In den letzten zwei Jahren hat sich im Bereich der Firmenbesprechungen viel getan. Ein besonders bemerkenswertes Phänomen war, dass Videokonferenzen, die einst als Luxus oder Neuheit galten, plötzlich unverzichtbar wurden.
Entscheidender war jedoch die notwendige Skalierung: von der Unterstützung weniger Teilnehmer an wenigen Standorten im Homeoffice hin zu Dutzenden oder mehr Teilnehmern, die gleichzeitig über Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts und andere Online-Plattformen an verschiedenen Standorten erreichbar sind. Diese abrupte Skalierungsänderung überraschte viele Unternehmen – und deren IT-Manager und -Leiter.
Sie mussten herausfinden, wie sie ihre Videokonferenzsysteme skalieren und wie sie das schnell bewerkstelligen konnten: Allein Zoom verzeichnete im Dezember 2019 einen Anstieg von 10 Millionen täglichen Nutzern auf 300 Millionen tägliche Nutzer im April 2020 .
Definition der Skalierbarkeit
Vereinfacht gesagt bedeutet Skalierbarkeit, eine variable Anzahl von Personen und Endgeräten zu unterstützen, die gleichzeitig kommunizieren können. Konkret bedeutet es, Teilnehmerzahlen zu ermöglichen, die morgens in zwei kleine Besprechungsräume passen, nachmittags aber Dutzende von Teilnehmern auf derselben Plattform aufnehmen können. Darüber hinaus muss ein Videokonferenzsystem heutzutage alles unterstützen – von einer großen LED-Videowand bis hin zu einem iPhone in derselben Konferenz.
Während die Größe von Konferenzen im Zuge der anhaltenden Pandemie rasant zunahm, liegt ihre Zukunft darin, dass Skalierbarkeit bedeutet, eine breite Palette von Teilnehmerzahlen und -orten unterstützen zu können, wie es die heutige dynamische Arbeitswelt in Unternehmen erfordert.
Videokonferenzsysteme müssen in der Lage sein, von wenigen auf viele Teilnehmer zu skalieren.
Die Vorteile verstehen
Da sich Videokonferenzen im Laufe des letzten Jahrzehnts von einem teuren, technologisch anspruchsvollen Modell zu einem stärker app-basierten Modell entwickelt haben – die Software von Zoom wurde 2013 eingeführt, die App von Microsoft Teams erst 2017 –, begannen Unternehmen, sie immer häufiger zu nutzen.
Die Vorteile lagen auf der Hand: Meetings per Audio-/Videoverbindung konnten Reisekosten deutlich senken, Mitarbeiter- und Endnutzerschulungen effizienter und kostengünstiger gestalten und die ökologische Nachhaltigkeit eines Unternehmens steigern. Diese und weitere Vorteile wurden durch die Pandemie noch verstärkt, die der Fernverbindung und Zusammenarbeit per Videokonferenz einen neuen Stellenwert einräumte.
Überprüfung der Infrastruktur und des Breitbandbedarfs
Für eine gute Audio- und Videokommunikation sind sowohl hohe Bandbreite als auch geringe Latenz erforderlich, um Artefakte in den Video- oder Audiostreams zu vermeiden, insbesondere bei der Verwendung von 4K-Video und hochauflösendem Audio. Die vom Internetanbieter angegebenen und die tatsächlich von einem Unternehmen genutzten Datenraten variieren, daher ist es ratsam, die Netzwerkleistung mithilfe von Online-Tools wie Ookla und Fast.com zu überwachen.
Die US-amerikanische Federal Communications Commission (FCC) definiert Breitband mit mindestens 25 Mbit/s im Download und 3 Mbit/s im Upload. CableLabs stellte fest, dass diese Mindestanforderungen für Videokonferenzen mit bis zu fünf Teilnehmern mehr als ausreichend sind. Bei interaktiven Live- und Echtzeitanwendungen sollte die Latenz unter 200 Millisekunden liegen oder so nah wie möglich an Echtzeit sein.
Dies setzt allerdings ein Hybridkabel (Glasfaser/Koaxialkabel) vom Router zu den Endgeräten voraus. Lokales WLAN kann einen erheblichen Einfluss haben. Häufige Ursachen für WLAN-Störungen sind schnurlose Festnetztelefone, Betonwände, Metall, Spiegel, Mikrowellen, sich überlappende WLAN-Netzwerke und andere drahtlose Geräte. Durch die Eliminierung möglichst vieler dieser potenziellen Störquellen lässt sich die Verbindungsqualität verbessern.
