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Seleccionar las tecnologías remotas adecuadas para el espacio de oficina transformado se ha convertido en una tarea decisiva para los responsables de TI en el cambio hacia el lugar de trabajo híbrido.
Dado que la forma de trabajar cambia cada día, las herramientas para el trabajo remoto en oficinas y salas de reuniones tienen que ser flexibles, de uso intuitivo, capaces de soportar un uso cada vez mayor y de comunicarse con los demás dispositivos mediante diversas plataformas. Los responsables de TI reconocen el impacto de estas importantes decisiones en las empresas y organizaciones que desean permitir a los trabajadores adaptarse y rendir al máximo nivel a medida que el lugar de trabajo sigue evolucionando.
Las opciones son abrumadoras a la hora de decidir qué tecnologías remotas servirán mejor a la transición al trabajo híbrido. Además de las preocupaciones presupuestarias, los responsables de TI deben tener en cuenta cómo se verá afectada la productividad en el lugar de trabajo si la tecnología no funciona bien, y cómo se resentirán la colaboración y la innovación de los trabajadores como consecuencia de ello.
Para ayudar a los líderes que ven la importancia de contar con excelentes tecnologías remotas en la era del trabajo híbrido, analizamos cinco áreas clave que los responsables de TI deben abordar para lograr un rendimiento laboral satisfactorio.
La flexibilidad de las tecnologías remotas es crucial para el éxito de las organizaciones en entornos de trabajo híbridos.
Los terminales de vídeo son más importantes que nunca en el lugar de trabajo híbrido como consecuencia del continuo distanciamiento social. Es probable que incluso los que han vuelto a la oficina asistan a más reuniones virtuales, ya sea con compañeros que siguen trabajando a distancia o con otros que están en la oficina pero en espacios de trabajo separados. Además de una estrategia que dé prioridad al vídeo, los terminales deben ofrecer una salida de audio y micrófonos instalados de primer nivel, que permitan a los equipos ver y oír todo lo que ocurre tanto si están en persona como a distancia. Esto incluye la capacidad de ver claramente a las personas que se mueven por la sala o hacen anotaciones en una pizarra para mejorar el debate y la interacción. Estos sólidos conjuntos de funciones y las grandes pantallas eliminan la frustración que supone sentirse desconectado o desvinculado en un entorno remoto. En su lugar, los equipos podrán colaborar de forma natural y aunar su trabajo independientemente de dónde se encuentren.
Las pantallas de vídeo remotas sobre ruedas son dispositivos versátiles y fáciles de manejar que ofrecen un alto nivel de flexibilidad. Pensando en la colaboración, esta tecnología ofrece a los equipos la posibilidad de utilizar cualquier espacio de una oficina, taller o fábrica para celebrar reuniones. Es importante tener en cuenta el lugar que se va a utilizar y cómo pueden afectar a la reunión otros factores, como el tamaño del espacio y el sonido. Dado que el uso del espacio de oficina cambia y se reduce rápidamente con el trabajo híbrido, las mesas de reuniones portátiles ofrecen una solución versátil a las salas de reuniones saturadas o a la falta de espacio dedicado a la colaboración o a las zonas de reunión.
Los estudios demuestran que el vídeo a distancia es un medio de comunicación mucho más eficaz que las llamadas telefónicas e incluso que algunas reuniones en persona. Con la aparición del trabajo híbrido, que aumenta drásticamente el número de esas sesiones de vídeo, es crucial sacar el máximo partido de las zonas de reunión y las salas de reuniones de tamaño medio. El hardware de audio y vídeo debe ofrecer la mejor experiencia a todos los participantes, tanto presenciales como remotos, para que nadie se quede con la sensación de haberse perdido material clave o de no haber conectado con un contacto empresarial importante. La facilidad de instalación, la calidad de las cámaras, los altavoces y los micrófonos, junto con las opciones de conexión rápida, como la conectividad de un solo cable, son algunas de las características imprescindibles para que las reuniones sean un éxito.
Antes de la pandemia, era más fácil pasar por alto la importancia de la eficiencia con que las empresas utilizan las zonas de reunión. Hoy en día, disponer de espacios funcionales para celebrar reuniones en persona y a distancia es esencial para las empresas. Con la integración de la tecnología de conferencias a distancia, estas áreas se convierten en inversiones de alto coste, por lo que el gasto de salas infrautilizadas o mal asignadas se acumula rápidamente. Las herramientas de gestión de salas y la capacidad de analizar datos ofrecen soluciones a este problema cada vez mayor. Los paneles de control de salas situados fuera de las salas permiten realizar reservas en línea y en persona, reprogramarlas y coordinar a los empleados para garantizar que puedan aprovechar al máximo el espacio. Y los datos recopilados sobre el uso de las salas ayudan a detectar dónde se pueden hacer mejoras en función del comportamiento de los empleados, como reuniones de sólo audio en una sala de videoconferencia o "reservas fantasma" en las que la sala aparece como no disponible pero nunca se utiliza. La identificación de estos patrones garantizará la mejora continua tanto de la colaboración de los empleados como de la inversión en tecnología realizada.
La pandemia fue testigo de una explosión de opciones sobre cómo las empresas utilizan el hardware tecnológico remoto para seguir trabajando y colaborando. Zoom se hizo tan popular que se convirtió en un verbo, Microsoft utilizó Teams para consolidar su lugar como líder indiscutible en soluciones de productividad, y muchos otros están innovando en torno a las reuniones de vídeo y audio para ofrecer la máxima flexibilidad y un rico complemento de funciones. Aunque puede que haya pasado la época en la que abundaban las pruebas gratuitas para atraer a nuevos clientes, es importante que las empresas y organizaciones habiliten múltiples opciones si es posible. Esa variedad permitirá a los trabajadores encontrar la solución que mejor se adapte a ellos para una comunicación y un trabajo eficaces.
No cabe duda de que los equipos de TI y los directivos tienen que hacer frente a más exigencias que nunca. Estos temas representan áreas ricas en oportunidades para marcar la diferencia y ganar eficiencia mediante el uso eficaz de las tecnologías remotas para maximizar los beneficios del puesto de trabajo híbrido.
