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En la búsqueda continua de las mejores soluciones y configuraciones para el lugar de trabajo híbrido, las zonas de reuniones y las salas de conferencias presentan algunas de las mayores dificultades en lo que respecta a la colaboración, la comunicación y los recursos que requieren. La flexibilidad y las exigencias de "hacerlo todo" de esos espacios en la era de las reuniones en línea exigen decidir cómo llevar a cabo esas sesiones y hasta qué punto deben estar centralizadas y reguladas las capacidades de reunión.
La cuestión central es si la configuración de su sala de conferencias debe fomentar una estructura "Traiga su propia reunión" (BYOM) que permita a los asistentes celebrar reuniones con su propio equipo y plataforma de reuniones, o si funciona mejor un PC dedicado y preconfigurado para la sala.
Las necesidades de comunicaciones unificadas (CU) de una sala de conferencias moderna requieren un conjunto de funciones bastante estándar: realizar presentaciones y compartir documentos, utilizar un servicio o sitio web en línea, realizar conferencias con colegas remotos, compartir fotos e imágenes y colaborar simultáneamente desde varios dispositivos. Una vez comprendidas estas necesidades, examinaremos las diferencias entre el estilo BYOM y el enfoque de PC alojado para ayudarle a determinar cuál es el más adecuado para su organización.
En esta situación, los trabajadores del conocimiento dirigen las reuniones y sesiones de colaboración, con la posibilidad de utilizar su propio portátil, tableta u otro dispositivo para conectarse al hardware preexistente, como las pantallas de visualización y los componentes híbridos de audio/vídeo como Bose Professional Videobar VB1.
Esta configuración permite a cualquiera de los presentes en la sala poner en juego su servicio de conferencias UC preferido, dándoles la flexibilidad de elegir entre Microsoft Teams, Google Meet, Zoom u otras plataformas con las características y la interfaz que prefieran. La posibilidad de cambiar fácilmente de dispositivo -especialmente para sesiones de colaboración con grupos de trabajo de mentalidad creativa- es una ventaja significativa de los entornos "trae lo tuyo", que pueden ayudar a crear comunidad y camaradería en una época en la que es difícil establecer vínculos de relación laboral.
Las salas BYOM deben incluir equipos y capacidades de red que sean totalmente abiertos y agnósticos en lo que respecta a las tecnologías de conferencia y colaboración, como VB1 emparejado con Mersive Solstice Conference, o Barco ClickShare CX-30 o CX-50. Esto requiere actualizaciones frecuentes y bien planificadas del firmware de todos los equipos pertinentes para que los usuarios puedan conectarse y presentar fácilmente. También significa garantizar un ancho de banda suficiente para soportar una variedad de herramientas de presentación y productividad que se utilizan casi simultáneamente.
En una sala de conferencias con un PC dedicado y servicios para conferencias y colaboración, todo el trabajo estará hecho de antemano para que los participantes puedan tomar parte sin la responsabilidad de preparar su equipo para el centro de atención.
Las necesidades exactas de la sala son objeto de mucha reflexión y consideración desde un nivel organizativo descendente, lo que significa que suele haber una única plataforma o suite seleccionada por todos los trabajadores y participantes. Una vez hecha esa elección, los departamentos de TI pueden seguir adelante con el hardware y las capacidades relacionadas para garantizar que las máquinas tengan el software necesario en situaciones estándar de reuniones y conferencias.
Resolver este reto empieza por crear un plan actualizado del sistema de videoconferencia. El primer paso: Determinar la capacidad máxima necesaria para hacer frente al aumento de las reuniones virtuales. Eso significa que los responsables de TI tendrán que elaborar propuestas de gastos de capital bien razonadas para aumentar el volumen de sus redes y utilizar tácticas probadas para reducir el impacto de los usuarios remotos en los recursos locales.
Todos los equipos complementarios, como el videobar, los micrófonos y los altavoces, ya se habrán conectado y configurado para la configuración del PC anfitrión, lo que elimina algunos pasos más de conjeturas y desconocimiento para los asistentes y presentadores. Bose ProfessionalPor ejemplo, la solución Ceiling Audio Solution de Lenovo, combinada con uno de sus socios de alianza tecnológica, combina altavoces Bose Professional , el micrófono TeamConnect Ceiling 2 de Sennheiser, un amplificador Bose Professional y un procesador de señal digital (DSP) junto con un dispositivo alojado como el ThinkSmart Core + Controller de Lenovo para ofrecer la experiencia definitiva en salas de reuniones totalmente integradas.
Las salas de PC alojadas suelen ser las más adecuadas para reuniones muy estructuradas y planificadas para utilizar software preseleccionado, utilizado por participantes familiarizados con las herramientas de la máquina dedicada. También requieren la selección de un tipo de sala de CU, como Zoom Room, Microsoft Teams Room y Google Meet Room, junto con una suscripción.La otra cara de esta estructura rígida es que puede presentar desafíos para los participantes que no están familiarizados con la interfaz del equipo o software de la sala, ya que hay pocas opciones secundarias -si es que hay alguna- sobre cómo se puede utilizar la sala.
Decidir cómo configurar sus salas de conferencias y reuniones en la era del trabajo híbrido es una responsabilidad exigente. Cuando elijas entre BYOM o una configuración de PC host, encuesta a los directivos y trabajadores sobre sus necesidades cotidianas y de mayor uso para encontrar el equilibrio entre flexibilidad y estabilidad y seguridad.
Para equipar una sala de conferencias moderna hay que decidir entre utilizar una configuración BYOM o una configuración de PC alojada.
