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In den letzten zwei Jahren hat sich bei Firmentreffen viel getan. Ein besonders bemerkenswertes Phänomen war, dass Videokonferenzen, die einst als Luxus und Neuheit galten, plötzlich zu einem Muss wurden.
Noch wichtiger war, dass die Skalierung von der Unterstützung einiger weniger Teilnehmer an einigen entfernten Standorten auf Dutzende oder mehr Teilnehmer auf Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts und anderen Online-Plattformen an mehreren und unterschiedlichen Standorten gleichzeitig verlagert werden musste. Diese abrupte Verschiebung der Größe überraschte viele Unternehmen – und ihre IT-Manager und -Direktoren.
Sie mussten herausfinden, wie sie ihre Videokonferenzsysteme skalieren und wie sie dies schnell tun können: Allein Zoom stieg von 10 Millionen täglichen Nutzern im Dezember 2019 auf 300 Millionen tägliche Nutzer im April 2020.
Einfach ausgedrückt bedeutet Skalierbarkeit die Unterstützung einer variablen Anzahl von Personen und Endpunkten, die gleichzeitig kommunizieren können. Genauer gesagt bedeutet es, Teilnehmerzahlen zu unterstützen, die morgens in zwei Huddle Rooms passen, aber auch Dutzende von Teilnehmern am Nachmittag auf derselben Plattform unterbringen können. Darüber hinaus muss ein Videokonferenzsystem jetzt alles von einer großen LED-Videowand bis hin zu einem iPhone im selben Anruf aufnehmen.
Während die Skalierung von Konferenzen mit dem Anhalten der Pandemie rapide zugenommen hat, ist ihre Zukunft eine, in der Skalierbarkeit bedeutet, dass sie in der Lage ist, eine breite Palette von Teilnehmerzahlen und Standorten zu unterstützen, wie es die jetzt fließende Arbeitslandschaft der Unternehmen erfordert.
Videokonferenzsysteme müssen von wenigen bis zu vielen Teilnehmern skaliert werden können.
Als sich Videokonferenzen in den letzten zehn Jahren von einem teuren, technologisch anspruchsvollen Modell zu einem App-basierten Modell entwickelten – die Software von Zoom wurde 2013 eingeführt und die Teams-App von Microsoft erst 2017 eingeführt – begannen Unternehmen, sie in größerem Umfang zu nutzen.
Die Vorteile lagen auf der Hand: Meetings über eine Audio-/Videoverbindung könnten die Reisekosten erheblich senken, effizientere und kostengünstigere Mitarbeiter- und Endbenutzerschulungen schaffen und den ökologischen Nachhaltigkeitsquotienten eines Unternehmens erhöhen. Diese und andere Vorteile wurden nur noch verstärkt, als die Pandemie einen neuen Schwerpunkt auf Remote-Konnektivität und Zusammenarbeit durch Videokonferenzen legte.
Eine gute Audio- und Videokommunikation erfordert sowohl eine hohe Bandbreite als auch eine geringe Latenz, um Artefakte in den Video- oder Audiostreams zu vermeiden, insbesondere bei der Verwendung von 4K-Video und hochauflösendem Audio. Was ein Internetdienstanbieter nach eigenen Angaben anbietet und welche Datenraten ein Unternehmen tatsächlich erhält, variiert, daher ist es gut, die Netzwerkleistung mit Online-Tools wie Ookla und Fast.com zu überwachen.
Die Federal Communications Commission definiert Breitband als mindestens 25 Mbit/s im Downstream und 3 Mbit/s im Upstream. CableLabs stellte fest, dass das Minimum mehr als genug war, um bis zu fünf Teilnehmer an einer Videokonferenz zu unterstützen. Bei interaktiven Live- und Echtzeitanwendungen sollte die Latenz innerhalb von 200 Millisekunden oder so nah wie möglich an Echtzeit liegen.
