Ganz gleich, ob es um die Koordinierung einer großen unternehmensweiten Veranstaltung, die Ausrichtung eines Kundenaktionstages in mehreren Räumen oder die Ausstattung einer Branchenkonferenz mit der passenden audiovisuellen Technik geht – Event-Technologien waren für IT-Führungskräfte noch nie so wichtig wie heute.
Mit der richtigen Technologie für den Eventbereich können Unternehmen Teilnehmern, die über verschiedene Räume verteilt sind, ein einheitliches Erlebnis bieten. Gleichzeitig lassen sich auch die Herausforderungen minimieren, mit denen die für gewöhnlich begrenzte Anzahl an IT-Mitarbeitern vor Ort konfrontiert wird.
Hier ein genauerer Blick auf einige der spezifischen Herausforderungen von Multiroom-Events sowie Strategien, mit denen IT-Verantwortliche sicherstellen können, dass alles reibungslos verläuft.
Welche Arten von Multiroom-Events gibt es?
In der heutigen Geschäftswelt veranstalten Unternehmen häufig eine Vielzahl von Großveranstaltungen, die große Veranstaltungsräume mit kleineren Breakout-Räumen kombinieren oder Teilnehmer vor Ort mit virtuellen Teilnehmern zusammenbringen. Beispiele hierfür sind:
- Branchenkonferenzen mit Rednern und Breakout-Sitzungen
- Kundenaktionstage und Konferenzen
- Seminare zur Vernetzung und beruflichen Weiterentwicklung
- Rekrutierungsevents mit Präsenzteilnahme
- Fachmessen für Networking-Zwecke
- Produkteinführungen und PR-Events
Event-Technologien ermöglichen es IT-Führungskräften und ihren Teams, komplexe Veranstaltungen in mehreren Räumen effektiv zu verwalten.
Diese Veranstaltungen binden eine Vielzahl von Interessengruppen ein: Mitarbeiter, Führungskräfte, Vorstandsmitglieder, Kunden und sogar die breite Öffentlichkeit. Daher ist ein überzeugendes audiovisuelles Erlebnis während der gesamten Veranstaltung unerlässlich. Es unterstreicht nicht nur die professionelle Präsentation der Marke, sondern lenkt den Fokus auch genau dorthin, wo er hingehört: direkt auf die Inhalte.
Herausforderungen meistern mit Event-Technologien
Die Logistik und Planung von Veranstaltungen in mehreren Räumen kann IT-Verantwortliche vor Herausforderungen stellen. Sind die Teilnehmer beispielsweise auf mehrere Räume verteilt, müssen IT-Manager Lösungen für die Ton- und AV-Aufzeichnung finden. Sie müssen sicherstellen, dass die Referenten während der gesamten Veranstaltung optimal aussehen und klingen, da ihre Vorträge an alle Teilnehmer übertragen werden. Hinzu kommt die grundsätzliche Frage, ob eine integrierte Konferenztechnik erforderlich ist, um auch virtuelle Teilnehmer über Videoplattformen wie Zoom oder Microsoft Teams zu erreichen.
Um zu gewährleisten, dass ein IT-Team nicht auf unüberwindbare Herausforderungen stößt – insbesondere am Tag der Veranstaltung – müssen Unternehmen eine Gesamtbewertung dessen vornehmen, was die Veranstaltung beinhaltet, und einen flexiblen Ansatz für die Organisation in Betracht ziehen.
Tipps und Strategien für Multiroom-Event-Technologien
Mit der richtigen Veranstaltungstechnik und -strategie können Unternehmen reibungslos parallel Konferenzsitzungen in mehreren Räumen durchführen . Hier sind fünf hilfreiche Tipps:
1. Besprechungsraumkonfigurationen beurteilen
IT-Teams sollten zunächst jeden Besprechungsraum einzeln prüfen. Die Anforderungen an Konferenzräume können je nach vorhandener Infrastruktur, Größe, Grundriss und geplanter Nutzung stark variieren. Um den Stress und die Probleme bei Veranstaltungen mit mehreren Räumen zu minimieren, empfiehlt es sich, für jeden Raum einen individuellen Plan zu erstellen. So können IT-Leiter leichter entscheiden, ob eine flexible, integrierte Lösung die richtige Wahl ist oder ob eine spezifische Konfiguration eine stärkere Anpassung erfordert.