Mit zunehmender Teilnehmerzahl steigen auch die Anforderungen an die Breitbandverbindung, was zu Bildstörungen (wie Unterbrechungen im Video oder Aussetzern im Ton) führen kann. Eine Möglichkeit, die Bandbreite bei großen Meetings zu schonen, besteht darin, einige Teilnehmer zu bitten, sich nur per Audio zuzuschalten, da dies deutlich weniger Bandbreite benötigt als Video. Manche Plattformen bieten auch die Option, ausschließlich per Telefon teilzunehmen.
Berücksichtigung der Sicherheit
Mit zunehmender Größe von Meetings steigt auch die Anfälligkeit für Online-Angriffe – also Hacking. IT-Manager können dem entgegenwirken, indem sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer der Konferenzplattform des Unternehmens über die aktuellste Softwareversion der jeweiligen Meeting-Plattform und Endgeräte (Videodisplay, Smartphone usw.) verfügen. App-Entwickler sind sich der Hacking-Problematik bewusst und aktualisieren ihre Software daher häufiger, um Sicherheitslücken umgehend nach Bekanntwerden zu schließen.
Weitere Sicherheitsempfehlungen umfassen:
- Verlangen Sie von allen Teilnehmern die Verwendung eines individuellen Passworts.
- Verwalten Sie die Bildschirmfreigabeoptionen. Ändern Sie beispielsweise in Zoom oder Google Meet die Bildschirmfreigabe auf die Einstellung „Nur Host“.
- Verwenden Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für persönliche Geräte bei Videokonferenzen.
- Bei der Nutzung von App-basierten Plattformen bitten Sie die Teilnehmer, über ihren Webbrowser anstatt über die Desktop-Software der App an den Meetings teilzunehmen. Browser-Sicherheitsupdates werden oft häufiger aktualisiert und benötigen nicht dieselben Benutzerberechtigungen wie die App. Einige Apps ermöglichen es Benutzern, einen Meeting-Link zu erstellen und zu teilen, ohne die Anwendung installieren zu müssen.
Kosten und Unterstützung ermitteln
Der Trend hin zu App-basierten Konferenzplattformen und weg von proprietären Systemen im letzten Jahrzehnt trägt dazu bei, Konferenzen erschwinglicher zu machen. Die Verlagerung der Infrastruktur auf Benutzerhardware wie Laptops, Smartphones und Tablets senkt die Kosten ebenfalls. Die einmaligen Kosten für installierte und mobile Hardware-Systeme können stark variieren – von 100 US-Dollar für Webcams bis hin zu Zehntausenden von Dollar für fortschrittliche Telepräsenzsysteme. Laufende Kosten entstehen durch Breitband und Software-/App-Lizenzen. In diesen Fällen richten sich die Kosten nach dem benötigten Umfang einer Organisation: Je mehr Teilnehmer an den Videokonferenzen teilnehmen, desto höher der Preis.
Allerdings werden immer mehr Systemsoftware und -hardware als Dienstleistung angeboten, im Wesentlichen als Leasing oder Mietkauf, wodurch die Investitionskosten reduziert oder ganz vermieden werden. Vor dem Kauf sollte man unbedingt die Lebensdauer der Geräte berücksichtigen, um die Gesamtbetriebskosten über einen Zeitraum von fünf bis zehn Jahren vollständig zu verstehen.
Da viele Komponenten in Unternehmenssystemen aus verschiedenen Quellen stammen können – hier eine Plattform für Besprechungsräume, dort ein iPhone – ist es oft sinnvoll, Komponenten von einem einzigen Anbieter zu beziehen, um Kompatibilität und einfache Schulung zu gewährleisten. Zum Beispiel: Bose Professional bietet Komplettlösungen wie die Videobar VB1 an, die sich für kleine bis mittelgroße Konferenzräume eignet. Größere Konferenzräume können Produkte wie ControlSpace Designer Software , EdgeMax Lautsprecher und ControlSpace EX Konferenzprozessoren nutzen.
Was den technischen Support angeht, hängt dieser weitgehend vom Angebot der Anbieter ab. Bedenken Sie jedoch, dass der erste Hilferuf während einer Videokonferenz wahrscheinlich an den IT-Manager gerichtet sein wird. Ein Manager, der sich bestens mit dem Videokonferenzsystem des Unternehmens auskennt, ist der beste Schutz.