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この2年間、企業の会議にはさまざまなことが起こった。特に注目すべき現象のひとつは、かつては贅沢品と目新しさの中間と考えられていたビデオ会議が、突然必需品となったことだ。
さらに重要なのは、数人の参加者を数か所のリモートオフィスでサポートすることから、Zoom、Microsoft Teams、Google Hangouts、その他のオンラインプラットフォームで、複数の異なる場所で同時に数十人以上の参加者をサポートすることへと、規模をシフトしなければならなかったことだ。この突然の規模の変化は、多くの企業、そしてそのITマネージャーやディレクターを驚かせた。
彼らはビデオ会議システムをどのように拡張し、どのように迅速に行うかを考えなければならなかった：Zoomだけで、2019年12月の1日1,000万ユーザーから2020年4月には1日3億ユーザーになった。
簡単に言えば、スケーラビリティとは、同時に通信できる人数やエンドポイントの数を変えられることを意味する。より具体的には、午前中に2つのハドルルームに収まる参加者数をサポートしながら、午後には同じプラットフォームで数十人の参加者を収容することを意味する。さらに、ビデオ会議システムは現在、大型のLEDビデオウォールからiPhoneまで、同じ通話に対応しなければならない。
パンデミック（世界的大流行）が収束するにつれて、会議の規模は急速に拡大したが、会議の将来は、流動的な企業の仕事の状況に応じて、参加者の人数や場所を幅広くサポートできるようになることを意味する。
ビデオ会議システムは、数人から多数の参加者まで拡張できなければならない。
Zoomのソフトウェアが登場したのは2013年で、マイクロソフトのTeamsアプリが登場したのは2017年だ。
オーディオ／ビデオ接続でミーティングを行うことで、出張費を大幅に削減し、より効率的で費用対効果の高い社員研修やエンドユーザー研修を実現し、企業の環境維持指数を高めることができる。パンデミック（世界的大流行）により、ビデオ会議による遠隔地との接続とコラボレーションに新たな重点が置かれるようになると、これらの利点やその他の利点はさらに増幅されました。
特に4Kビデオやハイレゾオーディオを使用する場合、ビデオやオーディオストリームにアーチファクトが発生しないよう、優れたオーディオおよびビデオ通信には、高帯域幅と低遅延の両方が必要です。インターネット・サービス・プロバイダーが提供すると言っているものと、組織が実際に取得するデータ・レートは異なるため、Ooklaや Fast.comのようなオンライン・ツールを使ってネットワーク・パフォーマンスをモニターするのが良いでしょう。
連邦通信委員会はブロードバンドを下り最低25Mbps、上り最低3Mbpsと定義している。CableLabs社によると、この最低値はビデオ会議で最大5人の参加者をサポートするのに十分な値である。ライブのインタラクティブ・アプリケーションやリアルタイム・アプリケーションの場合、遅延は200ミリ秒以内か、可能な限りリアルタイムに近いものでなければならない。
ただし、これはルーターからユーザー・デバイスまでのハイブリッド・ファイバー／同軸ケーブルを前提としている。ローカルWi-Fiは重要な変動要因となり得ます。Wi-Fi干渉の一般的な原因としては、コードレス固定電話、コンクリートの壁、金属、鏡、電子レンジ、重複するWi-Fiネットワーク、その他の無線電子機器などが挙げられます。これらの潜在的な干渉を可能な限り排除することで、接続を効率化することができます。
しかし、参加者の負荷が増加すると、ブロードバンド要件も増加し、アーティファクト（ビデオ画像の途切れや音声のドロップアウトなど）が発生します。会議の参加者が多い場合に帯域幅を管理する1つの方法は、一部の参加者に音声のみで接続してもらうことです。プラットフォームによっては、電話のみで参加できるオプションもあります。
会議の規模が大きくなると、オンライン干渉、つまりハッキングに対する脆弱性も増大します。ITマネージャーは、会社の会議プラットフォームにいる全員が、使用している会議プラットフォームやエンドポイント（ビデオ・ディスプレイ、スマートフォンなど）のソフトウェア・バージョンが最新であることを確認することで、このような事態を避けることができる。アプリメーカーはハッキング問題に敏感になっており、より頻繁なソフトウェアアップデートはそれを反映している。
その他のセキュリティに関する提案は以下の通り：
この10年間で、アプリベースの会議プラットフォームが普及し、プロプライエタリなシステムから脱却する傾向にあることも、会議をより手頃な価格で実現する一助となっている。また、インフラをラップトップ、スマートフォン、タブレットなどのユーザーハードウェアに移行することで、コストも削減できる。設置型や携帯型のハードウェアシステムにかかる1回限りのコストは、100ドルのウェブカメラから数万ドルの高度なテレプレゼンスシステムまで、さまざまです。継続的なコストはブロードバンドとソフトウェア／アプリのライセンスから発生し、これらの場合、コストは組織が必要とする規模のレベルに見合ったものとなる：ビデオ会議テーブルの「席」が多ければ多いほど、価格は高くなる。
しかし、より多くのシステムのソフトウェアやハードウェアが「サービスとして」販売されるようになり、実質的にリースやリース・トゥー・バイとなり、資本コストを削減または排除している。購入前に機器の寿命を考慮し、5年から10年間の総所有コストを十分に理解することが重要である。
企業システムの多くのコンポーネントは、ハドルルームのプラット フォームやiPhoneなど、複数のソースから提供される可能性があ るため、単一のベンダーからコンポーネントを調達することは、 互換性とトレーニングのしやすさを保証する上で、理にかなって いることが多い。例えば、Bose Professional はVideobarVB1 のようなオールインワン・ソリューショ ンを提供しており、小規模または中規模の会議室に対応し ている。大規模な会議スペースでは、ControlSpace Designerソフトウェア、EdgeMaxスピーカー、ControlSpace EX会議用プロセッサーなどの製品を活用することができる。
テクニカルサポートに関しては、各ベンダーが提供するサ ポート内容に大きく依存するが、ビデオ会議中に最初に助けを求 められるのは、IT マネージャーである可能性が高いことを覚えてお いてほしい。組織のビデオ会議システムに関してできる限り詳しいマネージャーは、最良の防御策です。