2. Ermitteln Sie die Netzwerkkapazität
In der heutigen Arbeitswelt beinhalten Präsenzveranstaltungen häufig eine digitale Komponente. Wenn ein Unternehmen Netzwerkbandbreite für die Einbindung virtueller Teilnehmer benötigt, können IT-Teams Präsentationen live übertragen oder Veranstaltungen zur späteren Wiedergabe aufzeichnen. Es ist außerdem wichtig, die Netzwerkkapazität der gesamten Räumlichkeiten zu ermitteln und zu prüfen, ob in einzelnen Räumen Probleme auftreten, die kreative Lösungen erfordern, wie beispielsweise die kabelgebundene Verbindung von Ton- und Videogeräten mit dem WLAN.
3. Bewertung der Machbarkeit flexibler Soundoptionen
Eine der größten Herausforderungen bei Veranstaltungen in mehreren Räumen ist die Tontechnik. Ein Redner auf einer Bühne benötigt eine andere Lösung als jemand, der sich im Raum bewegt und mit dem Publikum interagiert. Auch die Fragerunde sollte berücksichtigt werden, um die Beteiligung der Zuhörer zu erleichtern. Immer häufiger setzen Anwender auf Deckenlautsprecher mit Mikrofonen, die sich automatisch an unterschiedliche Raumkonfigurationen anpassen. Dies entlastet die IT-Abteilung erheblich und ermöglicht die flexible Anpassung der Konfigurationen an die Teilnehmerzahl oder kurzfristige Änderungen der Präferenzen des Referenten.
4. Integrierte Besprechungsraumkonfigurationen in Betracht ziehen
Die Konfiguration unterschiedlicher Raumeinstellungen, um die Audio- und Videoanforderungen von Teilnehmern an Präsenz- und Online-Veranstaltungen zu erfüllen, kann eine Herausforderung darstellen. Mit einer integrierten Meetingraumlösung stellen IT-Teams Audio-, Video- und digitale Verbindungen zu Videoplattformen wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams auf einem einzigen Gerät bereit. Dadurch haben IT-Leiter mehr Kontrolle über die Fernkonfigurationssoftware und können sich auf eine konstant zuverlässige Leistung der Geräte verlassen.
5. Schulungen und Unterstützung vor Ort einbeziehen
Die Veranstaltungstechnik hat einen erheblichen Einfluss auf das Gesamterlebnis bei Großveranstaltungen. Daher ist es ratsam, proaktiv zu handeln. IT-Leiter können Referenten und Mitarbeiter vor Ort schulen sowie die Geräte in jedem Raum vor der Veranstaltung testen. Sie können außerdem vorab einen Rundgang mit Referenten, Verwaltungspersonal und dem IT-Support durchführen, um alle auf häufige Probleme und deren Behebung aufmerksam zu machen. Schließlich können sie die Personalplanung überprüfen, um sicherzustellen, dass bei dringenden Problemen qualifiziertes AV-Personal zur Verfügung steht.
Es ist offensichtlich, dass Veranstaltungstechnik vielbeschäftigten Unternehmen helfen kann, auch bei komplexen Veranstaltungen mit mehreren Räumen ein erstklassiges Audio- und visuelles Erlebnis zu bieten. Durch den Einsatz flexibler Technologien, vorausschauende Planung und die Schulung von Mitarbeitern und Referenten können IT-Leiter Firmenveranstaltungen jeder Komplexität effektiv unterstützen.