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Ganz gleich, ob es um die Koordinierung einer großen unternehmensweiten Veranstaltung, die Ausrichtung eines Kundenaktionstages in mehreren Räumen oder die Ausstattung einer Branchenkonferenz mit der passenden audiovisuellen Technik geht – Event-Technologien waren für IT-Führungskräfte noch nie so wichtig wie heute.
Mit der richtigen Technologie für den Eventbereich können Unternehmen Teilnehmern, die über verschiedene Räume verteilt sind, ein einheitliches Erlebnis bieten. Gleichzeitig lassen sich auch die Herausforderungen minimieren, mit denen die für gewöhnlich begrenzte Anzahl an IT-Mitarbeitern vor Ort konfrontiert wird.
Hier finden Sie einen genaueren Blick auf einige der spezifischen Herausforderungen von Multiroom-Veranstaltungen sowie auf Strategien, mit denen IT-Führungskräfte sicherstellen können, dass sie jedes Mal alles richtig machen.
In der heutigen Geschäftslandschaft veranstalten Unternehmen oft eine Vielzahl von Großveranstaltungen, bei denen große Räume mit kleineren Breakout-Räumen gemischt werden oder persönliche Teilnehmer mit virtuellen Teilnehmern zusammengebracht werden. Beispiele hierfür sind:
Event-Technologien ermöglichen es IT-Führungskräften und ihren Teams, komplexe Veranstaltungen in mehreren Räumen effektiv zu verwalten.
An diesen Veranstaltungen nehmen eine Vielzahl von Interessengruppen teil: Mitarbeiter, Unternehmensleiter, Vorstandsmitglieder, Kunden oder Klienten und sogar Mitglieder der Öffentlichkeit. Daher ist es wichtig, während der gesamten Veranstaltung ein starkes audiovisuelles Erlebnis zu bieten. Es unterstreicht nicht nur die professionelle Umsetzung hinter einer Unternehmensmarke, sondern rückt das Rampenlicht auch dorthin, wo es sein sollte: direkt auf den Inhalt.
Die Logistik und Planung von Multiroom-Events kann IT-Führungskräfte vor Herausforderungen stellen. Da die Teilnehmer beispielsweise über mehrere Räume verteilt sind, müssen IT-Manager Wege finden, um die Ton- und AV-Erfassung zu steuern. Sie müssen sicherstellen, dass die Konferenzmoderatoren gut aussehen und klingen, da die Sitzungen während der gesamten Dauer der Veranstaltung an alle Teilnehmer übertragen werden. Es stellt sich auch die größere Frage, ob integrierte Konferenztechnologie erforderlich ist, um an virtuelle Teilnehmer zu übertragen, die Videoplattformen wie Zoom oder Microsoft Teams verwenden.
Um sicherzustellen, dass ein IT-Team nicht auf unüberwindbare Herausforderungen stößt – insbesondere am Tag der Veranstaltung – müssen Unternehmen eine Gesamtbewertung der Veranstaltungsinhalte vornehmen und einen flexiblen Organisationsansatz in Betracht ziehen.
Mit der richtigen Veranstaltungstechnologie und -strategie ist es Unternehmen möglich, nahtlose Konferenzsitzungen in mehreren Räumen durchzuführen. Hier sind fünf hilfreiche Tipps, die Sie beachten sollten:
IT-Teams sollten zunächst einen Blick auf jeden Besprechungsraum werfen. Die Anforderungen eines Konferenzraums können sich je nach vorhandener Infrastruktur, Größe, Layout und Nutzung drastisch von einem anderen unterscheiden. Entwickeln Sie einen Plan für jeden Raum, um den Stress und die Bedenken im Zusammenhang mit Multiroom-Veranstaltungen zu reduzieren. Von dort aus können IT-Leiter leichter feststellen, ob eine flexible integrierte Lösung die richtige Wahl ist oder ob ein bestimmtes Setup mehr Anpassung erfordert.
In der heutigen Arbeitswelt haben persönliche Veranstaltungen oft eine digitale Komponente. Wenn ein Unternehmen auf die Netzwerkbandbreite angewiesen ist, um virtuelle Teilnehmer einzubinden, können IT-Teams eine Remote-Präsentation übertragen oder Ereignisse für die spätere Nutzung aufzeichnen. Es ist auch wichtig, die Netzwerkkapazität des gesamten Raums zu bestimmen und zu beurteilen, ob bestimmte Räume Probleme haben, die kreative Lösungen erfordern, wie z. B. den Anschluss von Ton- und Bildgeräten über Kabel an das Wireless Area Network.
Eine der größten Hürden für Multiroom-Veranstaltungen ist die Fehlerbehebung bei Sound. Eine Person, die von einem Podium auf der Bühne spricht, erfordert eine andere Lösung als eine, die sich bewegt und mit der Menge interagiert. Überlegen Sie auch, ob die Veranstaltung eine Fragerunde beinhalten wird und welche Lösungen es den Zuhörern erleichtern, sich zu beteiligen. Immer mehr Anwender suchen nach Decken-Audiolösungen mit Mikrofonen, die sich automatisch an unterschiedliche Raumkonfigurationen anpassen. Dies erspart IT-Teams einen erheblichen Arbeitsaufwand und bietet die Flexibilität, Konfigurationen basierend auf Anwesenheit oder Last-Minute-Präferenzen des Moderators anzupassen.
Die Konfiguration verschiedener Raumeinstellungen, um die akustischen und visuellen Anforderungen der Teilnehmer an persönlichen und virtuellen Veranstaltungen abzudecken, kann eine Herausforderung sein. Mit einer integrierten Besprechungsraumlösung bringen IT-Teams Audio-, visuelle und digitale Konnektivität zu Videoplattformen wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams auf einem einzigen Gerät. Infolgedessen haben IT-Direktoren bei Bedarf mehr Kontrolle über die Fernkonfigurationssoftware, wobei die Geräte durchweg eine zuverlässige Leistung liefern.
Die Veranstaltungstechnologie beeinflusst das Gesamterlebnis bei Großveranstaltungen erheblich, daher ist es klug, proaktiv zu sein. IT-Direktoren können Moderatoren und Mitarbeiter vor Ort schulen sowie die Geräte in jedem Raum vor der Veranstaltung testen. Sie können auch vor der Veranstaltung einen Rundgang mit Moderatoren, Verwaltungspersonal und IT-Supportmitarbeitern vor Ort durchführen, um sie auf häufige Probleme und Möglichkeiten zur Fehlerbehebung aufmerksam zu machen, falls diese auftreten. Schließlich können sie Personalpläne bewerten, um sachkundiges AV-Personal auf Abruf zu haben, falls dringendere Probleme auftreten.
Es ist klar, dass Veranstaltungstechnologie vielbeschäftigten Unternehmen dabei helfen kann, bei den komplexesten Multiroom-Veranstaltungen ein High-End-Audio- und Videoerlebnis zu bieten. Durch den Einsatz flexibler Technologie, Vorausplanung und Schulung von Mitarbeitern und Moderatoren können IT-Direktoren Unternehmensveranstaltungen effektiv unterstützen, egal wie facettenreich sie sind.
