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Jamais la technologie événementielle n’a joué un rôle aussi décisif en termes d’efficacité dans l’organisation d’événements, que ce soit en permettant à un directeur informatique de coordonner un événement majeur impliquant l’ensemble de l’entreprise, en organisant des témoignages de clients dans plusieurs salles sur un même site à l’occasion d’une journée dédiée à leur réussite, ou encore en prenant en charge les transmissions audio et vidéo dans le cadre d’une conférence regroupant tous les acteurs d’un secteur.
Avec la technologie de gestion événementielle appropriée, les entreprises sont en mesure d’offrir une expérience homogène aux participants dispersés géographiquement tout en réduisant les difficultés à surmonter pour une équipe informatique limitée.
Voici un examen plus approfondi de certains des défis spécifiques aux événements multiroom, ainsi que des stratégies que les responsables informatiques peuvent utiliser pour s'assurer que tout se passe bien à chaque fois.
Dans le paysage commercial actuel, les entreprises organisent souvent une variété de grands événements qui mélangent de grands espaces avec des salles de réunion plus petites ou qui associent des participants en personne avec des participants virtuels. En voici quelques exemples :
La technologie événementielle aide les directeurs informatiques et leurs équipes à gérer efficacement les événements multiroom complexes.
Ces événements rassemblent une grande variété de parties prenantes : employés, cadres d'entreprise, membres du conseil d'administration, clients et même membres du grand public. Il est donc essentiel d'offrir une expérience audiovisuelle forte pendant toute la durée de l'événement. Non seulement cela souligne le professionnalisme de la marque de l'entreprise, mais cela met aussi l'accent là où il faut : directement sur le contenu.
La logistique et la planification des événements multi-salles peuvent poser des défis aux responsables informatiques. Par exemple, lorsque les participants sont répartis dans plusieurs salles, les responsables informatiques doivent trouver des moyens de gérer la capture du son et de l'audiovisuel. Ils doivent s'assurer que les présentateurs de la conférence sont au mieux de leur forme et de leur son lorsque les sessions sont diffusées à tous les participants pendant toute la durée de l'événement. La question se pose également de savoir si une technologie de conférence intégrée est nécessaire pour diffuser des informations aux participants virtuels qui utilisent des plateformes vidéo telles que Zoom ou Microsoft Teams.
Pour s'assurer que l'équipe informatique ne se heurte pas à des difficultés insurmontables, en particulier le jour de l'événement, les entreprises doivent procéder à une évaluation globale de l'événement et envisager une approche flexible de l'organisation.
Avec la bonne technologie et la bonne stratégie en matière d'événements, il est possible pour les entreprises d'organiser en toute transparence des sessions de conférence simultanées dans plusieurs salles. Voici cinq conseils utiles à prendre en compte :
Les équipes informatiques devraient commencer par examiner chaque salle de réunion. Les besoins d'un espace de conférence peuvent être très différents de ceux d'un autre en fonction de l'infrastructure existante, de la taille, de la disposition et de l'utilisation qui en sera faite. Élaborez un plan pour chaque salle afin de réduire le stress et les problèmes liés aux événements multi-salles. À partir de là, les directeurs informatiques peuvent plus facilement déterminer si une solution intégrée flexible est le bon choix ou si une configuration spécifique nécessitera davantage de personnalisation.
Dans l'environnement de travail actuel, les événements en personne ont souvent une composante numérique. Si une entreprise compte sur la bande passante du réseau pour faire venir des participants virtuels, les équipes informatiques peuvent diffuser une présentation à distance ou enregistrer des événements pour une consommation ultérieure. Il est également important de déterminer la capacité réseau de l'ensemble de l'espace et d'évaluer si des salles spécifiques présentent des problèmes nécessitant des solutions créatives telles que la connexion par câble des équipements sonores et visuels au réseau sans fil.
L'un des principaux obstacles aux événements multi-salles est le dépannage du son. Une personne qui parle depuis un podium sur scène nécessite une solution différente de celle d'une personne qui se déplace et interagit avec la foule. Il faut également se demander si l'événement comprendra une séance de questions-réponses et quelles solutions faciliteront la participation des membres de l'auditoire. De plus en plus, les utilisateurs recherchent des solutions audio de plafond avec des microphones qui s'adaptent automatiquement aux différentes configurations de la salle. Cela élimine une grande partie du travail des équipes informatiques et permet d'ajuster les configurations en fonction de l'assistance ou des préférences de dernière minute des présentateurs.
Configurer différentes salles pour répondre aux besoins audio et visuels des participants à des événements en personne ou virtuels peut s'avérer difficile. Avec une solution de salle de réunion intégrée, les équipes informatiques apportent une connectivité audio, visuelle et numérique aux plateformes vidéo telles que Zoom, Google Meet et Microsoft Teams sur un seul appareil. Par conséquent, les directeurs informatiques ont plus de contrôle en utilisant un logiciel de configuration à distance selon les besoins, et les appareils offrent des performances fiables et constantes.
La technologie événementielle influe considérablement sur l'expérience globale des grands événements, c'est pourquoi il est judicieux d'être proactif. Les directeurs informatiques peuvent former les présentateurs et le personnel sur place, et tester l'équipement dans chaque salle avant l'événement. Ils peuvent également effectuer une visite avant l'événement avec les présentateurs, le personnel administratif et le personnel d'assistance informatique sur place afin de les sensibiliser aux problèmes courants et aux moyens de résoudre les problèmes s'ils surviennent. Enfin, ils peuvent évaluer les plans de dotation en personnel afin de disposer d'un personnel audiovisuel compétent au cas où des problèmes plus urgents surviendraient.
Il est clair que la technologie événementielle peut aider les entreprises occupées à offrir une expérience audio et visuelle haut de gamme lors des événements multi-salles les plus complexes. En utilisant une technologie flexible, en planifiant à l'avance et en formant le personnel et les présentateurs, les directeurs informatiques peuvent soutenir efficacement les événements de l'entreprise, quelles que soient leurs multiples facettes.
