Ces deux dernières années ont été marquées par de nombreux bouleversements dans le domaine des réunions d'entreprise. Un phénomène particulièrement notable est la transformation radicale de la visioconférence, autrefois considérée comme un luxe voire une nouveauté, en un outil désormais indispensable.
Plus important encore, il a fallu passer d'une assistance à quelques participants répartis dans quelques bureaux distants à la gestion simultanée de dizaines, voire plus, de participants sur Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts et autres plateformes en ligne, depuis des lieux multiples et dispersés. Ce changement brutal d'échelle a pris de court de nombreuses entreprises, ainsi que leurs responsables et directeurs informatiques.
Ils devaient trouver comment faire évoluer leurs systèmes de vidéoconférence et comment le faire rapidement : Zoom, à lui seul, est passé de 10 millions d'utilisateurs quotidiens en décembre 2019 à 300 millions d'utilisateurs quotidiens en avril 2020 .
Définition de la scalabilité
En clair, la scalabilité signifie prendre en charge un nombre variable de personnes et de terminaux pouvant communiquer simultanément. Plus précisément, cela signifie permettre à un nombre de participants de tenir dans deux petites salles de réunion le matin, tout en pouvant accueillir des dizaines de participants sur la même plateforme l'après-midi. De plus, un système de visioconférence doit désormais être compatible avec tout type d'appareil, d'un grand mur d'images LED à un simple iPhone, lors d'un même appel.
Alors que la taille des conférences a rapidement augmenté au fil de la pandémie, leur avenir repose désormais sur la capacité à accueillir un grand nombre de participants et de lieux, comme l'exige le paysage professionnel en constante évolution des entreprises.
Les systèmes de vidéoconférence doivent pouvoir s'adapter à un nombre de participants allant de quelques-uns à un grand nombre.
Comprendre les avantages
Au cours de la dernière décennie, la vidéoconférence est passée d'un modèle coûteux et technologiquement complexe à un modèle davantage basé sur des applications — le logiciel Zoom a été introduit en 2013 et l'application Teams de Microsoft n'a été lancée qu'en 2017 — et les entreprises ont commencé à l'utiliser plus largement.
Ses avantages étaient évidents : les réunions en visioconférence permettaient de réduire considérablement les frais de déplacement, de proposer des formations plus efficaces et économiques aux employés et aux utilisateurs finaux, et d’améliorer l’engagement environnemental de l’entreprise. Ces avantages, parmi d’autres, ont été amplifiés par la pandémie qui a mis en lumière l’importance de la communication et de la collaboration à distance grâce à la visioconférence.
Examen des besoins en infrastructures et en haut débit
Pour une communication audio et vidéo de qualité, il est essentiel d'avoir une bande passante élevée et une faible latence afin d'éviter les artefacts dans les flux vidéo ou audio, notamment avec la vidéo 4K et l'audio haute résolution. Les débits annoncés par les fournisseurs d'accès à Internet et les débits réellement fournis varient d'une organisation à l'autre ; il est donc conseillé de surveiller les performances du réseau à l'aide d'outils en ligne tels que Ookla et Fast.com .
La Commission fédérale des communications (FCC) définit le haut débit comme un minimum de 25 Mbit/s en téléchargement et de 3 Mbit/s en envoi. CableLabs a constaté que ce minimum était largement suffisant pour permettre à cinq participants de participer à une visioconférence. Dans le cas d'applications interactives en direct et en temps réel, la latence doit être inférieure à 200 millisecondes, ou aussi proche que possible du temps réel.
Ceci étant dit, cela suppose une connexion par câble hybride fibre/coaxial entre le routeur et les appareils de l'utilisateur. Le Wi-Fi local peut constituer une variable importante. Parmi les causes fréquentes d'interférences Wi-Fi, on trouve les téléphones fixes sans fil, les murs en béton, le métal, les miroirs, les fours à micro-ondes, les réseaux Wi-Fi concurrents et autres appareils électroniques sans fil. Éliminer autant que possible ces interférences potentielles peut contribuer à optimiser la connexion.
