Un système de production audiovisuelle joue un rôle essentiel pour offrir une expérience audio et visuelle de qualité, que ce soit dans un grand espace de conférence ou lors d'une réunion avec des participants présents au bureau et à distance. Les experts estiment que près de la moitié des employés de bureau travaillent actuellement de manière hybride . Face à cette adaptation, les entreprises réévaluent leurs solutions audio et vidéo afin de garantir que leurs systèmes de sonorisation pour événements professionnels répondent à leurs nouveaux besoins. Voici les cinq principaux points à prendre en compte concernant les besoins audiovisuels d'une organisation.
Prendre en compte à la fois la situation globale et les publics individuels
L'organisation de réunions importantes, combinant présence physique et virtuelle, peut engendrer des défis uniques. Les responsables informatiques doivent prendre en compte l'expérience des utilisateurs se connectant à distance, qu'ils se trouvent dans une zone annexe de la salle de réunion principale ou qu'ils interviennent depuis un lieu distant. Parallèlement, les systèmes audio et vidéo doivent offrir des performances optimales aux télétravailleurs. Les organisations doivent choisir les systèmes les mieux adaptés aux utilisateurs, tout en veillant à une expérience utilisateur cohérente dans son ensemble.
Fournir des solutions de travail à domicile de qualité
De nombreux employés travaillant à distance utilisent du matériel fourni par l'entreprise. Il est donc important de déterminer au préalable le matériel audio et vidéo qu'ils peuvent utiliser depuis leur domicile. Voici quelques questions à se poser :
- L'appareil est-il équipé d'une caméra 4K pour les réunions vidéo ?
- Quelle est la qualité sonore de l'appareil, en tenant compte à la fois de la qualité du Enceinte pour l'écoute et du microphone pour la prise de parole lors des conférences téléphoniques ? L'appareil permet-il des téléconférences et des vidéoconférences claires ?
- L'appareil propose-t-il des solutions telles qu'une installation facile et une connectivité par câble unique qui minimisent le dépannage ?
- Des accessoires tels que des casques à réduction de bruit pourraient-ils minimiser les distractions et favoriser une meilleure collaboration ?
Tirer le meilleur parti des espaces de réunion informels
Pour réduire les frais généraux et répondre à la demande croissante de télétravail, de nombreux bureaux adoptent le concept de « bureaux partagés » pour leurs employés travaillant souvent à domicile. Des espaces de réunion informels ou des espaces communs facilitent les échanges entre les employés sur site et des groupes plus importants, que ce soit en tant que participants ou intervenants virtuels. Des solutions simples pour une excellente capture et lecture audio, ainsi qu'une vidéo de haute qualité, peuvent transformer une salle de conférence en un espace d'écoute optimal ou servir de cadre à une conférence. De plus, des appareils de visioconférence USB tout-en-un simplifient le dépannage et permettent aux employés de se connecter facilement aux événements.
Équilibre vidéo et son
Les réunions virtuelles reposent sur deux piliers essentiels : l’audio et la vidéo. La qualité audio est primordiale, quel que soit le lieu de participation, et les études montrent que la vidéo permet aux participants de tisser des liens plus étroits, même à distance.
Outre les barres vidéo pour les petites et moyennes salles de conférence et les espaces de réunion informels, les solutions de microphones de plafond flexibles offrent une option facile à gérer pour les grands espaces de réunion et les auditoriums. Les configurations audio flexibles s'adaptent aux agencements des salles pour les participants sur place, sans compromettre la qualité audio pour les participants à distance. Les responsables informatiques devraient envisager l'utilisation de caméras pour la transmission des images sur place, ainsi que de grands écrans haute définition pour permettre aux participants de se voir en face, quel que soit leur emplacement.
Fournir une plateforme d'engagement
Les meilleures solutions audiovisuelles actuelles pour les grands événements intègrent des fonctionnalités interactives telles que le chat, le partage de présentations et la possibilité de donner la parole aux invités pour les questions-réponses. Utilisées à bon escient, ces fonctionnalités favorisent l'engagement et renforcent le sentiment d'appartenance à l'entreprise. Privilégiez une solution audiovisuelle compatible avec les plateformes de visioconférence et de communications unifiées. Ces plateformes proposent souvent des fonctionnalités supplémentaires comme les flux de discussion en temps réel, les sondages interactifs ou les salles de réunion virtuelles. Un système de sonorisation adapté permet aux entreprises de tirer pleinement parti des technologies de conférence innovantes actuelles et de surmonter les difficultés courantes.
Choisissez des solutions qui rassemblent tout.
Les organisations et leurs équipes informatiques sont confrontées à des défis complexes pour la gestion d'événements de grande envergure, notamment dans le contexte hybride actuel. Des conférences sectorielles aux réunions d'entreprise, un équipement audio et vidéo adapté permet de créer des environnements collaboratifs et stimulants qui fédèrent les équipes, quel que soit leur lieu de travail.
Le système audiovisuel d'une entreprise constitue un lien important avec les événements virtuels pour les employés travaillant en mode hybride.