Dies setzt jedoch ein hybrides Glasfaser-/Koaxialkabel vom Router zu den Benutzergeräten voraus. Lokales WLAN kann eine wichtige Variable sein. Häufige Ursachen für Wi-Fi-Interferenzen sind schnurlose Festnetztelefone, Betonwände, Metall, Spiegel, Mikrowellen, überlappende Wi-Fi-Netzwerke und andere drahtlose Elektronik. Wenn Sie so viele dieser potenziellen Interferenzen wie möglich herausfiltern, können Sie die Konnektivität optimieren.
Mit zunehmender Teilnehmerlast steigen jedoch auch die Breitbandanforderungen, was zu Artefakten (z. B. Unterbrechungen im Videobild oder Aussetzern im Audio) führt. Eine Möglichkeit, die Bandbreite zu verwalten, wenn ein Meeting viele Teilnehmer hat, besteht darin, einige zu bitten, sich nur über Audio zu verbinden, was erheblich weniger Bandbreite verbraucht als Video. Einige Plattformen bieten die Möglichkeit, nur telefonisch beizutreten.
Die Erhöhung des Umfangs von Meetings kann auch die Anfälligkeit für Online-Störungen – d. h. Hacking – erhöhen. IT-Manager können dazu beitragen, dies zu vermeiden, indem sie sicherstellen, dass jeder auf der Konferenzplattform des Unternehmens über die neueste Softwareversion der Meeting-Plattform und des Endpunkts (Videodisplay, Smartphone usw.) verfügt, die er verwendet. App-Hersteller sind sensibel für Hacking-Probleme geworden, und häufigere Software-Updates spiegeln dies wider, mit Patches, um Schwachstellen zu beheben, sobald sie davon erfahren.
Weitere Sicherheitsvorschläge sind:
Der Trend zu App-basierten Konferenzplattformen und weg von proprietären Systemen in den letzten zehn Jahren trägt dazu bei, Konferenzen erschwinglicher zu machen. Die Verlagerung der Infrastruktur auf Benutzerhardware wie Laptops, Smartphones und Tablets senkt ebenfalls die Kosten. Die einmaligen Kosten für installierte und tragbare Hardwaresysteme können stark variieren, von 100 US-Dollar für Webcams bis zu Zehntausenden von Dollar für fortschrittliche Telepräsenzsysteme. Laufende Kosten entstehen durch Breitband- und Software-/App-Lizenzen, und in diesen Fällen entsprechen die Kosten dem Größengrad, den ein Unternehmen benötigt: Je mehr "Sitzplätze" an den Videokonferenztischen, desto höher der Preis.
Die Software und Hardware von Systemen wird jedoch immer mehr "als Dienstleistung" verkauft, im Wesentlichen als Leasing oder Lease-to-Buy, wodurch die Kapitalkosten gesenkt oder eliminiert werden. Es ist wichtig, die Lebenserwartung von Geräten vor dem Kauf zu berücksichtigen, um die Gesamtbetriebskosten über einen Zeitraum von fünf bis 10 Jahren vollständig zu verstehen.
Da so viele Komponenten in Unternehmenssystemen aus verschiedenen Quellen stammen können - eine Huddle-Room-Plattform hier, ein iPhone dort - ist es oft sinnvoll, Komponenten von einem einzigen Anbieter zu beziehen, um Kompatibilität und einfache Schulung zu gewährleisten. So bietet Bose Professional beispielsweise Komplettlösungen an, wie die Videobar VB1, mit der ein kleiner oder mittelgroßer Konferenzraum ausgestattet werden kann. Größere Konferenzräume können Produkte wie die ControlSpace Designer Software, EdgeMax Lautsprecher und ControlSpace EX-Konferenzprozessoren nutzen.
Wenn es um technischen Support geht, hängt dies weitgehend davon ab, was die Anbieter anbieten, aber denken Sie daran, dass der erste Hilferuf während einer Videokonferenz wahrscheinlich an den IT-Manager gerichtet ist. Ein Manager, der so viel wie möglich über das Videokonferenzsystem des Unternehmens weiß, ist die beste Verteidigung.
