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Un sistema de producción audiovisual desempeña un papel esencial a la hora de ofrecer una experiencia sonora y visual sólida, ya sea en un gran espacio de conferencias o en una reunión con asistentes en la oficina y a distancia. Los expertos estiman que hasta la mitad de los trabajadores de oficina tienen actualmente modalidades de trabajo híbridas. Como muchos empleados se adaptan a un entorno de trabajo híbrido, las organizaciones están reevaluando sus soluciones de audio y vídeo para asegurarse de que sus sistemas de megafonía para eventos corporativos satisfacen sus nuevas necesidades. Estas son las cinco consideraciones principales sobre las necesidades audiovisuales de una organización.
Organizar grandes reuniones con participantes tanto presenciales como virtuales puede plantear retos únicos. Los responsables de TI deben tener en cuenta la experiencia in situ de los usuarios que llaman, tanto si se encuentran en una zona de desbordamiento fuera del espacio de reunión principal como si llaman desde una ubicación remota. Al mismo tiempo, estos sistemas de audio y vídeo deben optimizar el rendimiento para los trabajadores remotos. Las organizaciones deben tener en cuenta los sistemas que mejor apoyan a los usuarios, así como el marco más amplio para una experiencia cohesiva.
Dado que muchos trabajadores híbridos dependen de los equipos proporcionados por la empresa, es importante determinar primero qué equipos de audio y vídeo pueden utilizar los empleados desde sus oficinas en casa. Algunas preguntas a tener en cuenta son:
Para reducir los gastos generales y dar respuesta a la creciente demanda de opciones de trabajo a distancia, muchas oficinas están pasando a la hotelería -también conocida como espacios de oficina compartidos- para empleados que suelen trabajar desde casa. Las zonas de reunión o espacios comunes ayudan a conectar a los empleados in situ con grupos más grandes como participantes virtuales o ponentes. Soluciones sencillas para una excelente captura y reproducción de audio y vídeo de alta calidad pueden convertir una sala de conferencias en una magnífica zona de escucha o proporcionar un escenario para un orador principal. Además, los dispositivos de conferencia USB todo en uno pueden reducir la resolución de problemas y permitir a los empleados conectarse a los eventos.
Las reuniones virtuales se desarrollan en dos dimensiones básicas: audio y vídeo. La calidad del audio es vital, independientemente de dónde participen los asistentes, y los estudios demuestran que el vídeo ayuda a los participantes a entablar relaciones más profundas, incluso en entornos remotos.
Además de los dispositivos de videobarra para salas de conferencias y espacios de reunión de tamaño pequeño o mediano, las soluciones de micrófonos de techo flexibles ofrecen una opción fácil de gestionar para espacios de reuniones y auditorios más grandes. Las configuraciones de audio flexibles pueden adaptarse a las disposiciones en persona que funcionan para los participantes in situ, todo ello sin sacrificar la calidad de audio para los oyentes remotos. Los responsables de TI deberían considerar la posibilidad de utilizar cámaras para transmitir imágenes in situ, así como pantallas grandes de alta calidad que permitan a los asistentes a las reuniones estar cara a cara, independientemente de dónde se encuentren.
Hoy en día, las mejores soluciones de producción audiovisual para grandes eventos incluyen funciones de participación como el chat, la posibilidad de compartir presentaciones y la posibilidad de pasar el protagonismo a los invitados para las preguntas y respuestas. Cuando se utilizan estratégicamente, estas funciones fomentan tanto la participación como un mayor sentido de la cultura del lugar de trabajo. Considere la posibilidad de elegir una solución audiovisual que se integre con plataformas de videoconferencia y soluciones de comunicaciones unificadas. Estas plataformas suelen tener funciones adicionales, como flujos de chat continuos, encuestas interactivas o salas de reuniones virtuales. Los sistemas de megafonía para eventos corporativos adecuados permiten a las organizaciones sacar el máximo partido de la innovadora tecnología de conferencias actual y pueden eliminar los retos habituales.
Las organizaciones y sus equipos de TI se enfrentan a retos complejos a la hora de dar soporte a grandes eventos, especialmente en el panorama híbrido actual. Desde conferencias sectoriales a reuniones de toda la empresa, el equipo de audio y vídeo adecuado puede crear entornos colaborativos y atractivos que unan a los equipos, independientemente del lugar desde el que trabajen.
El sistema audiovisual de una empresa proporciona una importante conexión con los eventos virtuales para los empleados híbridos.
