会议，也能支持下午在同一平台上容纳数十名参与者。此外，如今的视频会议系统必须能够同时支持从大型 LED 视频墙到 iPhone 等各种设备。
随着疫情持续蔓延，会议规模迅速扩大，但其未来发展的方向是，可扩展性意味着能够支持各种规模和地点的参与者，以满足如今瞬息万变的企业工作环境的需求。
视频会议系统必须能够从少数参与者扩展到众多参与者。
了解其益处
过去十年间，视频会议从昂贵且技术难度高的模式转变为基于应用程序的模式——Zoom 的软件于 2013 年推出，而微软的 Teams 应用直到 2017 年才推出——企业开始更广泛地使用它。
它的优势显而易见：通过音视频连接进行会议可以显著降低差旅成本，提高员工和终端用户培训的效率和成本效益，并提升公司的环境可持续性。疫情期间，远程连接和视频会议协作的重要性日益凸显，这些优势以及其他益处也随之被进一步放大。
审查基础设施和宽带需求
良好的音视频通信需要高带宽和低延迟，以避免视频或音频流出现瑕疵，尤其是在使用 4K 视频和高分辨率音频时。互联网服务提供商声称提供的带宽与企业实际获得的带宽可能存在差异，因此最好使用Ookla和Fast.com等在线工具监控网络性能。
美国联邦通信委员会 (FCC)将宽带定义为最低 25 Mbps 的下行速度和 3 Mbps 的上行速度。CableLabs 的研究表明，这一最低标准足以支持最多五名参与者进行视频会议。对于实时互动应用，延迟应控制在 200 毫秒以内，或尽可能接近实时。
也就是说，这假设路由器到用户设备之间使用的是光纤/同轴混合电缆。本地 Wi-Fi 可能是一个重要的影响因素。常见的 Wi-Fi 干扰源包括无绳固定电话、混凝土墙、金属、镜子、微波炉、重叠的 Wi-Fi 网络以及其他无线电子设备。尽可能排除这些潜在干扰有助于优化连接。
然而，随着参会人数的增加，宽带需求也会随之增加，从而导致出现一些问题（例如视频画面中断或音频掉线）。一种管理会议带宽的方法是，当参会人数众多时，允许部分参会者仅通过音频连接，因为音频连接的带宽占用远低于视频连接。一些平台也提供仅通过电话加入会议的选项。
考虑安全性
会议规模的扩大也可能增加遭受网络干扰（例如黑客攻击）的风险。IT 管理人员可以通过确保公司会议平台上的所有用户都使用最新版本的会议平台和终端设备（视频显示器、智能手机等）来帮助避免这种情况。应用程序开发商已经对黑客攻击问题高度重视，更频繁的软件更新也反映了这一点，他们会在发现漏洞后立即发布补丁进行修复。
其他安全建议包括：
- 要求所有参与者使用唯一的密码。
- 管理屏幕共享选项。例如，在 Zoom 或 Google Meet 中，将屏幕共享设置为“仅主持人”。
- 在视频会议中，对个人设备启用双因素身份验证。
- 使用基于应用程序的平台时，请要求参会者通过网页浏览器而非应用程序的桌面软件加入会议。浏览器的安全增强功能通常更新更频繁，而且不需要应用程序可能请求的用户权限。某些应用程序允许用户创建会议链接并分享，而无需安装该应用程序。
确定成本和支持
过去十年，基于应用程序的会议平台逐渐取代专有系统，这一趋势有助于降低会议成本。将基础设施转移到用户硬件（例如笔记本电脑、智能手机和平板电脑）也有助于降低成本。安装式和便携式硬件系统的一次性成本差异很大，从 100 美元的网络摄像头到数万美元的高级远程呈现系统不等。持续成本来自宽带和软件/应用程序许可，这些成本与组织所需的规模成正比：视频会议的“席位”越多，价格就越高。
然而，越来越多的系统软硬件以“服务”形式销售，本质上是租赁或先租后买，从而降低甚至消除了资本成本。购买设备前，务必考虑其使用寿命，以便全面了解五到十年内的总拥有成本。
由于企业系统中的许多组件可能来自多个来源——例如，这里一个会议室平台，那里一部 iPhone——因此，从单一供应商采购组件通常是明智之举，这样可以确保兼容性并便于培训。例如， Bose Professional 提供一体化解决方案，例如Videobar VB1 ，可满足小型或中型会议室的需求。大型会议空间可以利用ControlSpace Designer 软件、 EdgeMax扬声器和ControlSpace EX 会议处理器等产品。
至于技术支持，这很大程度上取决于供应商提供的服务，但请记住，视频会议期间，第一个需要帮助的人很可能是IT经理。一位对公司视频会议系统了解得越多的经理，就越能有效地解决问题。