Cependant, à mesure que le nombre de participants augmente, les besoins en bande passante augmentent également, ce qui peut entraîner des problèmes (comme des interruptions dans l'image vidéo ou des coupures audio). Une solution pour gérer la bande passante lors d'une réunion avec de nombreux participants consiste à demander à certains de se connecter uniquement par audio, ce qui consomme beaucoup moins de bande passante que la vidéo. Certaines plateformes proposent d'ailleurs l'option de se connecter uniquement par téléphone.
Prise en compte de la sécurité
L'augmentation du nombre de réunions peut accroître la vulnérabilité aux interférences en ligne, notamment au piratage. Les responsables informatiques peuvent contribuer à prévenir ce risque en veillant à ce que tous les utilisateurs de la plateforme de visioconférence de l'entreprise disposent de la dernière version du logiciel, tant pour la plateforme elle-même que pour le terminal (écran vidéo, smartphone, etc.) utilisé. Les développeurs d'applications sont de plus en plus sensibles aux problèmes de piratage et proposent des mises à jour logicielles plus fréquentes, intégrant des correctifs pour résoudre les vulnérabilités dès leur identification.
Voici d'autres suggestions en matière de sécurité :
- Exiger que tous les participants utilisent un mot de passe unique.
- Gérez les options de partage d'écran. Dans Zoom ou Google Meet, par exemple, modifiez le partage d'écran en sélectionnant le paramètre « Hôte uniquement ».
- Utilisez l'authentification à deux facteurs pour vos appareils personnels lors d'une vidéoconférence.
- Lors de l'utilisation de plateformes mobiles, demandez aux participants de rejoindre les réunions via leur navigateur web plutôt que via l'application de bureau. Les navigateurs bénéficient généralement de mises à jour de sécurité plus fréquentes et ne requièrent pas les mêmes autorisations utilisateur que l'application. Certaines applications permettent de créer et de partager un lien de réunion sans installation.
Détermination des coûts et du soutien
L'essor des plateformes de visioconférence mobiles, au détriment des systèmes propriétaires, au cours de la dernière décennie, contribue à rendre les visioconférences plus abordables. Le passage d'une infrastructure dédiée aux appareils des utilisateurs, tels que les ordinateurs portables, les smartphones et les tablettes, permet également de réduire les coûts. Le coût initial des systèmes matériels, fixes ou portables, peut varier considérablement, allant de 100 $ pour une webcam à plusieurs dizaines de milliers de dollars pour des systèmes de téléprésence avancés. Les coûts récurrents proviennent de l'accès à Internet haut débit et des licences logicielles/d'applications ; dans ce cas, les coûts sont proportionnels aux besoins de l'organisation : plus le nombre de participants à la visioconférence est élevé, plus le prix est important.
Cependant, de plus en plus de logiciels et de matériels sont vendus « en tant que service », sous forme de location ou de location avec option d'achat, ce qui réduit, voire élimine, les coûts d'investissement. Il est important de prendre en compte la durée de vie du matériel avant tout achat afin de bien appréhender le coût total de possession sur une période de cinq à dix ans.
Étant donné que de nombreux composants des systèmes d'entreprise peuvent provenir de sources multiples (une plateforme pour salles de réunion informelles ici, un iPhone là), il est souvent judicieux de s'approvisionner auprès d'un fournisseur unique, ce qui garantit la compatibilité et facilite la formation. Par exemple, Bose Professional Elle propose des solutions tout-en-un, comme la Videobar VB1 , qui peut équiper une salle de conférence de petite ou moyenne taille. Les espaces de conférence plus vastes peuvent tirer parti de produits tels que le logiciel ControlSpace Designer , enceintes EdgeMax et processeurs de conférence ControlSpace EX .
En matière d'assistance technique, tout dépendra des offres des fournisseurs, mais n'oubliez pas que lors d'une visioconférence, le premier réflexe sera généralement d'appeler le responsable informatique. Un responsable maîtrisant parfaitement le système de visioconférence de l'entreprise est la meilleure solution.