La tecnología de eventos nunca ha sido tan decisiva para ofrecer experiencias eficaces de reuniones como lo es ahora, ya sea que un director de TI coordine un gran evento para toda la empresa, ayude a organizar un día exitoso para los clientes en varias salas en una sola ubicación o proporcione sonido e imágenes para una conferencia de toda la industria.
Con la tecnología adecuada de administración de eventos, las empresas pueden ofrecer una experiencia coherente a los asistentes que se encuentran distribuidos en diferentes lugares, a la vez que minimizan los desafíos que el personal limitado de TI tiene que enfrentar.
A continuación, presentamos un análisis más detallado de algunos de los desafíos específicos de los eventos multisala, así como también de las estrategias que los líderes de TI pueden utilizar para asegurarse de hacerlo bien en todo momento.
Tipos de eventos de varias salas
En el panorama empresarial actual, las empresas suelen celebrar diversos eventos multitudinarios que combinan grandes espacios con salas de reuniones más pequeñas o combinan participantes presenciales con asistentes virtuales. Algunos ejemplos son:
- Conferencias de la industria con altavoces y sesiones de trabajo
- Jornadas y conferencias de éxito del cliente
- Seminarios de redes y desarrollo profesional
- Eventos de reclutamiento en persona
- Ferias para redes
- Eventos de relaciones públicas y lanzamientos de productos
La tecnología de eventos ayuda a los directores de TI y a sus equipos a administrar de manera eficaz los complejos eventos en varias salas.
Estos eventos incluyen a diversos grupos de interés: empleados, ejecutivos corporativos, miembros de la junta directiva, clientes e incluso público en general. Por lo tanto, es fundamental ofrecer una experiencia audiovisual impactante durante todo el evento. Esto no solo resalta la imagen profesional de la marca, sino que también centra la atención en el contenido.
Desafíos de la tecnología de administración de eventos
La logística y la planificación de eventos multisala pueden suponer un reto para los responsables de TI. Por ejemplo, con participantes repartidos en varias salas, los responsables de TI deben encontrar maneras de gestionar la captura de sonido y audiovisual. Deben garantizar que los presentadores de la conferencia tengan la mejor imagen y sonido, ya que las sesiones se transmiten a todos los participantes durante todo el evento. También existe la pregunta más importante: ¿es necesaria una tecnología de conferencias integrada para transmitir a los asistentes virtuales que utilizan plataformas de vídeo como Zoom o Microsoft Teams?
Para garantizar que un equipo de TI no se enfrente a desafíos insuperables, especialmente el día del evento, las empresas deben realizar una evaluación general de lo que implica el evento y considerar un enfoque flexible para la organización.
Consejos y estrategias para abordar la tecnología de eventos en varias salas
Con la tecnología y la estrategia de eventos adecuadas, las empresas pueden realizar conferencias simultáneas sin problemas en varias salas. Aquí tienes cinco consejos útiles:
1. Evaluar la configuración de las salas de reuniones
Los equipos de TI deberían empezar por revisar cada sala de reuniones. Las necesidades de un espacio para conferencias pueden variar drásticamente según la infraestructura existente, el tamaño, la distribución y su uso. Desarrolle un plan para cada sala para reducir el estrés y las preocupaciones asociadas a los eventos multisala. A partir de ahí, los directores de TI pueden determinar con mayor facilidad si una solución integrada y flexible es la opción adecuada o si una configuración específica requiere mayor personalización.
2. Determinar la capacidad de la red
En el entorno laboral actual, los eventos presenciales suelen tener un componente digital. Si una empresa va a depender del ancho de banda de la red para atraer participantes virtuales, los equipos de TI pueden transmitir una presentación remota o grabar eventos para su posterior visualización. También es importante determinar la capacidad de red del espacio general y evaluar si algunas salas presentan problemas que requieran soluciones creativas, como la conexión de equipos de sonido y video por cable a la red de área inalámbrica.
3. Evaluar la viabilidad de las opciones de sonido flexibles
Uno de los mayores obstáculos para los eventos multisala es la resolución de problemas de sonido. Una persona que habla desde un podio requiere una solución diferente a la de alguien que se mueve e interactúa con el público. Considere también si el evento incluirá una sesión de preguntas y respuestas y qué soluciones facilitarán la participación del público. Cada vez más usuarios buscan soluciones de audio de techo con micrófonos que se ajusten automáticamente a las diferentes configuraciones de la sala. Esto elimina una cantidad significativa de trabajo para los equipos de TI y ofrece la flexibilidad de ajustar las configuraciones según la asistencia o las preferencias de último momento del presentador.
4. Considere configuraciones integradas de salas de reuniones
Configurar diferentes configuraciones de sala para cubrir las necesidades de audio y video de los asistentes a eventos presenciales y virtuales puede ser un desafío. Con una solución integrada para salas de reuniones , los equipos de TI integran la conectividad de audio, video y digital con plataformas de video como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams en un solo dispositivo. Como resultado, los directores de TI tienen mayor control mediante el uso de software de configuración remota según sea necesario, y los dispositivos ofrecen un rendimiento confiable y constante.
5. Incorporar capacitación y soporte in situ
La tecnología para eventos afecta significativamente la experiencia general en grandes eventos, por lo que es recomendable ser proactivo. Los directores de TI pueden capacitar a los presentadores y al personal del lugar, así como probar el equipo en cada sala, antes del evento. También pueden realizar un recorrido antes del evento con los presentadores, el personal administrativo y el personal de soporte de TI del lugar para informarles sobre los problemas comunes y las maneras de solucionarlos si surgen. Finalmente, pueden evaluar los planes de personal para contar con personal audiovisual experto de guardia en caso de que surjan problemas más urgentes.
Es evidente que la tecnología para eventos puede ayudar a las empresas con mucha actividad a ofrecer una experiencia audiovisual de alta gama durante los eventos multisala más complejos. Al utilizar tecnología flexible, planificar con antelación y capacitar al personal y a los presentadores, los directores de TI pueden apoyar eficazmente los eventos empresariales, independientemente de su complejidad.