Jamais la technologie événementielle n’a joué un rôle aussi décisif en termes d’efficacité dans l’organisation d’événements, que ce soit en permettant à un directeur informatique de coordonner un événement majeur impliquant l’ensemble de l’entreprise, en organisant des témoignages de clients dans plusieurs salles sur un même site à l’occasion d’une journée dédiée à leur réussite, ou encore en prenant en charge les transmissions audio et vidéo dans le cadre d’une conférence regroupant tous les acteurs d’un secteur.
Avec la technologie de gestion événementielle appropriée, les entreprises sont en mesure d’offrir une expérience homogène aux participants dispersés géographiquement tout en réduisant les difficultés à surmonter pour une équipe informatique limitée.
Voici un aperçu plus détaillé de certains des défis spécifiques liés aux événements multi-salles, ainsi que des stratégies que les responsables informatiques peuvent utiliser pour s'assurer de leur réussite à chaque fois.
Types d’événements multiroom
Dans le contexte commercial actuel, les entreprises organisent souvent divers événements de grande envergure qui combinent de grands espaces avec des salles de réunion plus petites ou qui associent des participants en présentiel à des participants en ligne. Par exemple :
- Industry conferences with speakers and breakout sessions
- Journées et conférences dédiées à la réussite des clients
- Séminaires de développement du réseau et des compétences professionnelles
- Sessions de recrutement en présentiel
- Salons et réseautage
- Lancements de produits et événements de relations publiques
La technologie événementielle aide les directeurs informatiques et leurs équipes à gérer efficacement les événements multiroom complexes.
Ces événements rassemblent divers acteurs : employés, dirigeants, membres du conseil d’administration, clients et même grand public. Il est donc essentiel de proposer une expérience audiovisuelle de qualité tout au long de l’événement. Cela met en valeur le professionnalisme de l’entreprise et concentre l’attention sur l’essentiel : le contenu.
Relever les défis grâce à la technologie de gestion événementielle
La logistique et la planification d'événements multi-salles peuvent représenter un défi pour les responsables informatiques. Par exemple, avec des participants répartis dans plusieurs salles, ces responsables doivent optimiser la captation audio et vidéo. Ils doivent veiller à ce que les intervenants bénéficient d'une qualité d'image et de son optimale lors de la diffusion des sessions à tous les participants pendant toute la durée de l'événement. Se pose également la question plus générale de la nécessité d'une solution de visioconférence intégrée pour diffuser aux participants virtuels utilisant des plateformes vidéo telles que Zoom ou Microsoft Teams.
Pour éviter qu'une équipe informatique ne se heurte à des difficultés insurmontables — notamment le jour de l'événement —, les entreprises doivent procéder à une évaluation globale de ce qu'implique l'événement et envisager une approche flexible en matière d'organisation.
Conseils et stratégies pour la technologie événementielle multiroom
Grâce à une technologie et une stratégie événementielles adaptées, les entreprises peuvent organiser sans problème des sessions de visioconférence simultanées dans plusieurs salles. Voici cinq conseils utiles à prendre en compte :
1. Évaluer la configuration des salles de réunion
Les équipes informatiques devraient commencer par examiner chaque salle de réunion. Les besoins d'un espace de conférence peuvent varier considérablement selon l'infrastructure existante, la taille, l'agencement et l'utilisation prévue. Il est important d'élaborer un plan pour chaque salle afin de réduire le stress et les problèmes liés à l'organisation d'événements multi-salles. Ainsi, les responsables informatiques pourront plus facilement déterminer si une solution intégrée et flexible est la solution idéale ou si une configuration spécifique nécessite une personnalisation plus poussée.
2. Déterminer la capacité du réseau
Dans le contexte professionnel actuel, les événements en présentiel comportent souvent une composante numérique. Si une entreprise a besoin de bande passante pour accueillir des participants virtuels, les équipes informatiques peuvent diffuser une présentation à distance ou enregistrer les événements pour une consultation ultérieure. Il est également important d'évaluer la capacité réseau de l'espace et de déterminer si certaines salles présentent des problèmes nécessitant des solutions innovantes, comme le raccordement câblé du matériel audio et vidéo au réseau sans fil.
3. Évaluer la faisabilité des options sonores flexibles
L'un des principaux défis des événements multi-salles réside dans la gestion du son. Une personne s'exprimant depuis un podium sur scène nécessite une solution différente de celle qui se déplace et interagit avec le public. Il faut également tenir compte de la présence éventuelle d'une séance de questions-réponses et des solutions qui faciliteront la participation des spectateurs. De plus en plus, les utilisateurs se tournent vers des solutions audio encastrées au plafond, équipées de microphones qui s'adaptent automatiquement à la configuration des salles. Cela allège considérablement la charge de travail des équipes informatiques et offre la possibilité d'ajuster les configurations en fonction du nombre de participants ou des préférences de dernière minute des intervenants.
4. Envisager des configurations de salles de réunion intégrées
Configurer différentes salles pour répondre aux besoins audio et vidéo des participants à des événements en présentiel et en virtuel peut s'avérer complexe. Grâce à une solution intégrée pour salles de réunion , les équipes informatiques centralisent la connectivité audio, vidéo et numérique vers des plateformes comme Zoom, Google Meet et Microsoft Teams sur un seul appareil. Les responsables informatiques bénéficient ainsi d'un contrôle accru grâce à un logiciel de configuration à distance, tout en profitant de performances fiables et constantes.
5. Intégrer la formation et le soutien sur site
La technologie événementielle influence considérablement l'expérience globale lors des grands événements ; il est donc judicieux d'être proactif. Les responsables informatiques peuvent former les intervenants et le personnel sur place, et tester le matériel dans chaque salle avant l'événement. Ils peuvent également effectuer une visite des lieux avec les intervenants, le personnel administratif et l'équipe de support informatique afin de les sensibiliser aux problèmes courants et aux solutions à apporter en cas d'incident. Enfin, ils peuvent adapter leurs plans de personnel pour disposer d'une équipe audiovisuelle compétente en cas de problème urgent.
Il est clair que les technologies événementielles peuvent aider les entreprises les plus occupées à offrir une expérience audiovisuelle haut de gamme, même lors d'événements complexes se déroulant dans plusieurs salles. Grâce à des technologies flexibles, une planification rigoureuse et la formation du personnel et des intervenants, les responsables informatiques peuvent assurer un soutien efficace aux événements de l'entreprise, quelle que soit leur complexité.